Термин «рапорт» в российском деловодстве имеет специфическое значение. В отличие от гражданского сектора, где преобладают заявления, служебные записки или объяснительные записки, рапорты являются стандартным средством официальной коммуникации в военной сфере, МВД, МЧС, ФСИН, Нацгвардии и иных силовых структурах (статья 13 Федерального закона «О полиции», Устав ВС РФ).

Однако, как верно указано в справочной информации, согласно статье 21 Трудового кодекса РФ, каждый работник имеет право на защиту своих прав и интересов. В гражданских организациях этот механизм реализуется через заявления и служебные записки, а в ведомствах — именно через рапорты. Ниже приведена инструкция по оформлению рапорта в силовых структурах, с указанием на отличия от гражданских документов.

Виды рапортов

Перед написанием определите цель документа. От этого зависит форма и содержание:

• Рапорт с просьбой — о предоставлении отпуска, назначении очередного воинского звания, перевода, уволении, получении жилья, материальной помощи и т.д.
• Рапорт о выполнении задания — сдача отчета о выполнении поручения командира.
• Рапорт о происшествии/нарушении — сообщение о ЧП, утере документов, нарушении устава сослуживцами.
• Рапорт с предложением — инициативные предложения по улучшению службы/работы подразделения.
• Объяснительный рапорт — по требованию командира в связи с нарушением дисциплины (аналог объяснительной записки в ТК РФ).

Общие требования к оформлению (ГОСТ Р 7.0.97–2016, ведомственные приказы)

Рапорт пишется от руки (чернильной ручкой синего или черного цвета) или печатается на компьютере. В силовых структурах часто требуют именно рукописный вариант для личных вопросов (отпуск, увольнение).

Структура документа («Шапка» и «Подвал»)

1. Кому (Получатель): В правом верхнем углу указывается должность, воинское звание, ФИО командира (начальника), которому адресуется рапорт.
   
   Пример: Командиру воинской части гвардии полковнику И.И. от рядового * А.А.
2. Заголовок: По центру строки — слово РАПОРТ (крупными буквами).
3. Текст рапорта: Начинается с фразы «Прошу…», «Докладываю…», «Имею честь доложить…».
4. Обоснование: Изложение сути дела, ссылок на нормативные акты (Устав, Приказы, ТК РФ для гражданского персонала), обстоятельств.
5. Резолютивная часть: Четкая формулировка просьбы: «Прошу предоставить мне ежегодный основной отпуск на 30 календарных дней с по 2026 г.».
6. Подпись: Расшифровка подписи (ФИО), воинское звание/должность, дата написания (число, месяц словами, год).

Пошаговый алгоритм написания

Шаг 1. Подготовка оснований

Соберите документы-основания: приказ о зачислении в состав, справки из медпункта, копии документов о образовании, характеристики, справки о составе семьи (для жилья). Номера и даты этих документов нужно указывать в тексте рапорта.

Шаг 2. Написание «Шапки»

Пример оформления правого верхнего угла:

Командиру 123-й мотострелковой дивизии
гвардии майору * П.П.
от командира взвода 1-й роты
лейтенанта * С.С.

Шаг 3. Формулировка текста

Язык — официально-деловой, без эмоций, сленга и сокращений (кроме принятых в ведомстве). Используйте безличные конструкции: «Необходимо…», «Прошу..;», «Докладываю…».

Пример текста (на отпуск):

Имею честь доложить, что в связи с тяжелым заболеванием матери (* Е.В., г.р.), находящейся на стационарном лечении в г. (справка от № от *), мне необходимо оказать ей помощь и уход.

На основании статьи 113 Устава ВС РФ и пункта 12 Приказа Минобороны РФ № *,

ПРОШУ:

Предоставить мне внеочередной отпуск по семейным обстоятельствам на 14 календарных дней с по 2026 г. с выездом за пределы гарнизона в г. .

Шаг 4. Подписание и датирование

 С.С. / * /
«*» мая 2026 г.

Особенности для гражданского персонала ведомств (МВД, МЧС и др.)

Гражданский персонал (сотрудники по трудовому договору) пишут заявления по форме, установленной организацией, но часто по привычке называют их рапортами. Юридически их регулирует ТК РФ (ст. 21, 64, 124, 263 и др.).

• Шапка: Начальнику отдела/управления от специалиста 1-й категории .
• Заголовок: ЗАЯВЛЕНИЕ.
• Текст: Со ссылками на ст. ТК РФ (например, ст. 122 ТК РФ — на ежегодный оплачиваемый отпуск).
• Срок рассмотрения: Обычно не более 10 дней (для рапортов в войсках — по установленным в уставах срокам).

Типичные ошибки, которых стоит избегать

Порядок прохождения рапорта (Маршрут)

Понимание маршрута помогает правильно адресовать документ:

1. Подача: Лично командиру (через начальника роты/взвода/отдела) или через канцелярию/секретарь штаба.
2. Регистрация: Присвоение входящего номера в журнале учета (КСУ/АСУ).
3. Рассмотрение: Командир (начальник) ставит резолюцию: «Рассмотреть», «Докладно», «Отклонить», «Лично мне».
4. Исполнение: Передача в кадровую службу, штаб, отдел кадров для подготовки приказа/распоряжения.
5. Приказ/Распоряжение: Юридическое оформление решения (приказ о предоставлении отпуска, присвоении звания и т.д.).
6. Уведомление: Рапортующий знакомится с приказом под роспись.

Электронный документооборот (АСУ «Администрация», «Обозрение» и др.)

В современных условиях во многих ведомствах внедрены АСУ. Рапорт создается в системе:

• Выбирается вид документа «Рапорт».
• Заполняются карточки: Адресат, Тема, Текст (вставляется из шаблона или печатается).
• Подписывается ЭП (электронной подписью) / КЭП.
• Направляется по маршруту согласования автоматически.

Важно: Даже при электронной подаче часто требуется дублировать бумажный оригинал с «живой» подписью в личное дело или журнал регистрации. Уточняйте требования в вашем отделе делопроизводства (ОД/Канцелярия).

Примеры стандартных формулировок (Шаблоны)

На присвоение воинского звания

«Имею честь доложить, что прохожу военную службу по контракту с г. На текущей должности с г. Воинское звание «лейтенант» присвоено приказом № от . Срок выслуги лет для присвоения очередного воинского звания «старший лейтенант» наступил * (согласно ст. 48 ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»). Прошу выдвинуть мою кандидатуру для присвоения воинского звания «старший лейтенант».»

На увольнение в запас (по контракту)

«Прошу разрешить мне прекратить военную службу по контракту в связи с истечением срока контракта (по состоянию здоровья / по семейным обстоятельствам — ст. 51 ФЗ «О воинской обязанности…») с 2026 г. и уволить в запас. Необходимые справки и заключения приложены.»

Объяснительный (на опоздание/проступок)

«Докладываю, что 2026 г. я явился на место службы (в строевую/на пост) в мин. Поздним. Причина: поломка личного автотранспорта / внезапное ухудшение самочувствия / задержка общественного транспорта (билет/справка приложена); Вину признаю, меры по предотвращению приняты. Прошу принять к сведению и не применять меры дисциплинарного взыскания.»

Резюме

Написание рапорта, это строгая процедура, требующая знания уставов, приказов ведомства и делопроизводства. Главные правила:

• Адресуйте правильно (полная шапка с званием/должностью).
• Ссылайтесь на закон/устав (показывает грамотность и основание).
• Формулируйте просьбу конкретно (что, когда, на какой срок).
• Соблюдайте форму (рука/печать, синяя/черная паста, без исправлений, подпись+дата).
• Прикладывайте основания (справки, копии приказов, мед. заключения).

Для гражданского персонала действуют нормы ТК РФ (ст. 21, право на защиту прав), поэтому форма документа, «Заявление», но суть и структура остаются схожими. В случае отказа в приеме рапорта/заявления — требуйте ставить отметку о принятии на второй экземпляре или отправляйте почтой заказным письмом с описью вложения (ст. 84.1 ТК РФ — письменная форма уведомлений).

Статья подготовлена на основании Устава ВС РФ, Приказов Минобороны/МВД, ТК РФ и ГОСТ Р 7.0.97–2016. Актуально на .