Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Делоизводитель воинской части — это ключевой специалист, обеспечивающий организацию документооборота, учет, хранение и использование документов в соответствии с законодательством РФ, уставами Вооруженных Сил и внутренними нормативными правовыми актами Министерства обороны. Данная статья подробно описывает круг задач, прав и ответственности, возлагаемых на данную должность.

Нормативно-правовая база деятельности

Деятельность делопроизводителя регламентируется следующими основными документами:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Устав внутренней службы Вооруженных Сил РФ (УВВ);
Инструкция по делопроизводству в органах управления Вооруженных Сил РФ, воинских частях и организациях (утв. приказом Минобороны РФ);
Приказ Министра обороны РФ от г. № «Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства…»;
Внутренний распорядок воинской части и должностная инструкция делопроизводителя.

Общие положения и подчиненность

Делоизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом командира воинской части. Непосредственно подчиняется начальнику штаба (начальнику управления/отдела) или иному должностному лицу, курирующему документооборот (например, старшему делопроизводителю, начальнику канцелярии).

Требования к кандидату: как правило, требуется среднее профессиональное или высшее образование (юридическое, архивистическое, управленческое), знание нормативных актов по делопроизводству, навыки работы с АСУ «Делопроизводство» (ЭДО), 1С:Документооборот или иными специализированными программами.

Основные должностные обязанности

Обязанности условно делятся на несколько блоков:

Организация входящего и исходящего документооборота

Прием и регистрация входящих документов: принятие почты, приказов, распоряжений, писем, телеграмм, факсимильных сообщений, электронных документов. Присвоение регистрационных номеров по журналам учета (бумажным или в АСУ) с указанием даты поступления, индекса, краткого содержания, исполнителя.
Первичная обработка: проверка документов на соответствие установленным требованиям (наличие реквизитов, подписей, печатей, вложений), сортировка по видам и адресатам.
Распределение на исполнение: передача документов ответственным исполнителям (офицерам, офицерам штата, сотрудникам отделов) под роспись в журнале или через ЭДО с контролем сроков исполнения.
Регистрация исходящих документов: присвоение исходящих номеров приказам, распоряжениям, письмам, отчетам, справкам, подписываемым командиром части и уполномоченными лицами.
Отправка корреспонденции: подготовка к отправке (печать, сверка с оригиналами, комплектация вложений), передача в почтовую связь, курьерскую службу, передачу по каналам ЭДО/ВЧС. Учет отправленных документов в журналах отправки.

Работа с внутриведомственными документами (приказы, распоряжения, планы)

Подготовка проектов приказов командира части, распоряжений начальника штаба по заданным формам.
Согласование проектов документов с заинтересованными должностными лицами (прокурор, финансовый отдел, кадровая служба, полигонный отдел и др.) с фиксацией виз в журнале согласования или в ЭДО.
Оформление подписанных приказов/распоряжений: нумерация, оформление титульных листов, расстановка грифов секретности (при наличии), простановка отметок «В исполнении», «В сведениях».
Рассылка приказов и распоряжений адресатам (подразделениям, службам, личным составу) с учетом доступа к сведениям ограниченного распространения.
Контроль за своевременным исполнением приказов и распоряжений: ведение журнала контроля исполнения, еженедельное (ежедневное) информирование командира/начальника штаба о состоянии исполнения.

Ведение делопроизводства по номенклатуре дел

Это одна из самых трудоемких функций, включающая:

Формирование номенклатуры дел: ежегодное (к * числа) составление и согласование номенклатуры дел воинской части на очередной год с учетом типовых номенклатур, утвержденных Минобороны РФ.
Открытие дел: своевременное открытие дел по утвержденной номенклатуре, оформление обложек дел (формы *), заполнение реквизитов (индекс, заглавие, даты начала/окончания, срок хранения).
Регистрация и раскладка документов по делам: ежедневная раскладка исполненных документов по делам в хронологическом или систематическом порядке.
Оформление дел к сдаче в архив: по окончании года (или срока ведения дела), переплетка дел, нумерация листов, составление внутренних описей (инвентарей), заполнение обложек итоговыми данными, проверка полноты и правильности оформления.

Работа в Автоматизированной системе управления (АСУ) / ЭДО

В современных условиях это основной режим работы:

Ввод данных о поступивших и исходящих документах в АСУ «Делопроизводство» (или иную применяемую в части систему).
Создание электронных карточек документов, прикрепление сканированных копий/файлов;
Обеспечение маршрутизации документов на согласование и исполнение в электронном виде с использованием ЭЦП (электронной цифровой подписи) уполномоченных лиц.
Контроль сроков исполнения через системные отчеты и дашборды.
Формирование отчетных форм (сводки по документообороту, отчеты о состоянии исполнения приказов) для руководства части и вышестоящих органов.
Резервное копирование баз данных, соблюдение режима информационной безопасности при работе с ЭЦП и ключевыми носителями (флеш-токенами).

Работа с документами секретной и особой важности

При наличии допуска к гостайне (1-я, 2-я, 3-я форма):

Учет, регистрация и перемещение секретных документов в строгом соответствии с Инструкцией по защите гостайны в Вооруженных Силах.
Обеспечение режима секретности при передаче, хранении и уничтожении документов.
Ведение специальных журналов учета секретных документов (журнал № , журнал № и др.).
Участие в ежеквартальных/полугодовых инвентаризациях секретной документации.

Архивное дело и хранение документов

Организация хранения текущих дел в канцелярии (делопроизводстве) в соответствии с требованиями пожарной безопасности и сохранности.
Подготовка и сдача дел в архив воинской части (или в Центральный архив МО РФ) по истечении сроков хранения в канцелярии.
Выдача дел и документов по запросам должностных лиц, судов, прокуратуры, следственных органов, граждан (ветеранов, родственников) с оформлением выписок, справок, заверенных копий.
Участие в экспертизе документов по ценности и срокам хранения (актирование дел на уничтожение или продление хранения).

Контроль и отчетность

Ежедневный контроль за движением документов, соблюдением сроков регистрации и исполнения.
Подготовка ежемесячных/квартальных отчетов о состоянии делопроизводства для командира части.
Подготовка материалов к проверкам (военно-прокуратуры, вышестоящего штаба, ревизий Минобороны).
Взаимодействие с архивом части, кадровой службой, секретариатом командира части.

Права делопроизводителя

Для исполнения обязанностей делопроизводитель имеет право:

Требовать от должностных лиц и подразделений предоставления необходимых документов, сведений и объяснений по вопросам делопроизводства.
Приостанавливать исполнение документов, оформленных с нарушением установленных правил, до устранения замечаний.
Запрашивать у вышестоящих органов методическую помощь и разъяснения по вопросам документооборота.
Вносить на рассмотрение командира части предложения по совершенствованию делопроизводства, внедрению новых ИТ-средств.
Пользоваться служебной связью, транспортом, канцелярскими принадлежностей, оргтехникой, необходимыми для служебной деятельности.

Ответственность

Делоизводитель несет ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ и Уставом внутренней службы:

Дисциплинарная: за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (замечание, выговор, понижение в должности, увольнение со службы/работы).
Материальная: за причиненный ущерб имуществу части (утрата документов, порча оргтехники) в пределах, установленных ТК РФ и уставом.
Административная: за нарушение правил ведения делопроизводства, режима секретности, защиты персональных данных (КоАП РФ ст. 13.14, 19.5, 19.7 и др.).
Уголовная: за умышленное уничтожение, повреждение, утайку документов, разглашение гостайны (УК РФ ст. 283, 283.2, 283.3, 298, 337 и др.).

Типичные ошибки и риски в работе

Ошибка / Риск	Последствия	Меры профилактики
Пропуск сроков регистрации входящих документов	Потеря контрольных сроков исполнения, служебные расследования	Ежедневный утренний учет почты, настройка алертов в АСУ
Несвоевременное открытие дел по номенклатуре	Накопление «свободных» документов, хаос в архиве, замечания проверяющих органов	Планирование открытия дел за неделю до начала квартала/года
Ошибки в реквизитах приказов (номера, даты, подписи)	Юридическая ничтожность документа, необходимость переиздания	Двойная проверка (делопроизводитель + согласующий юрист/начальник штаба)
Нарушение режима секретности (ЭЦП, носители)	Уголовная ответственность, лишение допуска, угроза безопасности	Строгое соблюдение инструкций по защите гостайны, ежедневная инвентаризация ключей
Отсутствие контроля исполнения приказов	Невыполнение решений командования, снижение управляемости части	Еженедельные справки командиру, работа по журналу контроля / дашбордам АСУ

Взаимодействие со смежными службами

Эффективная работа делопроизводителя невозможна без тесного контакта с:

Кадровой службой (Отдел кадров): при оформлении приказов по личному составу, ведении личных дел, запросах в архивы.
Финансовым отделом: при оформлении приказов по денежному довольствию, материальному обеспечению, проверке финансовых документов.
Военной прокуратурой: при направлении материалов по проверкам, исполнении прокурорских актов (представлений, протестов).
Секретариатом командира части: по подготовке материалов на личный прием командира, работе с обращениями граждан.
Архивом воинской части: по сдаче дел, получению выписок, экспертизе ценности документов.
Службой связи/Спецсвязи: по вопросам работы ЭДО, ВЧС, ЭЦП, ремонта оргтехники.

Ключевые показатели эффективности (KPI)

Качественная работа делопроизводителя оценивается по следующим критериям:

Своевременность регистрации входящей/исходящей корреспонденции (не позднее дня поступления/подписания).
Процент исполнения приказов и распоряжений в установленные сроки (цель — 100%).
Отсутствие замечаний по результатам проверок вышестоящих органов и прокуратуры.
Качество оформления дел к сдаче в архив (отсутствие возвратов на доработку).
Своевременность предоставления справок, выписок и копий документов запрашивающим лицам.
Соблюдение режима секретности и защиты информации (отсутствие инцидентов).

Должность делопроизводителя воинской части требует высокой дисциплины, внимательности, знания нормативной базы и уверенных навыков работы с современными информационными системами. От качества работы этого специалиста зависит правовая чистота управления частью, сохранность архивного фонда и исполнительская дисциплина всего офицерского корпуса. Непрерывное самообразование, изучение изменений в приказах Минобороны РФ и освоение новых модулей АСУ являются обязательными условиями успешной службы на данной должности.

Данная статья носит справочный характер. Конкретный перечень обязанностей фиксируется в Должностной инструкции делопроизводителя, утверждаемой командиром конкретной воинской части с учетом её штатной структуры и задач.