Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

График передачи дел в архив, это основной учетный документ, регулирующий сроки и порядок перевода документации из текущего делопроизводства организации в архив (внутренний или государственный). С 2026 года актуальность правильного составления этого документа возрастает в связи с обновленными методическими рекомендациями Росархива и изменениями в типовых номенклатурах.

Нормативная правовая база

Составление и утверждение графика регулируются следующими актами:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 16, 22).
Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении Типовых норм формирования архивных фондов…» (в ред. от 2024–2025 гг.).
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Номенклатура дел. Общие требования к составлению».
Приказ Минкультуры России от № 2760 (утверждает форму номенклатуры, в которую входит график как приложение).
Локальные нормативные акты организации: Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству.

Что такое график передачи и зачем он нужен

График передачи дел в архив, это документ-план, в котором перечислены все дела, подлежащие передаче на хранение в архив в отчетном году, с указанием сроков хранения, дат передачи и ответственных лиц.

Основные функции:

Планирующая: позволяет архивариусу и секретарям заранее подготовить дела (проверить оформление, прошить, составить акты).
Контрольная: служит основой для контроля за своевременностью сдачи дел руководителем и архивариусом.
Учетная: фиксирует факт передачи дел (подписи передавшего и принявшего).
Правовая: подтверждает законность перевода документов из текущего управления в архивное хранение.

Сроки составления и утверждения

Согласно п. 74 Типовых инструкций по делопроизводству (утв. Росархивом) и практике 2026 года:

Составляется: ежегодно, обычно в I квартале года, следующего за отчетным (например, график на 2025 год составляется в январе–марте 2026 года).
Утверждается: приказом (распоряжением) руководителя организации не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (если иное не установлено локальными актами).
Действует: в течение календарного года.
Хранится: в архиве организации постоянно (срок хранения «Постоянно» или «75 лет» в зависимости от вида архива).

Важно! График составляется на основе Номенклатуры дел. В график включаются только те дела, которые закрыты (последняя запись сделана в отчетном или предыдущем годах) и у которых истек срок хранения в структурном подразделении (в текущем делопроизводстве).

Форма графика передачи дел

Единой обязательной государственной формы (как бланк строгой отчетности) не существует. Организации используют:

Форму по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Приложение Б) — рекомендуемая типовая форма.
Собственную форму, утвержденную Положением об архиве или Инструкцией по делопроизводству организации (должна содержать все обязательные реквизиты).

Обязательные реквизиты графика (по ГОСТ Р 7.0.97-2016):

№ колонки	Наименование колонки	Что заполняется
1	Порядковый номер	Сквозная нумерация дел в графике;
2	Индекс дела (шифр)	Соответствует индексу в Номенклатуре дел (например, 01-05, 12-03).
3	Наименование дела	Точно по Номенклатуре дел.
4	Даты дела (начальная — конечная)	Например: 2023–2025.
5	Срок хранения (лет)	По Номенклатуре (1, 3, 5, 10, 75, Постоянно).
6	Количество томов/листов	Физический объем дела.
7	Структурное подразделение (откуда передается)	Наименование отдела/службы/филиала.
8	Плановая дата передачи в архив	Устанавливается архивариусом согласовано с подразделением.
9	Фактическая дата передачи	Заполняется при сдаче (подписи сторон).
10	Подпись передавшего (ФИО)	Ответственное лицо подразделения (секретарь, делопроизводитель).
11	Подпись принявшего (ФИО)	Архивариус или уполномоченное лицо архива.
12	Примечания	Особые отметки (например, «Дело неполное», «Передано в ГА РФ» и т.д.).

Пошаговый алгоритм составления графика (на 2026 год)

Этап 1: Анализ Номенклатуры дел

Откройте актуальную Номенклатуру дел на 2025 год (утвержденную в конце 2024 / начале 2025 года). Выпишите все дела, по которым стоит срок хранения в архиве (не «До проверки в архиве», а конкретный срок: 5, 10, 75, Постоянно).

Этап 2: Инвентаризация дел в подразделениях

Направьте служебную записку/рассылку руководителям структурных подразделений (или секретарям) с просьбой предоставить сведения о закрытых делах за 2025 год (и предыдущие годы, если дела не сданы ранее).

Необходимые данные от подразделений:

Список закрытых дел (индекс, название, даты).
Количество томов и листов в каждом деле.
Готовность дела к сдаче (прошито, пронумеровано, составлена оправка/внутренняя номенклатура).

Этап 3: Проект графика

Архивариус (или ответственный за архив) заполняет проект графика в Excel/Word/1С/ЭДО. Распределяет даты сдачи равномерно в течение года (например, квартально), чтобы не создавать пиковую нагрузку в декабре.

Этап 4: Согласование

Проект согласовывается с:

Руководителями структурных подразделений (подпись в проекте или по почте).
Заместителем руководителя организации, курирующим архивом/делопроизводство.

Этап 5: Утверждение приказом

На основании согласованного проекта готовится Приказ (распоряжение) руководителя организации.

Структура приказа:

Основание (ФЗ-125, ГОСТ, Номенклатура дел).
Пункт «Утвердить График передачи дел в архив на 2026 год (Приложение)».
Пункт «Обязать структурные подразделения сдавать дела в архив в сроки, установленные Графиком».
Пункт «Контроль за исполнением возложить на архивариуса * / заместителя директора *».
Подпись руководителя, дата, печать (при наличии).

Этап 6: Работа по графику в течение года

За 5–7 дней до плановой даты архивариус напоминает подразделению о сдаче.
В день сдачи: проверка оформления дела (ГОСТ Р 7.0.97-2016), составление Акта приема-передачи дел (ф. 031-У или свой) в 2 экз.
Заполнение колонок 9–11 Графика (подписи, дата).
Один экземпляр акта остается в подразделении, второй, в архиве (сшивается в служебное дело «Акты приема-передачи дел в архив за 2026 год»).

Типичные ошибки и риски (проверка профилактики)

Включение в график дел, не закрытых по срокам. (Например, дело по кадрам открыто до 2030 года — в график 2026 года оно не попадает).
Отсутствие графика или его утверждение после 1 марта. (Нарушение ст. 14 ФЗ-125, штрафы по КоАП ст. 13.10 для должностных лиц).
Расхождение данных Графика и Номенклатуры дел. (Разные индексы, названия, сроки хранения).
Сдача дел без акта приема-передачи. (Потеря документов, невозможность доказать передачу).
Игнорирование электронных документов. В 2026 году обязательно учитывать дела, сформированные в ЭДО (объем в Гб, хеш-суммы, формат PDF/A).

Особенности 2026 года: электронный архив и новые формы

С учетом перехода на Единую государственную архивную информационную систему (ЕГАИС) и требований Приказа Минцифры/Минкульта по электронному архивированию:

График может вестись в электронном виде (в АИС «Делопроизводство», 1С:Документооборот, Directum и др.) с применением ЭП (усиленной/неквалифицированной).
При сдаче электронных дел в Графике (кол. 6) указывается объем в Мб/Гб и количество файлов.
В колонке «Примечания» фиксируется: «Передано в электронном виде», «Оригиналы бумажных носителей уничтожены после верификации (Акт № * от * )».

Где скачать бланк и образец заполнения на 2026 год

Актуальные пустые формы (Word, PDF, Excel) с примером заполнения по редакции 2026 года доступны на профильных ресурсах для бухгалтеров и архивистов.

Рекомендуемый источник: Сервис «Моё дело» (moedelo.org) — раздел «Бланки и формы». Там опубликована Редакция 1 от бланка «График передачи дел в архив организации» с пошаговым примером заполнения каждой колонки.

Форматы: .docx (Word), .xlsx (Excel), .pdf.
Комплект: Пустой бланк + Образец заполнения + Пояснения к заполнению.

Примечание: При скачивании проверяйте дату редакции бланка, она должна соответствовать текущему году или последним изменениям в ГОСТах/Приказах Росархива.

Контрольный чек-лист перед подписанием приказом

[ ] Все дела из Номенклатуры, подлежащие сдаче в 2026 г., включены в График?
[ ] Индексы и названия дел в Графике идентичны Номенклатуре?
[ ] Сроки хранения в Графике совпадают с Номенклатурой?
[ ] Плановые даты сдачи реалистичны и согласованы с подразделениями?
[ ] Указаны конкретные ответственные лица (ФИО, должность) в колонках передачи/приема?
[ ] Приказ на утверждение Графика подписан руководителем и введен в регистр приказов?
[ ] Экземпляр Графика передан в архив, экземпляры, в структурные подразделения?
[ ] В Архиве создано служебное дело для хранения Графика и Актов приема-передачи за 2026 год?

Ответственность за нарушение

За несвоевременную передачу дел в архив, порчу или утрату документов вследствие отсутствия графика или неисполнения графика предусмотрена ответственность:

Административная (КоАП РФ ст. 13.10): штраф на должностных лиц от 500 до 5000 руб. (за нарушение законодательства об архивном деле).
Дисциплинарная (ТК РФ ст. 192): замечание, выговор.
Гражданско-правовая / Уголовная (УК РФ ст. 226): в случае умышленного уничтожения или повреждения документов.

Резюме

График передачи дел в архив — это не просто формальность, а инструмент управления рисками организации. Грамотно составленный и своевременно утвержденный график (на основе актуальной Номенклатуры 2025–2026 гг;) гарантирует сохранность корпоративной памяти, прохождение проверок Росархива/прокуратуры и бесперебойную работу с запросами (суды, ФНС, пенсионный фонд). Используйте проверенные шаблоны (например, с moedelo.org, редакция 2026 года) и автоматизируйте процесс через АИС делопроизводства.

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, ГОСТов, приказов Росархива и информации из открытых источников (в т.ч. moedelo.org, редакция ) по состоянию на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к архивариусу организации или юристу.