Делопроизводство Администрации Губернатора Вологодской области представляет собой сложную, многоуровневую систему, обеспечивающую документальное сопровождение деятельности высшего должностного лица субъекта РФ и его аппарата. Оно регламентируется федеральным законодательством, Уставом Вологодской области, актами Губернатора и внутренними административными регламентами.

Правовая основа и статус органа

Согласно статье 63 Устава Вологодской области, Губернатор области является высшим должностным лицом области и осуществляет руководство исполнительной властью в регионе. Администрация Губернатора формируется для обеспечения деятельности Губернатора и не является органом исполнительной власти (в отличие от Правительства области — высшего органа исполнительной власти), однако её деловодческие процессы выстроены по строгим государственным стандартам.

• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Система стандартов по делопроизводству. Общие требования к делопроизводству».
• Административный регламент Администрации Губернатора Вологодской области (утвержден распоряжением Губернатора).

Организационная структура деловодческого обеспечения

Непосредственное документальное обеспечение деятельности Губернатора и его Администрации возложено на два ключевых структурных подразделения:

Управление документационного обеспечения (УДО)

Это основной «нервный центр» деловодства Администрации. В сферу его компетенции входит:

• Организация единого деловодческого процесса в Администрации.
• Учет, регистрация, движение и контроль исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.
• Ведение делопроизводства на русском языке с применением государственной системы стандартизации.
• Обеспечение режима конфиденциальности (гостайна, ДСП, персональные данные).
• Формирование архива Администрации и передача дел в государственный архив области.

Главное управление делами, финансов и материально-технического обеспечения (ГУДФМТО)

Обеспечивает материально-техническую базу деловодства:

• Закупка канцелярии, бланков строгой отчетности, средствах вычислительной техники.
• Организация печати и дублирования документов.
• Обеспечение деятельности канцелярии, служебной связи, почтового сообщения.
• Управление архивными помещениями и складскими хозяйствами.

Примечание: В открытых источниках также упоминается «Управление делами, финансов и материально-технического обеспечения», которое, вероятно, является структурным элементом ГУДФМТО или его прежним наименованием.

Основные виды документооборота

Входящий документооборот

1. Почтовые посылки и письма (в т.ч. ценные, заказные) поступают на адрес: г. Вологда, ул. , д. (юридический адрес Администрации).
2. Электронные обращения через официальный портал vologda-oblast.ru (раздел «Обращения граждан»), портал Госуслуг, а также через официальные аккаунты в соцсетях (VK: vk.com/vesti35, YouTube-канал администрации).
3. Документы от подведомственных структур: Правительства области, министерств, департаментов, муниципалитетов, координационных органов.

Все документы проходят первичную регистрацию в АИС «Делопроизводство» (или аналогичной системе электронного документооборота, ЭДО) с присвоением регистрационного номера и даты.

Исходящий документооборот

Формируется на основе поручений Губернатора, распоряжений руководителя Администрации, решений совещаний. Основные виды актов:

• Указы Губернатора (нормативные правовые акты).
• Распоряжения Губернатора (оперативно-распорядительные акты).
• Поручения (контрольные документы, адресованные Правительству, министерствам, главам муниципалитетов).
• Письма (информационные, запросные, ответные) от имени Губернатора или руководителя Администрации.

Подпись исходящих документов осуществляется в соответствии с Порядком подписания документов, утвержденным Губернатором. Ключевые подписанты: Губернатор, Первый заместитель Губернатора / Руководитель Администрации *, уполномоченные заместители руководителя Администрации.

Внутренний документооборот

Включает служебные записки, меморандумы, справки, акты совещаний, планы работы, отчеты о выполнении поручений; Движение документов внутри управлений Администрации (управления государственной службы и кадровой политики, управления информации и общественных связей, правовое управление и др.) регламентировано схемой движения документов.

Работа с поручениями и контролем исполнения

Один из ключевых элементов деловодства — система контроля исполнения поручений Губернатора.

• Оперативные совещания при Губернаторе — еженедельные/плановые встречи, где ставятся поручения. Протоколы совещаний формируются УДО.
• Координационные и совещательные органы:
  • Областной межведомственный координационный совет по организации патриотического воспитания граждан.
  • Общественный совет при Правительстве области.
  • Советы по правам ребенка, правам человека, доступной среде и др.

  Документы этих органов (протоколы, решения, планы мероприятий) оформляются и хранятся в Администрации.

• Мониторинг исполнения ведется в информационной системе. Контрольные сроки, промежуточные отчеты, акты проверки исполнения — все это оформляется как отдельные дела в номенклатуре дел Администрации.

Электронное документооборот и цифровизация

На текущий момент (по состоянию на ) Администрация Губернатора Вологодской области полностью переведена на электронное документооборот (ЭДО).

Ключевые компоненты ЭДО:

• АИС «Делопроизводство» (или региональная система «Региональный архив/Делопроизводство») — учет документов, согласование, контроль сроков.
• Электронный архив — хранение электронных копий документов с квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Интеграция с федеральными системами: СМЭВ (СМЭВ 3), ГИС «ЗакС», портал «Госуслуги», система «Контроль исполнения поручений Президента/Губернатора».
• Мобильный доступ для руководства (просмотр и подписание документов на планшетах/смартфонах с использованием КЭП).

Администрирование и поддержка информационных ресурсов (сайт, ЭДО, мониторинг СМИ) осуществляется Управлением информации, общественных связей и мониторинга (структурное подразделение Администрации/Правительства).

Взаимодействие с гражданами и организациями (Приемная работа)

Делопроизводство тесно связано с приемной работой. Гражданам предоставляются следующие каналы:

• Личный прием Губернатором, заместителями, руководителем Администрации по графику (опубликован на портале).
• Электронная приемная на сайте vologda-oblast.ru.
• Телефоны «горячей линии» / доверия (например, Детский телефон доверия, телефоны Уполномоченного по правам ребенка/человека). Номера телефонов приемной: +7 (8172) *—, факс: +7 (8172) *—.
• Почтовое обращение: 160000, г. Вологда, ул. , д. (Администрация Губернатора Вологодской области).

Все обращения граждан регистрируются в едином реестре обращений (модуль АИС), рассматриваются в сроки, установленные 59-ФЗ (30 дней на рассмотрение, до 15 дней на передачу ведомству). Ответы готовятся на бланках Администрации, подписываются уполномоченными лицами и направляются заявителю выбранным способом (почта, ЭПГУ, личный кабинет на портале).

Номенклатура дел и архивное дело

Годовая номенклатура дел Администрации утверждается ежегодно не позднее 31 января. Она включает разделы:

1. Организационно-распорядительные документы (указы, распоряжения, поручения, планы работы, отчеты).
2. Документы координационных и совещательных органов (протоколы советов, комиссий, рабочих групп).
3. Документы по кадровому обеспечению (государственная служба, награждение, служебные расследования).
4. Документы по работе с обращениями граждан и юридических лиц.
5. Документы информационно-аналитического и правового обеспечения;
6. Документы материально-технического и финансового обеспечения.
7. Дела временного хранения (до 10 лет) и дея постоянного хранения (передача в ГАВО, Государственный архив Вологодской области).

Экспертиза стоиности документов проводится ежегодно экспертной комиссией Администрации с участием представителя архивного органа области.

Особенности работы с конфиденциальной информацией

Управление документационного обеспечения обеспечивает режим:

• Государственная тайна — работа в зашифрованном контуре, учет носителей, допуск лиц по спискам.
• ДСП (Для служебного пользования) — маркировка документов, ограничение круга лиц, имеющих доступ.
• Персональные данные — соблюдение 152-ФЗ при обработке данных граждан в обращениях, кадрах.
• Информация, составляющая коммерческую/банковскую тайну — при взаимодействии с инвесторами и бизнес-структурами.

Ответственный за режим секретности в Администрации: * (Начальник УДО / Уполномоченный по защите гостайны).

Взаимодействие с Правительством области и Законодательным Собранием

Делопроизводство Администрации Губернатора выстроено в тесном взаимодействии с:

• Правительством Вологодской области — синхронизация поручений Губернатора и распоряжений Правительства, общий реестр контрольных поручений.
• Законодательным Собранием области — направление законопроектов, отчетов Губернатора, ответов на депутатские запросы. Администрирование сайта ЗакСобрания осуществляется их собственным управлением информации.
• Счетной палатой области — предоставление документов для аудита.
• Прокуратурой области — реагирование на протесты, представления, проверки исполнения законности.

Контактная информация (справочно)

Делопроизводство Губернатора Вологодской области представляет собой зрелую систему, сочетающую строгое соблюдение архивного и делопроизводственного законодательства с активной цифровизацией процессов. Ключевыми направлениями развития на ближайшее время являются: дальнейшая интеграция с федеральными платформами (ЕРПУФ, ГИС «ЗакС», «Госуслуги»), переход на безбумажное делопроизводство за исключением документов, требующих обязательной бумажной формы (оригиналы указов с «мокрой» подписью, документы гостайны), а также повышение качества аналитической обработки документальных массивов для поддержки принятия управленческих решений высшим руководством региона.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального портала Правительства Вологодской области (vologda-oblast.ru), Устава Вологодской области и типовых стандартов деловодства органов исполнительной власти субъектов РФ. Персональные данные, номера телефонов и внутренние адреса структурных подразделений частично замаскированы (*) в соответствии с требованиями безопасности и политикой конфиденциальности.