Делопроизводитель в военном комиссариате, это специалист, обеспечивающий документооборот, учёт и хранение документации, связанной с воинским учётом граждан. Работа в военкомате имеет свою специфику: значительная часть документов содержит сведения персонального характера, а некоторые — гриф ограничения доступа, поэтому к делопроизводителю предъявляются повышенные требования по дисциплине, внимательности и соблюдению режима секретности.

Общие положения

Делопроизводитель военкомата относится к категории технических исполнителей (специалистов). Назначение на должность и освобождение от неё производится приказом военного комиссара. В своей деятельности специалист руководствуется:

• Конституцией и законодательством Российской Федерации;
• Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе»;
• нормативными актами по ведению воинского учёта;
• инструкциями по делопроизводству и обеспечению режима секретности;
• должностной инструкцией, утверждённой руководством военкомата.

Основные должностные обязанности

Приём и регистрация документов

• Приём входящей корреспонденции, её регистрация в журналах учёта и электронных системах документооборота;
• проверка правильности оформления поступающих документов;
• распределение документов по структурным подразделениям (отделам) военкомата;
• регистрация личных дел призывников, военнообязанных и граждан, подлежащих постановке на воинский учёт.

Ведение учётной документации

• Формирование, ведение и хранение личных дел военнообязанных и призывников;
• оформление и выдача военных билетов, удостоверений гражданина, подлежащего призыву, справок установленного образца;
• ведение карточек воинского учёта (форма № 10) и учётных карточек;
• внесение изменений в учётные документы при изменении семейного положения, места жительства, образования и иных сведений;
• подготовка извещений, повесток и иных документов для вручения гражданам.

Отчётность и информационное обеспечение

• Составление статистических отчётов о численности граждан, состоящих на воинском учёте;
• подготовка сведений по запросам вышестоящих органов, органов местного самоуправления, образовательных организаций и работодателей;
• взаимодействие с отделами ЗАГС, МФЦ, управлениями по вопросам миграции в части обмена сведениями;
• ведение электронных баз данных воинского учёта;

Архивное дело

• Формирование дел в соответствии с номенклатурой;
• обеспечение сохранности документов и личных дел;
• подготовка и передача документов в архив по истечении сроков хранения;
• уничтожение документов с истекшим сроком хранения в установленном порядке.

Соблюдение режима секретности

• Работа с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, в строгом соответствии с инструкциями;
• недопущение разглашения персональных данных граждан (Федеральный закон № 152-ФЗ);
• учёт и хранение бланков строгой отчётности (военных билетов, удостоверений).

Права делопроизводителя

• Запрашивать и получать документы и сведения, необходимые для выполнения своих обязанностей;
• вносить предложения по совершенствованию документооборота;
• требовать от сотрудников соблюдения порядка оформления и сдачи документов;
• знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

Ответственность

Делопроизводитель несёт ответственность за:

• невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей;
• утрату, порчу или разглашение документов и сведений, составляющих персональные данные или служебную тайну;
• нарушение правил ведения и хранения учётной документации;
• правонарушения, совершённые в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, установленных административным, трудовым и уголовным законодательством РФ.

Квалификационные требования

• Среднее профессиональное или высшее образование (предпочтительно по специальностям «Документационное обеспечение управления», «Архивоведение»);
• знание основ делопроизводства, архивного дела, правил работы с персональными данными;
• уверенное владение ПК, офисными программами и специализированным ПО воинского учёта;
• внимательность, аккуратность, высокая скорость обработки документов;
• наличие допуска к сведениям составляющим государственную тайну (при необходимости).

Особенности работы в военкомате

В отличие от делопроизводителя обычной коммерческой организации, специалист военкомата работает в условиях строгой регламентации. Пиковые нагрузки приходятся на периоды призывных кампаний (весенний и осенний призыв), когда объём документооборота возрастает в несколько раз. Кроме того, все сведения о гражданах — ФИО, адреса, телефоны — являются конфиденциальными: например, в отчётных документах данные указываются в защищённом виде (Иванов И. И., г. , ул. , д. , тел. +7 () —**).

Должность делопроизводителя в военкомате требует не только стандартных навыков документационного обеспечения, но и особой ответственности, связанной с обработкой персональных данных и соблюдением режима секретности. Чёткое выполнение должностной инструкции обеспечивает бесперебойную работу всей системы воинского учёта и призыва граждан на военную службу.