Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

С 1 января 2020 года в России вступил в силу закон о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК). На процесс перехода уже завершен для подавляющего большинства сотрудников, однако кадровые специалисты регулярно сталкиваются с нюансами: приеме на работу лиц, никогда не работавших до 2020 года, переходом «старичков», оформлением отчетности в Социальный фонд (СФР) и сохранением бумажных оригиналов.

Данная статья подробно разбирает алгоритм действий работодателя в 2024–2026 годах, когда на стол кадровика поступает заявление работника о выборе формата трудовой книжки.

Правовая база и актуальные правила на 2026 год

Основным нормативным актом является Федеральный закон от № 66-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ и отдельные законодательные акты РФ в части ведения трудовых книжек в электронном виде». Ключевые положения, актуальные на текущий момент:

Первичное трудоустройство (после 2020 г.): Если гражданин трудоустраивается впервые (никогда не имел трудовой книжки), работодатель обязан завести ему ЭТК. Бумажная трудовая книжка не заводится, не выдается и не требуется (ст. 66.1 ТК РФ). Заявление на «выбор» в этом случае не пишется — формат задан законом.
Работники, имеющие бумажную ТК до 2020 г.: Имеют право выбрать: продолжить ведение бумажной версии или перейти на ЭТК. Выбор фиксируется заявлением работника.
Сроки выбора: Изначально дедлайн был установлен на 31 декабря 2020 года. Однако если работник не сдал заявление к этой дате (например, был в отпуске, на больничном, не работал с 2018 года и вернулся только сейчас), он сохраняет право написать заявление в любой момент при обращении к работодателю.
Отзыв заявления: Работник может вернуть бумажную книжку и перейти на ЭТК (или наоборот, если ЭТК еще не заведена) в любой момент, написав новое заявление.

Сценарий А: Работник трудоустраиваеться впервые (нет стажа до 2020 г.)

Это самый частый кейс в 2024–2026 гг. (выпускники, лица, не работавшие официально).

Алгоритм действий кадровика:

Заявление НЕ требуется. Поскольку закон предписывает ведение ЭТК для «новичков» императивно, просить их писать заявление на ЭТК юридически излишне (хотя некоторые компании берут заявление «о знакомстве с правом на ЭТК» для внутреннего контроля).
Оформление приема: Приказ о приеме, трудовой договор, личная карточка Т-2 (или электронный аналог).
Сведения о трудовой деятельности (СТД): Работодатель направляет СТД в СФР (ранее — в ПФР) в установленные сроки (не позднее следующего рабочего дня после приказа о приеме).
Бумажная ТК: Не заводится, не покупается, не выдается. Если у кандидата вдруг есть старая пустая бланк ТК — она ему не нужна, он оставляет её у себя.

Важно: Даже если работник принес старую пустую трудовую книжку (купленную заранее или осталась у родителей), вносить в неё запись о приеме запрещено. Это создаст дублирование учета (бумага + ЭТК), что приведет к ошибкам в пенсионном стаже.

Сценарий Б: Работник имеет бумажную ТК (стаж до 2020 г.) и пишет заявление на переход на ЭТК

Ситуация: сотрудник пришел на работу в 2024–2026 гг., предъявил бумажную трудовую книжку (например, последняя запись 2018 года) и написал заявление о переходе на электронный формат.

Пошаговая инструкция:

Шаг 1. Принять и зарегистрировать заявление

Заявление пишется свободной формой (образцы есть в КонсультантПлюс, Контур.Школе, на сайте Е-Офис 24, в типовых базах 1С). Обязательные реквизиты:

Наименование организации/ИП (ФИО ИП ).
ФИО работника (Фамилия И.О.).
Текст: «Прошу перевести ведение моей трудовой книжки в электронный вид / предоставить сведения о трудовой деятельности в электронном виде»;
Дата составления, подпись, расшифровка подписи.

Шаг 2. Оформить прием на работу (Приказ/Распоряжение)

В приказе о приеме (формы Т-1/Т-1а или свободной) в основаниях указывается: «Заявление о переходе на ЭТК от *..202 № *».

Шаг 3. Работа с бумажной трудовой книжкой, КРИТИЧЕСКИ ВАЖНЫЙ МОМЕНТ

Не забирайте бумажную трудовую книжку у работника и не храните её в архиве!

Сотрудник оставляет её у себя навсегда.
В бумажной книжке НЕ делается запись о приеме на работу в вашу организацию.
В бумажной книжке НЕ ставится штамп/отметка о переходе на ЭТК (закон это не требует, а риск порчи документа есть).
Работодатель обязан сделать копии всех заполненных разворотов бумажной ТК (ьный лист, развороты с записями о работе, награждения) для своего архива/личного дела сотрудника. Это нужно для проверки стажа при расчете отпусков, больничных, пенсии.

Рекомендация экспертов (актуально на 2026 г.): При выдаче сотрудника его бумажной ТК на руки под роспись в журнале учета движения ТК (или в личной карточке) зафиксируйте: «Трудовая книжка № * выдана на руки владельцу в связи с переходом на ЭТК по заявлению от .*.202». Копии разворотов забираются в личное дело.

Шаг 4. Отчетность в СФР (ЕФС-1 / СЗВ-ТД)

Это обязательное требование. Работодатель должен уведомить Социальный фонд о выборе работником формата ЭТК.

Форма: ЕФС-1 (раздел 1, подраздел 1.1 «Сведения о застрахованном лице»).
Срок сдачи: В составе ЕФС-1 за отчетный месяц, в котором подано заявление (обычно — до 15-го числа следующего месяца).
Что заполнять: В строке «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности/ведении трудовой книжки» указывается дата подачи заявления работником. Если в месяце других кадровых мероприятий нет — остальные строки не заполняются.
СЗВ-ТД: При приеме на работу сдается СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) с признаком «Электронная трудовая книжка».

Образец заявления (универсальный для 2024–2026 гг.)

Кому:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от: Иванова П.П. (Фамилия * П.П.)
проживающего по адресу: г. , ул. , д. , кв. 
телефон: +7 () --

ЗАЯВЛЕНИЕ
о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде

Я, Иванов Петр Петрович (Фамилия * П.П.), работающий в ООО «Ромашка» на должности менеджера (или: поступающий на работу в ООО «Ромашка»), в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ,

ПРОШУ:
Перевести ведение моей трудовой книжки в электронном виде (предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в Социальный фонд Российской Федерации).
Бумажную трудовую книжку № * серия * (если имеется) оставляю у себя.

С правами и обязанностями, связанными с переходом на электронную трудовую книжку, ознакомлен(а).

Приложение: копии заполненных страниц бумажной трудовой книжки (если применимо).

«___» _____________ 202* г. ________________ /Иванов П.П. (Фамилия * П.П.)/

Сценарий В: Работник пишет заявление на ОСТАНОВКУ ЭТК / возврат к бумаге

Закон дает право вернуть бумажную книжку, ЕСЛИ ЭТК еще не заведена (т.е. работник нигде не работал после 2020 г. и у него нет СТД в СФР).

Если ЭТК уже заведена (есть записи в СФР), вернуться к бумажному виду НЕЛЬЗЯ (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Работник может только получить выписку из ЭТК.
Если ЭТК не заведена — работник пишет заявление «Прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде». Работодатель заводит/продолжает бумажную ТК, в СФР по ЕФС-1 сдает сведения о выборе бумажного формата.

Частые ошибки кадровиков (Чек-лист на 2026 год)

Ошибка	Последствия	Как правильно
Вносить запись в бумажную ТК при приеме на ЭТК	Дублирование стажа, ошибки ПФР/СФР, споры при пенсии	Бумажную ТК не трогать, копии в личное дело
Забирать бумажную ТК в архив организации	Нарушение ст. 66 ТК РФ (ТК хранится у работодателя ТОЛЬКО при бумажном ведении)	Выдать на руки под роспись в журнале/карточке
Не сдавать ЕФС-1 с датой заявления	Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ, некорректный учет в СФР	Сдать ЕФС-1 в месяц подачи заявления
Просить «новичка» (без стажа до 2020) написать заявление на ЭТК	Лишняя бумажка, путаница в документообороте	ЭТК заводится автоматически по закону
Не делать копий бумажной ТК при переходе на ЭТК	Невозможность подтвердить стаж до 2020 г. при расчете отпуска/больничного/пенсии	Обязательно сканировать/ксерокопировать все заполненные страницы

Получение выписки из ЭТК для работника

После оформления перехода на ЭТК (или при первичном трудоустройстве) работник имеет право получить выписку из ЭТК.

Способы: Личный кабинет на Госуслугах, приложение «Госуслуги», личное обращение в клиентскую службу СФР (ранее ПФР), через работодателя (по желанию работодателя).
Срок: Работодатель предоставляет выписку в течение 3 рабочих дней с момента обращения сотрудника (если предоставляет через себя).
Форма: Утверждена Приказом Минтруда РФ от № 764н (с изм.).

Особенности для ИП и некоммерческих организаций

Правила идентичны для всех страхователей: ИП, ООО, АО, фонды, бюджетные учреждения. Ответственность за сдачу ЕФС-1 и СЗВ-ТД, за правильное оформление приема и хранение копий бумажной ТК лежит на страхователе (работодателе) независимо от организационно-правовой формы.

Резюме: Краткий чек-лист при получении заявления на ЭТК

Проверить: Есть ли у работника бумажная ТК (стаж до 2020 г.)?
- НЕТ (первое трудоустройство): Заявление не нужно. Оформляем прием -> Сдаем СЗВ-ТД (признак ЭТК). Готово.
- ДА: Переходим к п. 2.
Взять заявление на переход на ЭТК (с датой и подписью).
Сделать копии всех заполненных страниц бумажной ТК.
Вернуть бумажную ТК работнику на руки под роспись (в журнале движения ТК или личной карточке). Не ставить отметки в самой ТК.
Оформить приказ о приеме (с ссылкой на заявление).
Сдать СЗВ-ТД о приеме (признак ЭТК).
Сдать ЕФС-1 за текущий месяц с заполненной датой заявления в подразделе 1.1.
Класть в личное дело: Заявление (оригинал), копии страниц ТК, копия приказа.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ТК РФ, 66-ФЗ, Постановления Правительства, Приказы Минтруда/СФР) и судебной практике на .
Образцы документов (ЕФС-1, Заявления, СЗВ-ТД) рекомендуется брать в актуальных версиях из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант, Контур.Экстерн) или на официальном сайте СФР (sfr.gov.ru).
Персональные данные в примерах замаскированы (*).