Городские архивы хранят огромный массив документов, которые могут понадобиться гражданам и организациям для подтверждения юридически значимых фактов: трудового стажа, заработной платы, регистрации по месту жительства, рождения, брака, смерти родственников, истории дома или улицы. В этой статье подробно разберём, какие виды архивных справок существуют, куда обращаться и как правильно оформить запрос.
Виды архивных документов
Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, ответ на запрос может быть предоставлен в одной из следующих форм:
- Архивная справка — документ, содержащий информацию о факте, событии или лице на основании архивных документов (например, справка о трудовом стаже или заработной плате);
- Архивная выписка — дословное воспроизведение части текста архивного документа, относящейся к теме запроса;
- Архивная копия — точное воспроизведение всего текста архивного документа;
- Информационное письмо — ответ архива, если запрашиваемые сведения не найдены либо документы не хранятся в данном архиве.
Для чего нужны архивные справки
Услуга выдачи архивных справок предназначена для граждан и организаций, заинтересованных в получении информации:
- о своём имуществе и истории недвижимости;
- о трудовом стаже и размере заработной платы (для назначения пенсии);
- о рождении, бракосочетании и смерти родственников — для составления генеалогии;
- о проживании гражданина, снятого с регистрационного учёта (например, до 1 января 2007 года);
- об истории дома, улицы, предприятия;
- о награждении ведомственными наградами и знаками отличия.
Куда обращаться
Главархив Москвы
Граждане РФ могут получить архивные справки, выписки, копии и информационные письма на основе документов, хранящихся в подведомственных учреждениях Главархива Москвы. Согласно постановлению Правительства Москвы, эти документы выдаются заявителям бесплатно. Подача запроса возможна через портал госуслуг, по почте или при личном обращении.
Архивы Санкт-Петербурга
При направлении электронного запроса на указанный вами адрес придёт уведомление о регистрации запроса с информацией о том, в какой конкретно архив он направлен. Если ответ необходим в форме архивной справки, копии или выписки, это следует указать в заявлении.
Минэкономразвития России
Для получения архивной справки о заработной плате, трудовом стаже и награждении ведомственной наградой можно обратиться в приёмную граждан по адресу: г. Москва, Пресненская наб., д. 1, стр. (индекс 123*). Формы анкет-заявлений можно скачать с официального сайта ведомства. К запросу необходимо приложить копии документов, подтверждающих факт работы за запрашиваемый период.
Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
По вопросам актов гражданского состояния рекомендуется обращаться в органы ЗАГС по месту жительства и регистрации интересующих документов. Для получения архивной информации заполняется заявление-анкета.
Пошаговый алгоритм подачи запроса
- Определите цель поиска. Нужна ли справка для юридических действий (наследство, подтверждение родства, пенсия) или речь идёт о генеалогическом исследовании и поиске родственников;
- Определите, какой архив хранит нужные документы. Документы о работе — в архивах по месту нахождения организации, документы ЗАГС — в соответствующих архивах ЗАГС;
- Составьте заявление; Укажите ФИО заявителя, суть запроса, хронологические рамки поиска, форму желаемого ответа (справка, выписка, копия);
- Приложите подтверждающие документы — копию паспорта, документы о родстве (если запрашиваются сведения о родственниках), копии трудовых книжек и т.п.;
- Направьте запрос — через портал госуслуг, электронную почту, почтой России или лично;
- Дождитесь ответа. Срок исполнения запроса, как правило, составляет до 30 дней.
Электронные способы получения
Во многих регионах получить архивную справку можно дистанционно. Например, в Московской области выписку из домовой книги и архивные справки можно заказать через портал государственных и муниципальных услуг. Это значительно экономит время и избавляет от необходимости личного посещения архива.
Полезные советы
- Чем точнее сформулирован запрос (даты, адреса, наименования организаций), тем быстрее и полнее будет ответ;
- Если организация, где вы работали, ликвидирована, её документы обычно переданы в региональный государственный архив;
- За генеалогические исследования большого объёма архивы могут взимать плату, тогда как социально-правовые справки (о стаже, зарплате, регистрации) выдаются бесплатно;
- Сохраняйте уведомление о регистрации запроса — по нему можно отследить статус обращения.
Городские архивы — надёжный источник юридически значимой информации. Зная, какой документ вам нужен, куда обращаться и как правильно составить запрос, вы сможете получить архивную справку без лишних затрат времени и усилий. Современные электронные сервисы делают этот процесс ещё проще и доступнее.