Общие сведения

Исходящая корреспонденция городских судов — это совокупность документов, направляемых судом адресатам: судебные акты, извещения, повестки, запросы, ответы на обращения граждан и организаций. Порядок её оформления, учёта и отправки регламентируется Инструкцией по судебному делопроизводству, утверждённой Судебным департаментом при Верховном Суде РФ (с учётом изменений, внесённых приказом от № 2**).

Кто отвечает за отправку

В каждом суде функции по обеспечению делопроизводства распределены между структурными подразделениями:

• Отдел делопроизводства (канцелярия), осуществляет приём, регистрацию и отправку корреспонденции;
• Заведующий канцелярией — согласно пункту 7.1 Инструкции отвечает за приёмку и отправку документов;
• Отдел документооборота — обеспечивает централизованную отправку исходящей корреспонденции адресатам в день её поступления от исполнителей;
• Секретари судебных заседаний и помощники судей — готовят документы к отправке.

Порядок отправки исходящей корреспонденции

Отправка документов по назначению производится через отдел делопроизводства суда и включает следующие этапы:

1. Проверка оформления — наличие всех элементов почтового адреса в реквизите «Адресат», подписи уполномоченного лица, отметки об исполнителе;
2. Регистрация — документ вносится в журнал учёта исходящей корреспонденции (форма № 1-а);
3. Формирование реестра — при автоматизированном учёте реестры формируются автоматически в базе данных ПИ «Судебное делопроизводство» с последующим распечатыванием на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости;
4. Упаковка и передача — конвертование, франкирование и передача в организацию почтовой связи.

Автоматизация процесса

Список отправляемой корреспонденции может формироваться с использованием программного изделия «Судебная корреспонденция» подсистемы «Судебное делопроизводство и статистика» ГАС «Правосудие» либо иных автоматизированных программ в электронном виде с последующим выводом на бумажный носитель.

Особенности делопроизводства предусмотрены и для документов в электронном виде: в рамках административного, гражданского и уголовного судопроизводства судебные акты могут направляться в форме электронных документов с использованием ГАС «Правосудие».

Электронные извещения через Госуслуги

Современный способ доставки — направление судебных извещений и актов в электронном виде через портал Госуслуг (ГЭПС). Их юридическая сила приравнена к бумажным письмам. Преимущества для адресатов:

• моментальное получение писем в личном кабинете;
• снижение рисков потери корреспонденции по пути;
• экономия времени и ресурсов суда.

Сроки передачи документов

Все поступления подлежат регистрации в электронном журнале и передаются судье не позднее 10:00 следующего рабочего дня. Исходящая корреспонденция, в свою очередь, отправляеться адресатам централизованно в день её поступления от исполнителей, что обеспечивает оперативность судебного документооборота.

Контактная информация (пример оформления)

При обращении в городской суд по вопросам корреспонденции граждане могут использовать официальные реквизиты, например:

• Адрес: г. М, ул. Лен, д. 1
• Телефон приёмной: +7 (4) —*
• Руководитель отдела делопроизводства: Иван** А. П.

Актуальные данные конкретного суда следует уточнять на его официальном сайте в разделе «Контакты».

Чётко выстроенная система работы с исходящей корреспонденцией — важный элемент правосудия. Централизованная отправка, автоматизированный учёт по формам № 1 и № 1-а, а также внедрение электронного документооборота через ГАС «Правосудие» и портал Госуслуг позволяют городским судам обеспечивать своевременное и надёжное информирование участников процесса.