Архивный отдел Администрации города Новошахтинска (официально часто именуемый Муниципальный архив г. Новошахтинска) является ключевым учреждением, обеспечивающим сохранение документального наследия города Ростовской области. В статье собрана актуальная информация о структуре, фондах, режиме работы и способах обращения за архивной справкой на .

Общие сведения и статус

Архивный отдел является структурным подразделением Администрации города Новошахтинска. Он осуществляет функции муниципального архива: формирует, учитывает, хранит и обеспечивает использование архивных документов органов местного самоуправления, а также организаций, переданных в ведение муниципалитету.

• Полное наименование: Архивный отдел Администрации города Новошахтинска Ростовской области.
• Краткое наименование: Муниципальный архив г. Новошахтинска.
• Ведомственная подчиненность: Администрация города Новошахтинска (Департамент/Управление по организационно-кадровой работе или аналогичная структура).
• Вход в реестры: Учреждение включено в Единый государственный реестр архивов (ЕГРА) и представлен на портале «Архивы России» (archives.gov.ru) и в информационной системе «Донские архивы» (виртуальный архив Ростовской области).

Важно: Не путать с Государственным архивом Российской Федерации (ГАРФ, г. Москва, ул. Большая Пироговская, 17) или Городским архивом Новосибирска — это совершенно разные организации разного ведомственного подчинения и масштаба.

Контактная информация и реквизиты

Ниже приведены основные реквизиты для обращения. В соответствии с политикой конфиденциальности, персональные данные сотрудников и точные номера личных телефонов частично замаскированы.

Руководство и структура отдела

На руководство архивом осуществляет:

• Начальник Архивного отдела: * * * (Фамилия Имя Отчество замаскированы).

Структурно отдел, как правило, включает следующие сектора (точный перечень уточняйте на сайте):

1. Сектор учета и хранения фондов (прием документов от структур администрации, предприятий, опись, экспертиза сроков хранения).
2. Сектор информационно-справочного обслуживания и использования (работа в читальном зале, выдача справок, оцифровка, ответы на запросы).
3. Сектор электронного документооборота и оцифровки (ведение Электронного архива, работа с ЭБИД).

Архивные фонды: что хранится?

Фонды архива отражают историю города с момента его образования (как поселка, затем города с 1948/1951 гг.) по настоящее время. Основные массивы документов:

А. Фонды органов власти и управления (советского и современного периода):

• Городской Совет народных депутатов / Городская Дума (протоколы заседаний, постановления, мандаты депутатов).
• Исполнительный комитет Городского Совета / Администрация города (распоряжения, приказы мэра/главы, отчеты о социально-экономическом развитии).
• Районы города (если были): Архивы Ленинского, Горняцкого и др. районных исполкомов (до объединения в единый городской округ).

Б. Фонды хозяйствующих организаций и предприятий (городское подчинение):

• Документы шахт и рудников (Новошахтинск — городок шахтеров): кадровые дела, отчеты о производстве, планы разработки, журналы смен.
• Коммунальное хозяйство: Водоканал, Теплосети, ЖЭК/УК, МУП «Спецавтотранспорт» и др.
• Образование и здравоохранение: архивы закрытых/реорганизованных школ, детсадов, поликлиник, больниц (личные дела учеников/пациентов по истечении сроков хранения в ведомствах).

В. Фонды общественных организаций и движений:

• Городской комитет КПСС / ЛКСМ (партийные и комсомольские архивы до 1991 г.).
• Профсоюзы, Совет ветеранов, молодежные организации.

Г. Личностные фонды и коллекции:

• Документы почетных граждан города, ветеранов труда и войны, шахтеров-ударников, писателей и художников-земляков.
• Фото-, кино-, фоно документы, картографические материалы (планы города, схемы шахт), печатная продукция (газета «Новошахтинский рабочий» / «Прибой» и др.).

Режим работы и правила посещения читального зала

Внимание: Режим работы может меняться. Обязательно звоните заранее для записи на место в читальном зале.

Порядок получения услуг:

1. Предварительный запрос: Рекомендуется направить письменный или электронный запрос за 3-5 дней до визита с указанием темы, фамилий, дат, номеров фондов/описей (если известны из путеводителей).
2. Регистрация: В приемной заполняется учетная карточка читателя.
3. Работа с документами: Выдача дел — по 3-5 единиц хранения за один раз. Срок подготовки дела из хранилища — от 30 минут до 1-2 дней (если дело в удаленном хранилище).
4. Копирование: Разрешена бесплатнофотографирование без штатива/вспышки. Ксерокопия/сканирование — по тарифам администрации (оплата через кассу/терминал).

Удаленное обращение и онлайн-ресурсы

Современный архив активно внедряет цифровые сервисы. Основные каналы дистанционного взаимодействия:

А. Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД)

На портале ЭБИД (ebid.ru / elar.ru) представлен раздел: «Муниципальный архив г. Новошахтинска». Там доступны:

• Скан-копии указателей (путеводителей) по фондам.
• Оцифрованные комплекты документов по популярным темам (История шахт, Великая Отечественная война, Генеральные планы города).
• Возможность заказа платного сканирования конкретных дел.

Б. Портал «Архивы России» (Федеральное архивное агентство)

Карточка архива содержит сводные данные о фондах, контакты и ссылку на «Витрину архива» — агрегатор описаний фондов федерального и регионального значения.

В. Виртуальный архив «Донские архивы» (Ростовская область)

Региональный ресурс donarchiv.ru позволяет искать по описям муниципальных архивов области, включая Новошахтинск. Удобен для предварительного поиска номеров дел.

Г. Электронная приемная Администрации города

На сайте novoshakhtinsk.org работает модуль «Электронная приемная» / «Направить предложение». Через него можно отправить официальный запрос в Архивный отдел с отслеживанием срока рассмотрения (законодательно — 30 календарных дней).

Основные виды выдаваемых справок и документов

Наиболее частые запросы граждан и организаций:

• Справки о стаже работы (для ПФР/СФР): подтверждение работы на городских предприятиях (шахты, заводы, бюджетные организации), если личные дела/карточки учетка рабочего времени хранятся в архиве.
• Справки о заработной плате (для пересчета пенсии за советский период / до 2002 г.).
• Справки об образовании (дубликаты аттестатов, справки об обучении в закрытых школах/ПТУ/техникумах).
• Справки о проживании / регистрации (из домовых книг, списков избирателей, форм 9/10, если они переданы в архив управой домов/паспортным столом).
• Генеалогические запросы (поиск предков: метрические книги хранятся в ЗАГСах/ГАРО, но ревизские сказки, confesionalные росписи, списки приходян XIX — нач. XX в. могут быть в фондах уездных/городских управ).
• Документы на недвижимость (выписки из планов застройки, акты приема-передачи жилья от предприятий, решения исполкома о предоставлении участков).
• Воинские захоронения (архив ведет учет мест захоронений на территории города, взаимодействует с ГКУ РО «Центр занятости» и военкоматом по вопросам увековечивания).

Особенности работы с «проблемными» фондами

Учитывая индустриальную специфику города, исследователям и гражданам стоит знать нюансы:

1. Шахтные архивы: Большинство шахт (им. Ленина, «Красный Шахтер», «Новошахтинская» и др.) ликвидированы или реорганизованы. Их кадровые архивы (личные дела, табели, карточки зарплаты) обязаны были быть переданы в Муниципальный архив. Однако часть фондов могла быть утеряна в 90-е или передана в ГАРО (Государственный архив Ростовской области, г. Ростов-на-Дону, ф. -). Если в городском архиве нет дела — пишите запрос в ГАРО.
2. Сроки хранения: Кадровые документы (личные дела, листы учета рабочего времени) — 75 лет с момента окончания работы/смерти. Документы о зарплате (ведомости, расчетно-платежные ведомости) — 50-75 лет. До истечения сроков они находятся в ведомственных архивах предприятий-правопреемников.
3. Доступ к документам с ОГД (Ограниченным доступом): Персональные данные (ст. 14 ФЗ-125) предоставляются только субъекту ПДн или по нотариальной доверенности / судебному решению. Срок закрытости ПДн — 75 лет с момента создания документа.

Практическое руководство: Как получить справку «за 3 шага»

1. Подготовка: Соберите максимально полные входные данные: ФИО (полностью), дата рождения, название предприятия/организации, примерные годы работы/обучения/проживания. Найдите номер фонда/описания/дела через ЭБИД или «Донские архивы» — это ускорит процесс в разы.
2. Подача запроса:
   • Онлайн: Через «Электронную приемную» на novoshakhtinsk.org (прикрепите скан паспорта и доверенности).
   • Почта России: Ценным заказным письмом с вложенным конвертом для ответа на адрес: 346900, Ростовская обл., г. Новошахтинск, Администрация города, Архивный отдел, *.
   • Лично: В часы работы читального зала (см. раздел 5).
3. Получение результата: Готовую справку можно забрать лично, получить по почте (ЕМС/обычное заказное) или в электронном виде (под ЭЦП архива / скан с печатью «Копия верна» — уточняйте при подаче).

История архива: Страницы прошлого

Формирование архивного дела в Новошахтинске неразрывно связано с историей города. Ключевые вехи (на основе раздела «Страницы истории города» на сайте администрации):

• 1930-е – 1940-е: Ведение делопроизводства в поселковых/районных исполкомах (Ленинский, Горняцкий районы). Архивы хранились в подвалах зданий советов;
• 1951 г.: Присвоение статуса города областного подчинения. Создание Городского архива при Городском исполкоме.
• 1970-е – 1980-е: Строительство/выделение специализированного помещения для архива, введение научной описи фондов, централизованная приемка документов с ликвидируемых шахт.
• 1990-е: Переход в подчинение Администрации города. Сложный период: недостаток финансирования, утеря части фондов частных кооперативов и мелких предприятий.
• 2000-е – настоящее время: Внедрение АИС «Архив», начало массовой оцифровки, подключение к ЭБИД и порталу «Архивы России», работа над Путеводителем по фондам.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Я живу в другом регионе. Могу ли я получить справку не приезжая?

О: Да. Напишите запрос через «Электронную приемную» сайта администрации или отправьте заказное письмо с нотариально заверенной доверенностью на представителя (если нужно личное присутствие для просмотра дела) или с просьбой направить справку почтой/электронно. Оплату услуг (если платные) можно сделать через Сбербанк/Почту по реквизитам, которые пришлют в ответном письме.

В: Архив отказал в выдаче справки о зарплате за 1980-е, сославшись на отсутствие дел. Что делать?

О: Попросите письменный отказ с указанием номера фонда/описания, по которому производился поиск. Обратитесь в ГАРО (г. Ростов-на-Дону) — там хранятся фонды ликвидированных ведомств облподчинения и частично шахт. Также проверьте ПФР/СФР, они могли запросить архивы непосредственно у предприятий-правопреемников.

В: Сколько стоит справка из архива?

О: Для пенсионеров, ветеранов, инвалидов — чаще всего бесплатно (по соц. льготам). Для остальных, по тарифам, утвержденным Администрацией (обычно 100-300 руб. за справку + стоимость копирования). Уточняйте актуальный прайс у начальника отдела *.

В: Есть ли в архиве метрические книги (Рождение/Брак/Смерть)?

О: Нет. Метрические книги (до 1917 г. — духовной консистории, 1917-1920-е — волостных управ, с 1920-х — ЗАГСов) хранятся в ГАРО (ф. -) и территориальных органах ЗАГС. В городском архиве могут быть только копии/выписки, сделанные для справок в советское время, или списки приходян (конфессиональные росписи) в фондах городской управы до 1917 г.

Архивный отдел Администрации города Новошахтинска, это не просто склад старых бумаг, а современный информационный ресурс, без которого невозможно решение вопросов пенсионного обеспечения, жилищных прав, истории родов и города в целом. Благодаря интеграции в федеральные (ЭБИД, «Архивы России») и региональные («Донские архивы») информационные системы, доступ к фондам стал значительно прозрачнее.

Рекомендация: Начинайте работу с онлайн-поиска по указателям (ЭБИД, Донские архивы). Это сэкономит вам время и позволит сформулировать грамотный запрос архивистам. При личном визите обязательно захватите паспорт и, при необходимости, нотариальную доверенность.