Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Своевременная и упорядоченная передача документов в архив, обязательное требование законодательства в области архивного дела (ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и типовые нормативные правовые акты). Ключевым инструментом планирования этого процесса является График передачи дел в архив организации. Ниже представлено подробное руководство по его составлению‚ оформлению и использованию на актуальном примере.

Нормативная база и назначение документа

Согласно ст. 17 ФЗ № 125-ФЗ и Приказу Росархива от № 236 (в ред. от 2020 г.)‚ каждая организация‚ образующая архивные документы‚ обязана обеспечить их систематическую передачу в архив организации (или в государственный архив при ликвидации).

График передачи дел — это локальный нормативный акт (ЛНА)‚ который:

Фиксирует сроки приема-передачи исполненных дел из структурных подразделений в архив.
Распределяет нагрузку на архивиста и сотрудников подразделений равномерно в течение года.
Является основанием для составления описей дел (формы № 10‚ № 11 или единые формы по ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

Ссылка на практику: По данным КонсультантПлюс (консультация эксперта 2025 г.)‚ передача дел осуществляется по графику‚ согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Сроки составления и утверждения графика

Оптимальные временные рамки

Опыт архивной практики (в т.ч. рекомендации Журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера») рекомендует следующий алгоритм:

Начало года (январь, до 15 февраля): Составление и утверждение Графика на текущий год.
I квартал: Подготовительная работа: отбор исполненных дел‚ проверка оформления‚ нумерация‚ стыковка сроков хранения по Номенклатуре.
Конец весны — начало осени (май, сентябрь): Основной период приема-передачи документов в архив.
Конец года (ноябрь — декабрь): Завершение приема‚ полное оформление принятых дел‚ подготовка Номенклатуры дел на следующий год.

Важно: Раньше архивист занят закрытием номенклатуры прошлого года и экспертизой ценности документов‚ поэтому массовый прием дел лучше планировать со 2-го квартала.

Структура и обязательные реквизиты Графика (Образец заполнения)

Единой обязательной формы (бланка) по ГОСТу не установлено‚ организации разрабатывают форму самостоятельно. Однако‚ исходя из требований ст. 17 ФЗ № 125-ФЗ и методических рекомендаций (SPOK.BY‚ «Моё дело»)‚ в Графике обязательно должны присутствовать следующие колонки:

№ п/п	Наименование структурного подразделения	Срок приема дел (даты «с» — «по»)	Наименование должности ответственного лица	Ф.И.О. лица‚ ответственного за передачу	Примечание (категории дел‚ кол-во‚ особые условия)
1	Бухгалтерия	–	Главный бухгалтер / Зам. гл. бухгалтера	* * *	Дела постоянного и долговременного хранения (ср. хр. > 10 лет). По описи № 1.
2	Отдел кадров / HR-департамент	–	Начальник отдела кадров	* * *	Личные дела уволенных работников (ср. хр. 75/50 лет). Отдельная опись.
3	Юридический отдел	–	Руководитель юр. отдела	* * *	Дела по завершенным судебным спорам‚ договорам (ср. хр. 10 лет).
4	Административно-хозяйственный отдел	–	Начальник АХО	* * *	Дела временного хранения до 10 лет (при необходимости — без описи‚ по акту).

Особенности заполнения колонок

Подразделения: Перечисляются все структурные единицы‚ в деятельности которых образуются архивные документы (даже если дела передаются раз в 3 года).
Сроки: Устанавливаются реалистичными «окнами» (обычно 1–2 недели на подразделение)‚ чтобы архивист успел проверить описи и оформить акты приема-передачи.
Ответственные лица: Указываются конкретные должности и ФИО (в рабочем варианте графика для приказа ФИО пишутся полностью‚ в публикуемом образце — маскируются как * * *). Обычно это секретари‚ делопроизводители или заместители руководителей подразделений.
Примечание: Критически важная колонка. Здесь указывается: вид описи (форма № 10 / единая форма)‚ категория сроков хранения‚ особенности (личный состав‚ секретность‚ электронные носители).

Алгоритм подготовки и передачи дел (по Графику)

Процесс не ограничивается лишь приходом сотрудника с коробками. Он включает этапы:

Этап 1: Формирование сдаточной описи (за 1–2 недели до даты в Графике)

Ответственный в подразделении отбирает исполненные‚ законченные дела.
Проверяет оформление: нумерацию листов‚ наличие обложек‚ правильность заголовков‚ соответствие сроков хранения Номенклатуре.
Составляет Опись дел (в 2-х экземплярах: один остается в подразделении‚ второй — в архив). Образец оформления описи по личному составу (личные дела уволенных) имеет свои нюансы: указываются ФИО‚ дата рождения‚ табельный номер‚ период работы.
Дела срока хранения менее 10 лет: Могут передаваться без составления описей‚ по Акту приема-передачи (п. 4.12 Приказа Росархива № 236)‚ если это зафиксировано в Номенклатуре и Правилах приема-передачи.

Этап 2: Методическое руководство архива

Архивист организации (или служба делопроизводства) оказывает методическую помощь: консультирует по заполнению описей‚ проверяет черновики до даты приема; Это исключает возврат дел на доработку в день приема.

Этап 3: Приемка дел в архив (в даты‚ указанные в Графике)

Сотрудник подразделения привозит дела и 2 экз. описи.
Архивист проводит экспресс-проверку: соответствие дел описи‚ целостность‚ правильность сроков хранения.
Подписывает оба экземпляра описи (графа «Принял»‚ дата‚ подпись‚ расшифровка).
Один экземпляр описи выдает сотруднику подразделения (на его подпись в журнале учета передачи).
Расставляет дела на стеллажи по адресу хранения.

Этап 4: Оформление Акта приема-передачи (дополнительно)

Помимо описи‚ рекомендуется составлять Акт приема-передачи документов в архив (в 2-х экземплярах)‚ особенно если передача идет без описи (ср. хр. < 10 лет) или при передаче в внешний архив/Государственный архив. В акте фиксируется передача прав и ответственности за сохранность.

Правила приема-передачи документов во внутренний архив (ЛНА)

Для того чтобы График работал эффективно‚ организация должна утвердить Правила приема-передачи документов в архив организации (ЛНА). В них прописываются:

Порядок предварительной подготовки дел (обложки‚ нумерация‚ стыковка).
Требования к описям (формы‚ количество экземпляров‚ порядок нумерации томов описей).
Критерии отказа в приеме (незавершенные дела‚ отсутствие обложек‚ неверные сроки хранения‚ грязные/поврежденные документы без акта о списании).
Порядок передачи электронных документов и документов на машинных носителях (если применимо).
Ответственность сторон за нарушение сроков Графика.

Экспертный совет: Наличие утвержденных Правил дает архивисту законные основания отказать коллегам в приеме неготовных дел и не нарушать сроки Графика.

Особенности передачи дел по личному составу

Это наиболее контролируемая категория документов (Роструд‚ Госархив). График должен выделять их в отдельную строку или указывать в примечании:

Личные дела (формы Т-2‚ личные карточки) передаются только по описям (форма № 11 или единая форма).
Срок передачи: в течение года после увольнения (по истечении срока хранения в кадровом отделе) или по итогам года.
В Графике обязательно указывается ФИО ответственного кадрового специалиста.
Архивист проверяет полный комплект: личное дело + личная карточка Т-2 + приказ об увольнении (копия);

Типовые ошибки при работе с Графиком

График не утвержден приказом. Документ не имеет юридической силы‚ сроки срываются‚ архивист не может требовать исполнения.
Сроки «в лоб»: все подразделения в одну неделю. Архивист физически не успевает проверить и расставить дела.
Отсутствие колонки «Ответственное лицо». Приходит «кто-нибудь»‚ описи не подписаны‚ дела теряются.
Игнорирование дел срока хранения < 10 лет. Их тоже нужно учитывать в Графике (даже если без описи)‚ иначе они копится в кабинетах до бесконечности.
Передача незавершенных дел. Дело передается только после последнего документа по нему (исполнения поручения‚ истечения срока апелляции по суду и т.д.).

Образец приказа об утверждении Графика (структура)

ПРИКАЗ
ООО «Название организации»
г. ‚ «___» _________ 202_ г. № -о

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ГРАФИКА ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ НА 202_ ГОД

В целях обеспечения своевременной передачи исполненных дел в архив организации‚ согласно ст. 17 ФЗ № 125-ФЗ и Номенклатуре сроков хранения документов‚ ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемый График передачи дел в архив ООО «Название организации» на 202_ год.
Ответственных за передачу дел лиц (указанных в Графике) обеспечить подготовку дел и описей к установленным срокам.
Архиваристу * *  (ФИО) обеспечить приемку дел в сроки‚ установленные Графиком‚ и оформление актами приема-передачи / описями.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на  *  (должность‚ ФИО).

Руководитель _____________ /  * * /
М.П.

Электронный документооборот и График

Если организация ведет делопроизводство в СЭД (1С:Документооборот‚ Directum‚ Диадок и др.)‚ График все равно необходим‚ но меняется форма передачи:

«Физическая» передача коробок заменяется на передачу прав доступа / изменение статуса дела на «В архиве».
Опись формируется автоматически системой (реестр передаваемых дел).
Акт приема-передачи подписывается ЭП (электронной подписью) архивиста и ответственного подразделения.
В Графике в колонке «Примечание» указывается: «Передача в электронном виде через СЭД «Название»‚ реестр № ___».

Контроль за исполнением Графика

Рекомендуется завести Журнал контроля исполнения Графика передачи дел в архив (простая таблица в Excel или журнал в СЭД):

Плановая дата (по Графику).
Фактическая дата приема.
Номер описи / Акта.
Количество переданных дел / единиц хранения;
Примечание (причины срыва‚ замечания по оформлению).

Отчет по журналу представляется руководителю ежеквартально. Это позволяет выявить системных нарушителей и скорректировать График на следующий год.

График передачи дел в архив — это не формальность‚ а операционный инструмент управления документооборотом. Грамотно составленный График (с учетом загрузки архивиста‚ специфики подразделений и категорий сроков хранения)‚ закрепленный приказом и подкрепленный Правилами приема-передачи‚ гарантирует:

Соответствие требованиям Росархива и ФЗ № 125-ФЗ.
Безопасность документов (особенно личного состава).
Поиск любого документа за минуты‚ а не за дни.
Отсутствие штрафов при проверках (прокуратура‚ Роструд‚ налоговая).

Используйте приведенную выше структуру таблицы как основу для разработки собственного бланка Графика на 2025–2026 годы. Регулярно актуализируйте его при изменении структуры организации или Номенклатуры сроков хранения.

Данная статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов (ФЗ № 125-ФЗ‚ Приказ Росархива № 236‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016) и архивной практики на 2025–2026 гг. Персональные данные (ФИО‚ адреса‚ телефоны) в примерах замаскированы (*). Для составления конкретного документа используйте действующие шаблоны вашей организации или типовые формы из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс‚ Гарант‚ «Моё дело» и др.).