График отпусков — это основной локальный нормативный акт, планирующий использование рабочего времени и отдыха персонала на календарный год․ С 01 января 2026 года актуальность грамотного составления этого документа выросла в связи с ужесточением требований к уведомлению сотрудников и ведению учета отпусков (ст․ 123, 124 ТК РФ)․ Ошибки в датах, отсутствие подписей или нарушение сроков уведомления — частая причина штрафов по итогам проверок ГИТ (Государственной инспекции труда)․

Нормативная база и правовое значение

Ключевыми документами, регулирующими процедуру, являются:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст․ 123 (порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков), ст․ 124 (недопустимость отказа в предоставлении отпуска в соответствии с графиком)․
• Постановление Госкомстата РФ от № 1: утвердило единую форму Т-7 «График отпусков»․ Использование единых форм обязательно для бюджетных организаций и рекомендуется для коммерческих (если иные формы не закреплены в учетной политике)․
• Письмо Роструда от № ПГ/2589-6-1: разъяснения по порядку уведомления сотрудников и внесению изменений․
• Федеральный закон от № 377-ФЗ: изменения в ст․ 123 ТК РФ, касающиеся обязательного уведомления за 2 недели под роспись (в т․ч․ в электронном виде)․

Сроки составления и утверждения

Согласно ст․ 123 ТК РФ, график отпусков составляется ежегодно не позднее чем за две недели до начала календарного года (то есть до 17 декабря текущего года на следующий)․

Этапы процедуры:

1. Сбор заявлений: HR-специалист или руководитель подразделения собирает пожелания сотрудников по срокам отпуска (обычно в октябре–ноябре)․
2. Согласование с профсоюзом: Если в организации есть первичная профсоюзная организация, проект графика обязательно согласовывается с ее ным органом (ст․ 372 ТК РФ)․ Срок согласования — не более 5 рабочих дней․
3. Утверждение приказом (распоряжением): График вступает в силу только после подписания приказа руководителем организации․ Образец приказа см․ в разделе 4․
4. Ознакомление под роспись: Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с утвержденным графиком под личную роспись не позднее чем за 2 недели до начала своего отпуска․ Допускается ознакомление в электронном виде (ЭДО, портал Госуслуг, корпоративная почта с ЭП)․

Структура и образец заполнения формы Т-7 (2026)

Форма Т-7 состоит из шапки и табличной части․ Ниже приведен подробный разбор полей с образцом заполнения․

Шапка документа

Табличная часть (Основные колонки)

В форме Т-7 предусмотрено 14 колонок․ Наиболее критичные для заполнения:

• Кол․ 1 — Порядковый номер: Сквозная нумерация по организации или структурному подразделению․
• Кол․ 2 — Табельный номер: Номер сотрудника в табеле учета рабочего времени (формы Т-12/Т-13)․
• Кол․ 3 — Фамилия, имя, отчество: Полностью, как в трудовом договоре․ Пример: Сидоров А․В․*
• Кол․ 4 — Должность (профессия): Согласно штатному расписанию․
• Кол․ 5 — Структурное подразделение: Цех, отдел, филиал (если применимо)․
• Кол․ 6, Вид отпуска: Код вида отпуска:
  • 01 — Основной ежегодный оплачиваемый;
  • 02, Дополнительный за вредные/опасные условия;
  • 03, Дополнительный за особый характер работы (вахта, сменный график);
  • 04 — Дополнительный за выслугу лет (бюджетники, военные и др․);
  • 05 — Дополнительный за нерегулярный рабочий день;
  • 06 — Учебный, неоплачиваемый и др․
• Кол․ 7 — Продолжительность (календарных дней): Общее кол-во дней по данному виду отпуска в году․ Важно: Основной отпуск не может быть менее 28 календарных дней (ст․ 115 ТК РФ)․
• Кол․ 8-9 — Дата начала и окончания: Указываются конкретные календарные даты (ДД․ММ․ГГГГ)․ Отпуск предоставляется по рабочим и нерабочим (праздничным) дням, входящим в этот период․
• Кол․ 10, Основание (приказ, заявление): Номер и дата приказа о предоставлении отпуска (заполняется непосредственно перед уходом в отпуск)․
• Кол․ 11 — Перенос/отзыв/продление: Заполняется при изменении сроков (см․ раздел 5)․
• Кол․ 12 — Подпись работника об ознакомлении: Обязательное поле․ Сотрудник ставит подпись и дату ознакомления с графиком․ Пример: Сидоров А․В․ / ․
• Кол․ 13-14 — Примечания / Подпись лица, составившего: Отметки о замене дней выходными, оплате за счет средств ФСС и т․д․

Образец заполненной строки (визуализация)

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
|---|--------|------------------|-------------|--------|---|---|------------|------------|----|----|--------------------|----|
| 1 | 0045 | Сидоров А․В․* | Бухгалтер | Бухгалтерия | 01| 28| | | | | Сидоров А․В․* | |
| | | | | | | | | | | | | |

Образец приказа об утверждении графика отпусков

График без приказа не имеет юридической силы․ Ниже — универсальный образец приказа․

Внесение изменений в утвержденный график

Жизнь вносит коррективы: болезнь, военные сборы, производственная необходимость, соглашение сторон․ Изменения вносятся только дополнительным приказом․

Основные основания для изменений (ст․ 124, 125 ТК РФ):

• По инициативе работника: Заявление о переносе (не позднее чем за 2 недели до начала отпуска по графику), болезнь (перенос на период после больничного), уход за ребенком․
• По инициативе работодателя: Производственная необходимость (только с письменного согласия работника, ст․ 124 ТК РФ), отзыв из отпуска (только с согласия работника, оплата неиспользованных дней в двойном размере)․
• Внеплановые основания: Призыв на военные сборы, выполнение государственных обязанностей․

Порядок оформления изменений:

1. Издается приказ «О внесении изменений в График отпусков на 2026 год № ․․․»․
2. В форме Т-7 (кол․ 11) вносится запись: «Перенесен по приказу № от ДД․ММ․ГГГГ на период с ДД․ММ․ГГГГ по ДД․ММ․ГГГГ»․
3. Сотрудник ознакомляется с изменением под роспись (кол․ 12)․
4. Старый график не уничтожаеться, а хранится вместе с приказом об изменении․

Особенности для отдельных категорий работников (2026)

Вредные и опасные условия труда (ст․ 117 ТК РФ)

Работникам на работах с вредными/опасными условиями (по итогам СОУТ) полагается дополнительный отпуск не менее 7 календарных дней․

• В графе 6 формы Т-7 указывается код 02․
• В графе 7 — количество дней (7, 14 и т․д․ в зависимости от класса опасности)․
• Даты могут совпадать с основным отпуском (объединено) или быть разделены — по желанию работника․

Нерегулированный рабочий день (ст․ 119 ТК РФ)

Дополнительный отпуск (минимум 3 календарных дня) предоставляется работникам, для которых установлен нерегулированный рабочий день․ Код в графе 6 — 05․ Условие: фактическое задействование за пределами нормальной продолжительности рабочего времени․

Несовершеннолетние и работники до 18 лет (ст․ 267 ТК РФ)

Основной отпуск — 31 календарный день․ Предоставляется в удобное для них время (обычно летом)․ Запрещен отзыв из отпуска․ Код в графе 6 — 01, в графе 7 — 31․

Педагогические работники

Длительный основной отпуск (42 или 56 дней) предоставляется, как правило, в летний период․ В графике отражается единым периодом или частями по соглашению сторон․

Электронный документооборот (ЭДО) и график отпусков

С 2023–2024 гг․ практика перехода на безбумажный учет отпусков закрепилась законодательно (ст․ 123 ТК РФ, ФЗ-377)․

• График может формироваться в HR-системе (1С:ЗУП, SAP, «Мой Склад», Контур․Экстерн и др․) и утверждаться усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя․
• Ознакомление сотрудников происходит в личном кабинете портала (ЭДО, Госуслуги, корпоративный портал) с фиксацией факта ознакомления (эквивалент росписи)․
• При проверке ГИТ инспектор запрашивает доступ к системе или выгрузку протоколов ознакомления с ЭП․

Типичные ошибки и риски проверок ГИТ

Хранение документов

Согласно Перечню типовых документов управления архивами (утв․ Росархивом):

• График отпусков (форма Т-7) + Приказ об утверждении: Хранить 50 лет (как документы по учету рабочего времени)․
• Приказы о предоставлении отпусков, изменениях в графике: Хранить 50 лет․
• Заявления работников о переносе/разделении отпуска: Хранить 50 лет (присоединяются к личному делу или хранятся в деле по отпускам)․

Чек-лист HR-специалиста на 2026 год

1. [ ] Собрать заявления о желаемых сроках до ․
2. [ ] Сверить остатки отпусков за прошлые годы (неиспользованные > 28 дней — риск ст․ 124 ТК РФ)․
3. [ ] Учесть категории: вредность (СОУТ), нерегулярный день, несовершеннолетние, инвалиды, ветераны труда․
4. [ ] Составить проект формы Т-7 до ․
5. [ ] Согласовать с профсоюзом (при наличии) до ․
6. [ ] Издать приказ об утверждении до ․
7. [ ] Обеспечить ознакомление ВСЕХ сотрудников под роспись/ЭЦП до (или за 2 недели до их отпуска)․
8. [ ] Загрузить график в табель учета рабочего времени (Т-12/Т-13) для планирования фонда рабочего времени․
9. [ ] Настроить алерты в HR-системе за 3 недели, за 2 недели, за 3 дня до начала отпуска (для подготовки приказа и расчета)․

График отпусков — не просто формальность для инспектора труда, а инструмент управления кадровыми рисками и финансовым планированием (резервы на оплату отпусков)․ В 2026 году ключевыми фокусами являются: своевременное уведомление под роспись (в т․ч․ электронной), учет всех видов дополнительных отпусков на основании актуальных СОУТ и грамотное оформление изменений дополнительными приказами․ Использование современных HR-систем с ЭДО позволяет минимизировать ручные ошибки и успешно пройти проверки контролирующих органов․

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией․ При оформлении документов рекомендуется обращаться к актуальному тексту ТК РФ и локальным нормативным актам организации․ Персональные данные в примерах замаскированы (*)․