Термин «акт на учет рабочего» в современном российском трудовом праве не имеет единого законодательно закрепленного определения или утвержденной формы. Чаще всего под этим понятием работодатели или специалисты по кадрам имеют в виду пакет первичных кадровых документов, необходимых для законного оформления трудового отношения. В основе всего процесса лежат ст. 68 ТК РФ (прием на работу) и ст. 65 ТК РФ (документы, представляемые при приеме на работу).

Ниже представлена подробная инструкция, какие документы составляют этот «акт учета», как их правильно заполнить и какие нюансы учесть в 2026 году.

Основной документ: Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Это ключевой административный документ, порождающий трудовые права и обязанности. Единой обязательной формы нет (отменены обязательные формы Госкомстата, действует ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», ст. 9), однако большинство организаций используют единообразные бланки Т-1 (на основную работу) или Т-1а (на срочный договор/совместительство).

Обязательные реквизиты приказа (согласно ст. 9 ФЗ-402):

• Наименование организации (полное и сокращенное).
• Дата составления и номер документа (сквозная нумерация за год).
• ФИО сотрудника (полностью, без сокращений: Иванов И.И. → * * ).
• Должность (точно по штатному расписанию), подразделение (если есть).
• Срок действия договора (бессрочно / срочно до «» с указание основания срочности).
• Испытательный срок (если установлен, его продолжительность).
• Основание: «В соответствии с трудовой договором № * от ..2026 г.».
• Подпись руководителя (с расшифровкой) и печать (если имеется).
• Подпись сотрудника об ознакомлении под роспись (обязательно до начала работы).

Важно: Приказ должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приказов (актов) по личному составу. Номер журнала и дата регистрации часто ставят на самом приказе.

Трудовой договор, правовое основание

Без подписанного трудового договора приказ недействителен. Договор составляется в 2 экземплярах (один у работодателя, второй у работника).

Ключевые условия (ст. 57 ТК РФ):

1. Место работы (подразделение, адрес: г. , ул. , д. *).
2. Трудовая функция (должность, виды работ).
3. Дата начала работы (для срочного — срок и основание).
4. Условия оплаты (тарифная ставка/оклад, бонусы, режим выплат).
5. Режим работы и отдыха (график, сменность, отпуска).
6. Гарантии и компенсации (если работа вредная/опасная/выездная).
7. Страхование от несчастных случаев.

Ознакомительные акты (неотъемлемая часть «учета»)

Сотрудник обязан под роспись ознакомиться с локальными нормативными актами (ЛНА) до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Составляется Акт ознакомления (или листы росписи в самих документах/ЭДО).

Что обязательно включить в акт ознакомления:

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Должностная инструкция (подпись на ней или в акте).
• Политика конфиденциальности (Обработка ПДн — 152-ФЗ).
• Локальные акты по оплате труда, премированию, охране труда, коммерческой тайне (если применимо).

Рекомендуется хранить подписанные акты в личном деле сотрудника.

Личная карточка сотрудника (Форма Т-2)

Хотя единая форма Т-2 не является строго обязательной с 2013 г., ее использование остается стандартом делового оборота и удобным способом систематизации данных для отчетности (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1).

Основные разделы Т-2:

• Паспортные данные (серия/номер: * , кем выдан: , дата: ..).
• СНИЛС: —* .
• ИНН: ;
• Образование, специальность, квалификация.
• Сведения о трудовой книжке (номер: *, дата выдачи).
• Сведения о приеме (приказ № *, дата).
• Сведения о переводах, награждениях, отпусках, увольнении.

Трудовая книжка / СТД-Р (Электронная трудовая книжка)

С 2020 года ведется преимущественно в электронном виде (СТД-Р). Работодатель обязан:

1. Запросить у СФР сведения о стаже (ЕФС-1 / СЗВ-ТД) при приеме.
2. Если у работника бумажная ТК (по желанию до 2021 г. или первичное оформление) — сделать запись по форме Приложение № 3 к Постановлению Минтруда № 225:
   • Порядковый номер.
   • Дата приема (арабскими цифрами: ..2026).
   • Запись: «Принят(а) в (наименование орг.) на должность (подразделение )».
   • Основание: «Приказ № от ..2026 г.».
   • Подпись ответственного лица, печать (МП).

Уведомление СФР (ЕФС-1 / СЗВ-ТД)

Это не «акт» во внутреннем смысле, но обязательный внешний этап учета. С 2023 г. используется унифицированный формат ЕФС-1 (раздел «Сведения о застрахованном лице» и «Сведения о трудовой деятельности»).

• Срок сдачи: не позднее дня, следующего за днем приема (для удаленных — в день приема).
• Передача только в электронном виде через оператора ЭДО или личный кабинет СФР.
• Штрафы за несдачу/ошибки: ст; 14.25 КоАП РФ (для юрлиц — 30–50 тыс. руб.).

Карточка учета рабочего времени (Форма Т-12 / Т-13)

Ведется с первого дня работы для расчета заработной платы и контроля норм труда. Заполняется табелем/кадровиком/бухгалтерией.

Пошаговый алгоритм оформления («Акта учета») в 2026 году

1. Собеседование и решение о приеме.
2. Получение документов от кандидата (Паспорт, СНИЛС, Образование, Квалификация, Военный учет, Медкнижка/осмотр — если нужно, Справка 2-НДФЛ за текущий год).
3. Проверка по базам (судимости — для определенных сфер, реестр недобросовестных поставщиков, миграционный учет, для инострацев).
4. Подписание Трудового договора (2 экз., до выхода на работу).
5. Ознакомление под роспись с ЛНА (Акт ознакомления).
6. Издать Приказ о приеме (Т-1/Т-1а), зарегистрировать в журнале, ознакомить сотрудника под роспись.
7. Заполнить Личную карточку Т-2.
8. Сделать запись в ТК / СТД-Р (в течение 5 рабочих дней, для удаленных, в день приема).
9. Подать ЕФС-1 (СЗВ-ТД) в СФР (в срок до следующего дня).
10. Внести в Табель учета рабочего времени (Т-12/Т-13).
11. Оформить личное дело (по желанию/стандартам орг.).

Типичные ошибки и риски

Особенности для отдельных категорий

Иностранные граждане / Лица без гражданства

• Обязателен Разрешение на работу / Патент / Уведомление о доступе к труду (в зависимости от статуса).
• Уведомление в МВД о приеме (в течение 3 рабочих дней).
• Медицинский осмотр (обязательный при приеме).
• Доверенность на получение зарплаты (если нет карты «Мир»/СБП).

Удаленные работники (ст. 312.1–312.5 ТК РФ)

• Договор и приказ — только с условием «удаленная работа».
• Обмен документами — через ЭДО (ЭЦП работника) или почту (ценным письмом с вложенным списком).
• Сроки ЕФС-1 — в день приема.
• Обязательное обеспечение СИЗ/оборудованием за счет работодателя.

Срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ)

• В приказе и договоре обязательно указывать срок и основание срочности (сезонность, замена отсутствующего — ФИО * * *, выполнение временной работы).
• Макс. срок — до 5 лет (в общем случае).

Хранение документов «акта учета»

Сроки хранения устанавливаются Приказом Росархива от № 236 (лист учета сроков хранения):

• Приказы о приеме/переводе/увольнении — 75 лет (переводятся в архив).
• Трудовые договоры — 75 лет после прекращения действия.
• Личные карточки (Т-2) — 75 лет.
• Журналы регистрации приказов — 75 лет.
• Акты ознакомления с ЛНА — хранятся вместе с приказами/договорами (75 лет) или в личных делах.
• Табели учета рабочего времени — 75 лет.

Резюме: Чек-лист «Акта на учет рабочего» для 2026 года

Для полноценного и законного оформления сотрудника («в учете») вам понадобятся следующие подписанные и зарегистрированные документы:

1. Заявление от работника (произвольной формы, с указанием должности и даты вступления).
2. Трудовой договор (2 экз., все ст. 57 ТК РФ).
3. Приказ о приеме (Форма Т-1 или свой бланк, в Журнале регистрации, с росписью работника).
4. Акт ознакомления с ЛНА, Должностной инструкцией, Политикой ПДн, Охраной труда.
5. Личная карточка Т-2 (заполненная кадровиком).
6. Запись в ТК / СТД-Р (в срок 5 дней).
7. ЕФС-1 (СЗВ-ТД) — сданная в СФР в срок (день/следующий день).
8. Внесение в Табель (Т-12/Т-13) с даты приема.
9. Персонализированный учет в СФР/Налоговой (проверка СНИЛС, ИНН при приеме).

Совет: Внедряйте электронный документооборот (ЭДО) с использованием усиленной квалифицированной ЭЦП (КЭП) для сотрудников. Это исключает риски потери бумажных оригиналов, ускоряет оформление удаленных сотрудников и автоматизирует передачу отчетности в СФР (ЕФС-1 формируется на основании данных из ЗУП/КАДР).

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву.