Деятельность приемной комиссии — это сложный многоступенчатый процесс, требующий четкой координации и безупречного документооборота. Ключевую операционную роль в этом механизме играют технические секретари. Именно они обеспечивают «передний край» взаимодействия с поступающими, техническую подготовку площадок и сохранность документации. Ниже представлен подробный анализ их функций, правовых основ и организационных аспектов работы на .

Правовые основы и назначение на должность

Статус и порядок назначения технических секретарей строго регламентированы локальными нормативными актами образовательной организации и федеральным законодательством (в частности, Порядком приема, утвержденным Приказом Минобрнауки России).

• Назначение: Технические секретари назначаются приказом ректора (руководителя) образовательной организации.
• Регламентирование: Их функциональные обязанности прописаны в Положении о приемной комиссии конкретного вуза/колледжа, а также в Методических указаниях для преподавателей-консультантов и технических секретарей.
• Кадровый состав: В состав приемной комиссии (ПК) включаются сотрудники из числа административно-управленческого персонала (АУП) и учебно-вспомогательного персонала, а также зачастую — студенты (волонтеры), выполняющие функции технических секретарей.

Примечание: Конкретные ФИО ответственных лиц и номера приказов в данной статье скрыты (*) в соответствии с политикой конфиденциальности.

Организационная подчиненность

Иерархия управления четко структурирована для исключения дублирования полномочий:

1. Ответственный секретарь приемной комиссии — центральное фигура, назначаемая руководителем организации. Он организует работу ПК и делопроизводство, распределяет обязанности между техническими секретарями, готовит проекты приказов, разрабатывает образцы документов.
2. Технические секретари — исполняют распоряжения ответственного секретаря (или секретаря подкомиссии факультета/института).
3. Технический работник приемной подкомиссии факультета — работает под непосредственным руководством секретаря подкомиссии факультета.

Основные функциональные обязанности

Деятельность технических секретарей можно разделить на ключевые блоки:

Прием, оформление и регистрация документов (Ключевая функция)

Согласно п. 5.1 типичного регламента, в ходе приемной кампании сотрудник технического секретариата:

• Принимает у абитуриентов (или их доверенных лиц) документы при предъявлении документа, удостоверяющего личность (у доверенных лиц, также доверенность).
• Проводит первичную проверку комплектности пакета документов по чек-листам.
• Осуществляет регистрацию входящих заявлений в информационных системах (АИС «Прием», «Единая система приема» и др;).
• Формирует личные дела поступающих, нумерует и скрепляет документы.

Работа с электронным документооборотом и ИТ-инфраструктурой

Современная приемная кампания немысла без цифровизации. Технические секретари должны владеть:

• Системой ведения электронного документооборота (ЭДО).
• Системой и формами отчетности по работе приемной комиссии.
• Методами и средствами получения, обработки и передачи информации.
• Оборудованием для приема документов (сканеры, веб-камеры для удаленной идентификации, принтеры, терминалы электронной очереди).

Материально-техническое и организационное обеспечение

Подготовка инфраструктуры, залог бесперебойной работы:

• Организация оформления и обеспечения необходимым инвентарем и оборудованием помещений для работы ПК.
• Подготовка аудиторий для проведения вступительных испытаний (ЭГЭ, ВИ, собеседований) и консультаций.
• Обеспечение сохранности документов и имущества приемной комиссии (печати, бланков строгой отчетности, технической техники).
• Организация демонтажа оборудования отборочной комиссии и подготовки аудиторий к учебному процессу по завершении кампании.

Информационная поддержка и консультирование

• Выдача абитуриентам справочной информации о ходе приема, проходных баллах, сроках подачи документов.
• Работа с телефонограммами, входящей почтой, обращениями через приемно-переговорные устройства и официальный сайт/почту ПК.
• Участие в организации выездных мероприятий (Дни открытых дверей в субъектах РФ и странах СНГ), работа с волонтерскими отрядами.

Участие в заседаниях и отчетность

• Обеспечение проведения заседаний приемной комиссии (протоколирование, оформление решений).
• Подготовка проектов отчетов приемной комиссии по результатам приемной кампании.
• Сдача документов в архив в установленные сроки и порядке.

Особенности работы в структуре подкомиссий (факультетах/институтах)

В крупных университетах (например, КФУ, КНУ им. Жабаева и др.) практикуется децентрализованная модель: создаются приемные подкомиссии по факультетам/институтам.

• Технический секретарь подкомиссии обеспечивает работу именно на уровне структурного подразделения.
• Взаимодействует с ответственным секретарем центральной ПК по вопросам единых стандартов оформления.
• Контролирует подбор кандидатур в экзаменационные и апелляционные комиссии (по поручению ответственного секретаря института).

Требования к компетенциям технического секретаря

Для эффективного выполнения функций специалист должен обладать следующими компетенциями:

Типичные ошибки и зоны риска

Анализ практики показывает, что основные проблемы возникают в следующих зонах:

• Ошибки вводных данных: опечатки в ФИО, номерах паспортов, СНИЛС, кодах специальностей при ручном вводе в АИС.
• Нарушение сроков: несвоевременная регистрация заявления, задержка передачи документов в экспертные комиссии.
• Неполный пакет: пропуск обязательных вложений (фото, медсправка 086-у, копии удостоверений об образовании) при приеме «по окну».
• Конфликты доступа: передача логина/пароля от АИС третьим лицам, работа под чужими учетными записями.

Обучение и инструктажи

Перед началом приемной кампании (обычно в июне) проводится обязательное обучение:

1. Изучение обновленного Порядка приема и локальных актов.
2. Практическое занятие в тестовой контуре АИС «Прием» (моделирование ситуаций: прием оригиналов, отзыв документов, зачисление по согласию).
3. Инструктаж по охране труда и информационной безопасности (под роспись в журнале).
4. Разбор типовых спорных ситуаций (абитуриент без оригинала аттестата, доверенное лицо с истекшей доверенностью, подача документов через Госуслуги).

Взаимодействие с заинтересованными сторонами

Технический секретарь — коммуникационный хаб:

• Абитуриенты/Родители: прием документов, консультирование, выдача справок.
• Члены ПК / Председатель ПК: подготовка повесток, протоколов, справок для голосования.
• Экзаменационные/Апелляционные комиссии: передача списков к экзаменам, обеспечение аудиториями, сбор протоколов.
• Отдел кадров / Юридический отдел: согласование приказов о зачислении/отказе, проверка законности оснований.
• IT-отдел / ЦОД: оперативное устранение сбоев в АИС, настройка печати бланков, резервное копирование БД.

Функции технических секретарей приемной комиссии выходят далеко за рамки простого «приема бумаг». Это роль операционного менеджера входного потока, от качества работы которого зависят: законность зачисления, рейтинг вуза в мониторинге эффективности приема, удовлетворенность абитуриентов и отсутствие судебных исков.

Ключевыми факторами успеха являются: глубокое знание нормативной базы текущего года, уверенное владение информационными системами, высокий уровень ответственности при работе с персональными данными и умение работать в команде под руководством ответственного секретаря. Инвестиции в обучение и мотивацию технических секретарей (в т.ч. студенческих волонтеров) — это прямые инвестиции в качество приемной кампании в целом.

Статья подготовлена на основе анализа типовых Положений о приемных комиссиях, Порядка приема на 2026 год и методических материалов ведущих вузов РФ; Конфиденциальные данные (ФИО сотрудников, контактные телефоны, адреса кабинетов, номера приказов) заменены маской *.