С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Согласно Федеральному закону от № 102-ФЗ, с этой даты ведение бумажных трудовых книжек прекращается для всех работников, за исключением тех, кто официально уведомил работодателя о желании сохранить бумажный вариант․ Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК (или не подал заявление на сохранение бумажной книги к установленному сроку), работодатель обязан обеспечить учет его трудовой деятельности в электронном виде․

Правовая база и актуальный статус на 2026 год

Ключевым документом является 102-ФЗ «О трудовой книжке» (ред․ от 2024–2025 гг․)․ Главные изменения, вступившие в силу с :

• Полный переход на ЭТК: Информация о трудовой деятельности, стаже и награждениях ведется исключительно в информационной системе Социального фонда России (СФР)․
• Право выбора (архивное): Работники, трудоустроенные до , имели право до написать заявление о сохранении бумажной ТК․ Если заявления не было — переход на ЭТК произошел автоматически․
• Новые сотрудники (трудоустроенные после ): Для них ЭТК ведется по умолчанию с первого рабочего дня․ Бумажная ТК не заводится․
• Текущая ситуация: Если работник пишет заявление после , это означает один из двух сценариев:
  1. Он ранее выбрал бумажную ТК, а теперь решил перейти на электронную (право однократного перехода сохраняется)․
  2. Он оформляется на работу впервые (тогда заявление не требуется, ЭТК ведется автоматически)․

Алгоритм действий работодателя при получении заявления

Получив заявление от сотрудника (образец ниже), HR-специалист или ответственное лицо должно выполнить следующие действия в течение 3 рабочих дней:

Шаг 1․ Проверка заявления и идентификация сотрудника

• Убедиться, что заявление написано от руки или в электронной форме с ЭЦП/простой ЭП (по соглашению сторон)․
• Проверить реквизиты: ФИО (маскируем: ), СНИЛС (), Табельный номер․
• Подтвердить, что сотрудник ранее действительно вел бумажную ТК (проверка личной карточки Т-2, учетной карточки ТК)․

Шаг 2․ Формирование сведений для СФР (формы ЕФС-1 / СЗВ-ТД)

Это критически важный этап․ Необходимо передать в СФР историю трудовой деятельности за весь период ведения бумажной книги․

• Используется форма СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) с признаком «Переход на ЭТК»․
• В сведениях указываются все записи о приеме, переводе, увольнении, награждениях, сделанные в бумажной ТК за время работы у этого работодателя․
• Срок сдачи: не позднее следующего рабочего дня после принятия решения о переходе (фактически — вместе со следующей отчетностью ЕФС-1 или отдельным пакетом)․

Шаг 3․ Оформление приказа (распоряжения)

Издается приказ о переводе работника на ведение ЭТК․ Основание: заявление работника, ст․ 66․1 ТК РФ, 102-ФЗ․

ПРИМЕР РЕКВИЗИТОВ ПРИКАЗА:
Организация: ООО «»
Номер приказа: 
Основание: Заявление гр․  от ․․2026 № *
Суть: Перевести работника  на ведение электронной трудовой книжки с ․․2026․
Ответственное лицо: * (должность, ФИО маскировано)

Шаг 4․ Работа с бумажной трудовой книжкой (Возврат сотруднику)

Согласно п․ 6 ст․ 66․1 ТК РФ, при переходе на ЭТК бумажная трудовая книжка выдается работнику под роспись в учетной книжке (формы Т-3) или личной карточке (Т-2)․

• В самой трудовой книжке запись о выдаче НЕ делается (это не увольнение)․
• В учетной книжке движения ТК (Т-3) ставится отметка: «Выдана работнику в связи с переходом на ЭТК», дата, подпись работника и HR․
• Книжка хранится у сотрудника как документ, подтверждающий стаж до перехода на ЭТК․

Шаг 5․ Уведомление СФР о переходе (ЕФС-1)

В разделе «Сведения о работнике» (блок 3 ЕФС-1) указывается код вида ТК: «2» — Электронная․ Это сигнал для фонда, что дальнейшие СЗВ-ТД по этому СНИЛС будут формироваться только в электронном виде․

Образец заявления работника (2026 год)

Единой утвержденной формы нет, используется произвольная письменная форма․ Рекомендуемый текст:

Генеральному директору ООО «»
от (ФИО полностью, маскировано)
СНИЛС:
Телефон:

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу перевести меня с ведения бумажной трудовой книжки (серия * № , выдана ․․*) на ведение электронной трудовой книжки в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ и ФЗ № 102-ФЗ․

Согласен на обработку моих персональных данных для целей ведения ЭТК в информационной системе СФР․

Бумажную трудовую книжку прошу выдать мне на руки под роспись в учетной книжке․

На приказ № * от ․․2026

Особенности для разных категорий работников

А․ Работники, трудоустроенные до (имели выбор)

• Если они не написали заявление на сохранение бумажки до — они уже переведены на ЭТК автоматически․ Дополнительное заявление писать не нужно, достаточно приказа работодателя на основании закона․
• Если они написали заявление на сохранение бумажки до , но сейчас хотят сменить выбор — они пишут заявление по образцу выше․ Право на однократный переход сохраняется․

Б․ Работники, трудоустроенные после

• Для них ЭТК — единственный формат․ Заявление на переход не требуется (оно бессмысленно)․ Бумажная ТК не заводится, не хранится у работодателя․

В․ Удаленные работники

Правила те же самые․ Заявление может быть направлено по почте (заказным письмом с вложением перечня вложений) или через ЭДО/личный кабинет СФР/Госуслуг с использованием ЭЦП․ Бумажная ТК (если была) отправляется заказным письмом с объявленной ценностью и уведомлением о вручении․

Ответственность работодателя за нарушение сроков и процедуры

Частые ошибки и риски (Чек-лист для проверки)

1. Ошибка: Делать запись в бумажной ТК «Переведен на ЭТК»․
   Правильно: Записей в ТК не делается․ Книжка просто выдается на руки․
2. Ошибка: Не сдавать СЗВ-ТД за прошлые годы работы у этого работодателя․
   Правильно: Обязательно «загрузить» историю в СФР, иначе стаж сотрудника «обнулится» в личном кабинете Госуслуг/СФР․
3. Ошибка: Удержать бумажную ТК у себя в архиве «на всякий случай»․
   Правильно: Это грубое нарушение ст․ 66․1 ТК РФ․ Книжка — собственность работника․
4. Ошибка: Игнорировать заявление удаленника, требуя личного присутствия․
   Правильно: Работать через ЭДО/Почту/Госуслуги․

Как работнику проверить корректность перехода

После того как работодатель сдаст отчетность, сотрудник может проверить статус через:

• Личный кабинет Госуслуг → Раздел «Работа и пенсия» → «Электронная трудовая книжка»․
• Личный кабинет СФР (lk․sfr․gov․ru)․
• Приложение «Госуслуги․ Стоп-коронавирус» / «СФР» (раздел «Трудовая книжка»)․

В кабинете должны отображаться: текущий работодатель (ООО «*»), дата приема, а также вся история записей, перенесенная из бумажной книги (если работодатель корректно сдал СЗВ-ТД)․

Резюме: Ключевые выводы для 2026 года

• Переход на ЭТК с — обязателен для всех, кроме тех, кто успел зафиксировать выбор бумажки до ․
• Заявление работника сейчас актуально только для смены выбора» (бумага → электрон) или при приеме на работу лиц, никогда не имевших ТК (но для них заявление не нужно, ЭТК по умолчанию)․
• Главная задача HR: передать историю (СЗВ-ТД) и выдать бумажную книгу на руки․
• Сроки: Приказ — в день заявления или след․ день; СЗВ-ТД — в срок сдачи ЕФС-1 (обычно до 15-го числа след․ месяца, но лучше сразу); Выдача книги — в день приказа или при ближайшем контакте․

Важно: Данная статья носит информационный характер․ Для оформления конкретных кадровых документов рекомендуется обратиться к актуальному ТК РФ, 102-ФЗ и методическим рекомендациям СФР, а также проконсультироваться с кадровым юристом организации *․

Статья подготовлена на основании законодательства РФ, актуального на ․ Нормативная база может меняться, следите за обновлениями на сайте sfr․gov․ru и в «КонсультантПлюс» / «Гарант»․