Объяснительная записка — один из самых распространённых документов в делопроизводстве. Она нужна‚ чтобы объяснить причину нарушения определённых правил: опоздания‚ прогула‚ невыполнения поручения и т.д. Кроме того‚ такой документ может стать доказательством‚ если проблему приходится решать в суде. В этой статье разберём‚ что такое объяснительная записка‚ как её правильно составить и какие образцы можно использовать.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это внутренний документ организации‚ в котором сотрудник излагает причины и обстоятельства произошедшего события (нарушения трудовой дисциплины‚ невыполнения задания‚ ошибки в работе и т.п.).
На рабочем месте может случиться всякое‚ и далеко не всегда виновником происшествия становится сотрудник. Объяснительная записка — это возможность работника изложить свою версию событий и защитить себя от необоснованных претензий.
Когда требуется объяснительная записка
Каждый руководитель хочет‚ чтобы подчинённые соблюдали дисциплину‚ приходили вовремя и выполняли свои обязанности. Но случается‚ что сотрудник нарушает установленные правила. Типичные ситуации:
- опоздание на работу;
- прогул или отсутствие на рабочем месте;
- невыполнение или ненадлежащее выполнение служебного задания;
- появление на работе в состоянии алкогольного опьянения;
- порча имущества организации;
- ошибки в документах‚ отчётности;
- пропуск занятий в учебном заведении (записка от родителей).
От опозданий и вынужденных уходов с рабочего места не застрахованы многие работники. Обычно в этом случае работодатель просит сотрудника письменно объяснить причины случившегося.
Структура объяснительной записки
Иногда на работе приходится сталкиваться с требованием написать объяснительную записку‚ но не всегда понятно‚ с чего начать и как лучше изложить информацию. Документ составляется в произвольной форме‚ но должен содержать обязательные реквизиты:
- Шапка (адресат) — в правом верхнем углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя‚ а также должность‚ подразделение и Ф.И.О. автора записки.
- Наименование документа — «Объяснительная записка» (по центру).
- Основной текст — описание факта нарушения и причин‚ которые к нему привели.
- Дата и подпись — внизу документа.
Образец объяснительной записки об опоздании
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
Объяснительная записка
Я‚ Петров Пётр Петрович‚ опоздал на работу на 40 минут. Причиной опоздания стала задержка автобуса маршрута № * из-за дорожно-транспортного происшествия на ул. Ленина‚ д; *. Своевременно прибыть на рабочее место не имел возможности.
Образец объяснительной записки о невыполнении задания
Генеральному директору АО «СтройМонтаж»
Сидорову С.С.
от инженера проектного отдела
Кузнецова К.К.
Я‚ Кузнецов Константин Константинович‚ не выполнил в установленный срок (до ) задание по подготовке проектной документации по объекту «Жилой дом по адресу: г. Москва‚ ул. Садовая‚ д. ». Причиной стала несвоевременная передача исходных данных от подрядной организации ООО «ТехПроект» (контактный телефон: +7 () —**)‚ полученных мною лишь .
Объяснительная записка в школу
Если ваш ребёнок пропустил несколько дней в школе‚ закономерно возникает вопрос: нужна ли объяснительная записка и что в ней указать. Как правило‚ классный руководитель просит родителей письменно подтвердить причину отсутствия ученика.
Директору МБОУ «СОШ № **»
Смирновой А.А.
от родителя ученика 5 «Б» класса
Волкова Дмитрия Дмитриевича‚
Волкова Д.Д.
Объяснительная записка
Мой сын‚ Волков Дмитрий‚ отсутствовал на занятиях с по по причине болезни (ОРВИ). Медицинская справка прилагается.
Правила оформления в делопроизводстве
- Записка пишется от руки или набирается на компьютере — закон не устанавливает строгой формы.
- Текст должен быть кратким‚ деловым‚ без эмоциональных оценок и лишних деталей.
- Указывайте только факты: даты‚ время‚ конкретные причины.
- При наличии подтверждающих документов (справки‚ чеки‚ акты) приложите их к записке.
- Документ регистрируется в журнале внутренней документации организации.
- Согласно ст. 193 ТК РФ‚ работодатель обязан истребовать письменное объяснение до применения дисциплинарного взыскания. На предоставление объяснения даётся два рабочих дня.
Что делать‚ если сотрудник отказывается писать объяснительную
Отказ от написания объяснительной записки не освобождает работника от ответственности и не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. В этом случае работодатель составляет акт об отказе‚ который подписывается несколькими свидетелями.
Объяснительная записка — важный инструмент делопроизводства‚ который защищает интересы как работника‚ так и работодателя. Грамотно составленный документ помогает объективно разобраться в ситуации‚ а при необходимости, использовать его в качестве доказательства в суде. Соблюдайте структуру‚ пишите кратко и по существу‚ указывайте только проверяемые факты, и записка выполнит свою функцию наилучшим образом.