С введением единой формы Справки о доходах и суммах удержанного налога (утв. Приказом ФНС от № ЕД-7-11/753, Приложение 4), вышедшей на смену привычной 2-НДФЛ, у многих работодателей, особенно малых предприятий и ИП — возник вопрос: как заполнить реквизиты главного бухгалтера, если его в штате нет? Статья 7 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» позволяет руководителю вести учет самостоятельно. Ниже, подробная инструкция, как оформить справку без ошибок и претензий со стороны контролирующих органов.

Кто имеет право подписывать справку: директор или бухгалтер?

Согласно нормативным актам (в частности, разъяснениям ФНС и Приказу № ЕД-7-11/753), справку о доходах обязан подписать руководитель организации (директор) или лицо, действующее на основании доверенности.

• Подпись директора — обязательна. Именно руководитель несет ответственность за достоверность сведений.
• Подпись главного бухгалтера — не обязательна. Если в организации нет штатного бухгалтера (учет ведет директор сам или по аутсорсингу), графа «Главный бухгалтер» заполняется особым образом.

Важно: Аутсорсинговая компания (бухгалтер по договору ГПХ) не может подписывать отчетность за организацию, если не оформлена доверенность от директора и не внесены изменения в учетную политику/штатное расписание. Право подписи уполномоченного лица должно быть закреплено в приказе или доверенности.

Как заполнить блок «Главный бухгалтер», если его нет

В форме Справки (Приложение 4 к Приказу ФНС) предусмотрены строки для ФИО и подписи главного бухгалтера. Если штатная единица отсутствует, действует следующий алгоритм:

1. В строке «Должность» пишем: «Руководитель» (или «Директор», «Председатель» — в соответствии с Уставом).
2. В строке «Фамилия, имя, отчество» указываем ФИО директора (например: Иванов И.И.).
3. Подпись ставит тот же директор.
4. Расшифровка подписи ставиться рядом (ФИО полностью).

Таким образом, директор подписывает справку дважды (или один раз, если форма позволяет объединить строки, но безопаснее заполнить обе строки):

• В блоке «Руководитель» — как лицо, утверждающее документ.
• В блоке «Главный бухгалтер» — как лицо, отвечающее за ведение бухгалтерского и налогового учета (п. 7 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Пример заполнения (фрагмент)

Руководитель организации:
Должность: Директор
Подпись: _____________ /Иванов И.И./
Расшифровка: Иванов Иван Иванович

Главный бухгалтер:
Должность: Руководитель
Подпись: _____________ /Иванов И.И./
Расшифровка: Иванов Иван Иванович

Примечание: В электронном виде (при сдаче через Контур.Экстерн или личный кабинет налогоплательщика) XML-схема также допускает заполнение реквизитов бухгалтера данными руководителя, если отдельное лицо не назначено.

Оформление правомочий: приказ и доверенность

Чтобы избежать вопросов от банка (при выдаче справки сотруднику) или инспекции, рекомендуется зафиксировать отсутствие бухгалтера документально:

• Приказ о назначении ответственного за учет. Текст: «В соответствии со ст. 7 ФЗ-402, ведение бухгалтерского учета возлагаю на себя — Директора ООО «Ромашка» Иванова И.И.».
• Доверенность (если подписывает не директор). Если справку подписывает зам. директора или другой сотрудник, обязательна машинопечатная доверенность с указанием полномочий на подписание налоговой отчетности и справок. В справке в графе «Руководитель» указывается должность и ФИО именно этого уполномоченного лица.

Техническое оформление: программы и сервисы

Ручное заполнение бланка в Word/Excel допускается, но повышает риск ошибок. Профессиональные сервисы (например, Контур.Экстерн, 1С, Элба и др.) автоматически подтягивают актуальную форму на нужный отчетный период.

• Система сама определит, какая редакция формы действовала в момент выплаты дохода.
• При настройке профиля организации укажите: «Бухгалтерия ведет руководитель», программа скроет лишние поля или заполнит их данными директора.
• Сервис напомнит о сроках сдачи расчета по НДФЛ в ФНС (обычно до последнего числа месяца, следующего за кварталом выплаты).

Особенности для ИП, самозанятых и лиц без официальной работы

Ситуация «нет бухгалтера» стандартна для ИП и самозанятых, но правила получения справки у них отличаются:

Типичные ошибки и как их избежать

1. Оставление графы «Главный бухгалтер» пустой. Форма может не пройти валидацию при электронной сдаче или вернут в банке/соцзащите. Решение: Заполните данными директора (см. п. 2).
2. Подпись аутсорсера без доверенности. Бухгалтер из аутсорсинговой фирмы (* ООО «БухСервис» *) не имеет права подписывать отчетность за клиента без нотариальной/машинопечатной доверенности и приказа клиента. Решение: Подписывает директор клиента.
3. Использование устаревшей формы 2-НДФЛ. С 2021 года для предоставления сотруднику действует только Справка о доходах (Приложение 4). Старый бланк 2-НДФЛ нужен только для отчетности за периоды до 2021 г. Решение: Проверяйте дату актуальности формы в сервисе отчетности.
4. Несвоевременная выдача сотруднику. Справку нужно выдать в течение 3 рабочих дней с момента запроса (ст. 62 ТК РФ, п. 3 ст. 230 НК РФ). Штрафы за нарушение сроков, по ст. 126 НК РФ.

Электронная подача в ФНС: нюансы 2026 года

С 2023 года расчет по НДФЛ сдается ежемесячно (до 28 числа), а Справка о доходах формируется на конец года и сдается в ФНС вместе с расчетом за декабрь (до 28 января или 15 февраля — уточняйте актуальные сроки в КонсультантПлюс/Гаранте на момент сдачи).

• При сдаче через Контур.Экстерн или другой ЭДО-оператора, XML-файл формируется автоматически.
• В файле тег <Signer> для бухгалтера заполняется данными директора, если признак «Бухгалтер отсутствует» установлен в настройках.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) нужна только у директора (или уполномоченного лица). КЭП бухгалтера не требуется.

Образцы и шаблоны: где брать официальные примеры

Официальные образцы заполнения Справки о доходах, расходах, имуществе (для госслужащих/депутатов) и Справки о доходах физлиц публикуються на сайтах:

• Минтруд России — раздел «Методические рекомендации» (актуальны для 2024–2026 гг.).
• ФНС России — раздел «Формы отчетности» → Приказ ЕД-7-11/753 @ Приложение 4.
• Следственный комитет РФ — примеры заполнения деклараций (для антикоррупционных справок).
• Сайт nalog.gov.ru → Личный кабинет налогоплательщика → «Получить справку о доходах» (готовый PDF с печатью/ЭЦП инспекции).

Чек-лист перед выдачей справки сотруднику

• [ ] Использована актуальная форма (Приложение 4 к Приказу ФНС от № ЕД-7-11/753 в ред. на дату выплаты).
• [ ] Заполнены все обязательные реквизиты: ИНН, КПП организации, код причины (1 — основное место работы, 2 — совместительство и т.д.).
• [ ] Правильно рассчитаны доходы, вычеты, налог (проверка по строке 110/120/130).
• [ ] В блоке «Главный бухгалтер» стоят должность «Руководитель» и ФИО директора (если бухгалтера нет в штате).
• [ ] Подписи директора стоят в обоих блоках (Руководитель и Гл. бухгалтер) с расшифровкой.
• [ ] Поставлена печать организации (если используется, не обязательна для ИП/ООО по ст. 14 ФЗ-129, но часто требуется банками).
• [ ] Справка выдана в 3-дневный срок после заявления сотрудника.
• [ ] Данные совпадают с сданным в ФНС Расчетом по НДФЛ (перекрестная сверка).

Отсутствие штатного бухгалтера — стандартная ситуация для малого бизнеса, ИП и некоммерческих организаций. Законодатель (ст. 7 ФЗ-402, Приказ ФНС № ЕД-7-11/753) прямо разрешает директору подписывать Справку о доходах за главного бухгалтера. Главное — зафиксировать это факт приказом, правильно заполнить реквизиты в форме (дублируя данные директора) и использовать актуальное ПО для генерации XML-файла отчетности в ФНС. Это исключит отказы банков, соцзащиты и претензии налоговой инспекции.

Материал подготовлен на основе актуальных на г. нормативных актов (НК РФ, ФЗ-402, Приказ ФНС ЕД-7-11/753, разъяснений Минтруда и ФНС). Конкретные реквизиты организаций, ФИО сотрудников и номера телефонов в примерах скрыты (*). Для решения индивидуальных вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или юристу.