Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Оформление замещения сотрудника, ушедшего в отпуск, — это стандартная кадровая процедура, которая требует строгого соблюдения трудового законодательства (в частности, ст. 60.2 ТК РФ). На актуальным остается порядок, при котором основным документом, легализующим выполнение чужой работы, является дополнительное соглашение к трудовому договору. В этой статье мы подробно разберем, как правильно подготовить пакет документов, рассчитать доплату и составить соглашение, используя актуальные образцы.

Правовые основы замещения в 2026 году

Согласно трудовому кодексу, выполнение работы за временно отсутствующим работником (в т.ч. находящимся в отпуске) возможно только при письменном согласии замещающего сотрудника. Принуждать к этому нельзя. Отношения оформляются одним из двух способов:

Внутреннее совмещение (ст. 60.2 ТК РФ): Работник выполняет обязанности отсутствующего коллеги параллельно со своей основной работой. Это самый частый вариант на период отпуска.
Временный перевод на другую работу (ст. 72.2 ТК РФ): Работник полностью освобождается от своих обязанностей и переключается на работу отсутствующего. Применяется редко, обычно по соглашению сторон.

Важно: Написание отдельного заявления от работника не обязательно (хотя практика его написания все еще встречается). Достаточно письменного согласия, которое может быть оформлено прямо в теле дополнительного соглашения или отдельным документом (служебной запиской/заявлением).

Пошаговая инструкция по оформлению (3 этапа)

Судебная практика и рекомендации трудового инспектората выделяют три обязательных этапа:

Получение письменного согласия. Сотрудник знакомится с объемом дополнительной работы и условиями оплаты, ставит подпись.
Издание приказа (распоряжения) о возложении обязанностей. На основании доп. соглашения руководитель подписывает приказ по форме Т-5 (для совмещения) или в свободной форме.

Структура и обязательные реквизиты дополнительного соглашения

Единой утвержденной формы нет, документ составляется в произвольной письменной форме. Однако для юридической силы в нем обязательно должны быть следующие блоки:

Шапка: Наименование организации (ИП ), номер и дата соглашения, место составления (город ).
Ссылка на основной договор: Номер и дата трудового договора, к которому прилагается соглашение, ФИО работника (Иванов И.И. ).
Предмет соглашения: Четкое указание: «Возложение обязанностей работника [ФИО отсутствующего, напр. Петров П.П. ] на период его ежегодного оплачиваемого отпуска».
Срок действия: Конкретные даты начала и окончания отпуска основного сотрудника (например, с по ). Фраза «на время отпуска» без дат недопустима.
Режим работы: Указание, что работа выполняется в совмещении с основной должностью (внутреннее совмещение).
Оплата труда (Ключевой пункт!): Размер доплаты. Закон устанавливает минимум, не ниже оклада/тарифной ставки за выполненную работу (пропорционально отработанному времени). Можно установить фиксированную сумму или процент от оклада замещаемого.
Порядок расчета: Как именно считать: за фактически отработанные часы/смены или за весь период календарных дней.
Подписи сторон: Подпись уполномоченного лица работодателя (Директор * / М.П.) и подпись работника с расшифровкой.

Образец дополнительного соглашения (Шаблон для Word)

Ниже приведен универсальный шаблон, подходящий для большинства ситуаций. Вы можете скопировать его в Word и заполнить данными вашей организации.

 ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № ___ к трудовому договору № ___ от ___ г. «___» _________ 2026 г.
ООО «» (ИП ), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора , действующего на основании Устава, с одной стороны, и Иванов Иван Иванович *, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:
ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ
 В период нахождения на ежегодном основном оплачиваемом отпуске главного бухгалтера (менеджера, оператора и т.д.) Петрова Петра Петровича * с по включительно, Работнику возлагаются обязанности указанного работника в порядке внутреннего совмещения (ст. 60.2 ТК РФ) параллельно с выполнением обязанностей по основной должности бухгалтера (менеджера и т.д.).
 СРОК ДЕЙСТВИЯ
 Настоящее соглашение вступает в силу с и действует до (до выхода на работу основного работника).
 В случае досрочного выхода на работу замещаемого работника или продления его отпуска, срок действия соглашения соответственно сокращается или продлевается дополнительным соглашением сторон.
ОПЛАТА ТРУДА И УСЛОВИЯ ВЫПЛАТЫ
 За выполнение обязанностей замещаемого работника Работнику устанавливается доплата в размере: 50% от оклада замещаемой должности (или фиксированная сумма XX 000 руб., или 100% тарифной ставки за отработанное время, выбрать нужное).
 Доплата производится пропорционально фактически отработанному времени (количеству отработанных часов/смен) за счет средств Работодателя.
 Выплата производится в сроки, установленные для выплаты заработной платы по основной должности (аванс / зарплата), вместе с основной заработной платой.
УСЛОВИЯ ТРУДА
 Работник выполняет работу по совмещению в обычные для него рабочие часы (смены) / в установленные графиком смены часы (при необходимости — описать график).
 На время действия соглашения Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск по основной должности в общем порядке.
ПОРЯДОК РАСХОДОВАНИЯ СПОРОВ
 Споры решаются в порядке, установленном действующим трудовым законодательством РФ.
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
 Настоящее соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах одинаковой юридической силы: один для Работодателя, второй, для Работника.
 В остальном условия трудового договора № ___ от ___ остаются без изменений.
 АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН:
РАБОТОДАТЕЛЬ:
 ООО «»
 Генеральный директор _____________ / /
 М.П.
РАБОТНИК:
 _____________ / Иванов И.И. * /
 «___» _________ 2026 г. 

Особенности расчета доплаты (Примеры на 2026 год)

Ошибки в расчете доплаты, самая частая причина претензий ГИТ и судов. Рассмотрим основные варианты:

Вариант А: Процент от оклада замещаемого (Фиксированная доплата за период)

Условие: Оклад замещаемого (Петрова П.П.) — 60 000 руб. Доплата = 50% оклада = 30 000 руб. за весь период отпуска (21 календарный день).

Расчет при отработке полного периода: Выплачивается полная сумма 30 000 руб.

Расчет при болезни замещающего (напр. 5 дней невыхода): Доплата уменьшается пропорционально отработанному времени. (30 000 / 21 * 16 = 22 857 руб.); Важно: Такой подход допустим, если в соглашении прямо прописано: «Доплата выплачивается пропорционально отработанному времени».

Вариант Б: Оплата за фактически отработанные часы (Почасовая)

Условие: В соглашении указано: «Доплата производится за каждый отработанный час работы за замещаемого в размере 1/160 от оклада замещаемого (или фиксированная ставка за час)».

Это самый прозрачный и безопасный для работодателя вариант. Если работник ушел в больничный или гулял — доплата за это время не начисляется.

Вариант В: Полный оклад замещаемой должности

Если замещающий полностью освобождается от своей работы (временный перевод), ему платят зарплату замещаемой должности (не ниже оклада). При совмещении — это суммируется с его окладом.

Пакет сопутствующих документов

Помимо доп. соглашения, для чистой кадровой истории необходимо подготовить:

Служебная записка / Заявление от работника (инициатор может быть и работодателем, и работником). Текст: «Прошу возложить на меня обязанности Петрова П.П. * на период его отпуска с 10.06 по г. с доплатой 50% оклада». С подписью и датой.
Приказ о возложении обязанностей (Форма Т-5 или свой бланк). Основание: доп. соглашение № ___ от ___.
Приказ об оплате работы (если доплата не фиксирована в соглашении четко).
Табель учета рабочего времени (Т-12/Т-13). Часы работы за замещаемого отмечаются кодом «РВ» (работа в выходной/праздничный) или просто часами, если это рабочие дни, с указанием в пояснении «совмещение».

Частые ошибки и риски (Чек-лист для проверки)

Ошибка	Последствие	Как исправить
Отсутствие дат начала/окончания в соглашении («на время отпуска»)	Соглашение бессрочно, риск доплат после выхода коллеги	Всегда указывать конкретные календарные даты отпуска
Доплата ниже оклада/ставки за выполненную работу	Нарушение ст. 151, 60.2 ТК РФ, штрафы ГИТ	Устанавливать доплату не ниже пропорционального оклада
Отсутствие подписи работника в соглашении	Документ недействителен, работа считается неоплаченной/добровольной	Обязательно 2 подписи: работодателя и работника
Неиздан приказ на основании соглашения	Нет основания для табеля и начисления в 1С/ЗУП	Приказ издается в день начала замещения или ранее
Замещение директора / главного бухгалтера без уведомления банка/налоговой	Проблемы с ЭЦП, подписью документов, банковским контролем	Для КР и ГБУ — смена ЭЦП, уведомление банка о временном лице

Особенности замещения руководящих должностей (Директор, Гл. бухгалтер)

Если в отпуске уходит Генеральный директор или Главный бухгалтер, простого доп. соглашения недостаточно для внешнего оборота:

Необходимо заранее (до ухода в отпуск) оформить доверенность на замещающего для подписи первички, договоров, платежек.
Для Главного бухгалтера: уведомить налоговую инспекцию и банк (смену лица, подписывающего отчетность и платежки, смену ЭЦП).
Для Директора: решение учредителей/собственника о временном исполнении обязанностей (протокол собрания), доверенность на подпись всего, кроме кадровых приказов (их подписывает собственник или уполномоченный орган).

Автоматизация и электронный документооборот

В 2026 году большинство организаций перешли на ЭДО (СБИС, Диадок, 1С-Документооборот, Контур.Экстерн). Процесс выглядит так:

HR-менеджер формирует задачу/документ в системе на базе шаблона.
Документ маршрутизируется на согласование: Руководитель -> Бухгалтерия -> Работник.
Работник ставит КЭП (Квалифицированную Электронную Подпись) в личном кабинете или приложении (Госключ, Контур.Подпись).
Система автоматически генерирует приказ, отправляет уведомление в бухгалтерию для начисления.

Это исключает потерю бумажных экземпляров и ошибки в датах.

Резюме: Алгоритм действий HR за 15 минут

Уточнить у руководителя/бухгалтерии: КОГО замещаем, ДАТЫ отпуска, СУММУ/ПРОЦЕНТ доплаты.
Получить устное/письменное согласие кандидата на замещение.
Заполнить шаблон доп. соглашения (см. раздел 4), вставив конкретные даты, ФИО (*), суммы.
Распечатать 2 экз. (или отправить на ЭЦП).
Подписать соглашение (Работодатель -> Работник).
Выдать 1 экз. работнику под роспись (или зафиксировать в ЭДО).
Подготовить и подписать Приказ (Т-5).
Передать копию приказа в бухгалтерию и табельщику.
При выходе основного сотрудника, закрыть период (приказ о прекращении возложения обязанностей не нужен, если в доп. соглашении стоит конечная дата, но для порядка можно издать).

Дисclaimer: Данная статья носит информационный характер. Трудовое право динамично меняется, судебная практика уточняет нюансы. Перед применением шаблона в конкретной организации рекомендуется согласовать текст с профильным юристом или аутсорсинговой компанией (например, *), учитывая локальные нормативные акты (ЛНА) и коллективный договор.

Образец соглашения и приказа можно скачать в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант, Система Юрист) или на порталах кадровых сервисов в разделе «Готовые документы / Кадровые документы / Совмещение и замещение».