Лицевая карточка автомобиля — это первичный учетный документ, предназначенный для непрерывного фиксирования технического состояния, пробега и истории обслуживания конкретного транспортного средства (ТС). В отличие от документов, удостоверяющих личность водителя или право собственности, лицевая карточка «привязана» к автомобилю и сопровождает его на протяжении всего срока эксплуатации в организации.

Согласно данным Большой Энциклопедии Нефти и Газа, в лицевых карточках автомобиля ведется учет цепочки пробега, отмечаются случаи замены основных агрегатов (двигателя, коробки передач, мостов и др.) при ремонте. Это делает документ ключевым инструментом для планирования ТО, расчета расходов на эксплуатацию и оценки остаточной стоимости автопарка;

Нормативная база и актуальные бланки

На 2026 год единого обязательного государственного бланка для коммерческих организаций не существует (форма утверждается внутренними документами предприятия), однако существуют отраслевые стандарты и рекомендуемые формы:

• Форма от 26 июля 2019 года — «Лицевая карточка автомобиля (учет пробега и технического обслуживания автомобиля)». Является де-факто стандартом для многих автопредприятий.
• Учетная карточка авто-, мототранспортного средства для личного пользования (УКТС) — редакция 1 от . Используется для учета ТС, закрепленных за сотрудниками для личного пользования (бланк доступен в системе «Моё дело» для заполнения и скачивания в Word/PDF).
• Приложение № 1 к Приказу Министра обороны РФ от № 151 — обязательная форма для ведомственного автотранспорта Минобороны.

Важно: Трудовым законодательством оформление лицевых карточек на автомобили не регламентировано строго, поэтому форму и порядок заполнения утверждает приказом руководителя организации (п. 4 ст. 9 ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Основное назначение и функции

Лицевая карточка решает сразу несколько управленческих задач:

1. Контроль пробега: Ежедневная фиксация показаний одометра (при выезде/заезде) по данным путевых листов;
2. Планирование ТО и ТР: Отслеживание интервалов между техническими обслуживаниями и ремонтами для предотвращения аварийных поломок.
3. История агрегатов: Учет замены номерных агрегатов (двигатель, КПП, мосты, кузов, рама) — критически важно для прохождения техосмотра и страхования.
4. Экономический анализ: База для расчета стоимости 1 км пробега, расхода ГСМ, запчастей на конкретную единицу техники.
5. Юридическая защита: Доказательство своевременного прохождения ТО в спорах со страховыми компаниями или при продаже ТС.

Структура и реквизиты лицевой карточки

Типовая карточка (по форме 2019 г. или УКТС 2025 г.) состоит из следующих разделов:

А. Титульная часть (Идентификация ТС)

• Марка, модель, год выпуска.
• VIN-номер (идентификационный номер кузова/рамы).
• Гос. регистрационный знак (номерной знак).
• Номера агрегатов: двигатель, коробка передач, мосты (передний/задний), рама/кузов.
• Инвентарный/учетный номер в автопарке организации.
• Дата постановки на учет, балансовой стоимости, амортизационной группы.
• Ответственное лицо (водитель/машинист) — ФИО , табельный номер .

Б. Журнал учета пробега и расхода ГСМ (заполняется ежедневно/по сменам)

В. Реестр технического обслуживания и ремонтов

• Дата проведения работы.
• Вид работы (ТО-1, ТО-2, СО, ТР, неплановый ремонт).
• Пробег на момент ТО/ремонта.
• Список выполненных операций / замененных запчастей (номенклатура, артикулы).
• Номер наряд-заказа на ремонт / ордера на выдачу запчастей.
• Подпись механика/мастера СТО, ответственного за ТО.

Г. Акт замены номерных агрегатов

Отдельный раздел для фиксации факта замены двигателя, КПП, мостов, кузова/рамы. Обязательные реквизиты:

• Наименование агрегата.
• Номер снятого агрегата.
• Номер установленного агрегата (нового или Б/У).
• Основание (акт списания, накладная на покупку, акт приема-передачи).
• Дата и подписи ответственных лиц, заверение печатью организации (при наличии).

Критические отличия от похожих документов

В практике часто путают три разных понятия. Ниже — сравнительная таблица для ясности:

Порядок заполнения и хранения

Кто заполняет?

• Водитель: Ежедневно вносит пробег по итогам смены (по путевому листу), подписывает.
• Механик/Мастер СТО: Вносит записи о пройденном ТО, ремонте, замене агрегатов сразу после выполнения работ.
• Начальник АТП / Диспетчер: Контролирует своевременность заполнения, сверяет данные с путевыми листами и нарядами-заказами.

Правила ведения:

1. Заполнение производится чернильной ручкой (синего или черного цвета) или формируется в АСУ АТП (1С, «Автограф», «Монитор» и др.) с последующей печатью и подписями.
2. Исправления не допускаються. Ошибка зачеркивается тонкой линией (текст должен читаться), рядом пишется «Исправлено верно», ставится дата и подпись исправившего.
3. Карточка хранится в автотранспортном отделении (гараже) в доступном месте (папка на щитке ТС или журнал учета). При передаче ТС другому водителю/подразделению карточка передается под роспись в журнале передачи документов.
4. При продаже/списании ТС карточка снимается с учета, оформляется акт о списании/передаче и отправляется в архив организации.

Электронный документооборот и ПО

На 2026 год большинство крупных автопарков перешли на электронные лицевые карточки в составе АСУП (Автоматизированных систем управления перевозками) или ERP-систем (1С:Управление автопарком, 1С:Транспортная логистика, специализированные SaaS-сервисы).

Преимущества электронной формы:

• Автозаполнение пробега из GLONASS/GPS-трекеров и электронных путевых листов.
• Автоматические напоминания о сроках ТО (по пробегу/моточасам/календарю).
• Непрерывная история агрегатов без риска потери бумажного носителя.
• Интеграция со складом (списание запчастей) и бухгалтерией (капитальные вложения при замене агрегатов).

При использовании ЭДО обязательно наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП) ответственных лиц для подтверждения юридической силы записей (ст. 6, 11 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Типичные ошибки и риски

• Расхождение пробега: Показания в лицевой карточке не совпадают с путевыми листами или данными тахографа/ГЛОНАСС. Риск: штрафы за нарушение режима труда, проблемы со страховщиками при ДТП.
• Пропуск записи о замене агрегата: Двигатель заменен, а в карточке старый номер. Риск: проблемы на ГТО (несовпадение номеров), уголовная ответственность за подделку номеров (ст. 326 УК РФ), снятие с учета в ГИБДД.
• Отсутствие подписей: Записи о ТО без подписи механика/мастера не имеют доказательной силы.
• Хранение у водителя: Карточка не должна храниться в перчатке автомобиля (риск утери/порчи/подделки). Только в АТП.

Пример заполнения фрагмента (образец)

ЛИЦЕВАЯ КАРТОЧКА АВТОМОБИЛЯ
Утверждена приказом ООО "Ромашка" № 123-од от 

Марка/Модель: КАМАЗ-65207 / 2023 г.в.
VIN: XTC001234
Гос. знак: А123ВС 77
Инв. номер: 0045
Номер двигателя: 12345678 (Камаз-910.10)
Номер КПП: 87654321 (ЗФ-16С151)
Номер заднего моста: 11223344 (Камаз-43118)

--- РЕЕСТР ТО И РЕМОНТОВ ---
Дата | Пробег | Вид работы | Наименование работ / Запчасти | Номер наряда | Подпись
 | 45 200 | ТО-1 | Замена масла, фильтров (Манн Фильтр) | НЗ-45/1 | * / *
 | 62 100 | ТР | Ремонт тормозной системы, замена колодок | НЗ-112/3 | * / *
 | 88 500 | ЗАМЕНА АГР.| Двигатель: снят 12345678, уст. 99887766 | Акт № 5, НЗ-201| * / *

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязана ли организация вести лицевую карточку на каждый автомобиль?

Да. Согласно ПП РФ № 1090 «Правила допуска к эксплуатации транспортных средств…» и отраслевым методичкам (Методическое пособие по курсу подготовки специалистов по БДД), наличие документа, фиксирующего техническое состояние и пробег, является обязательным требованием к организации перевозок. Форма выбирается самостоятельно.

Что делать, если лицевая карточка утеряна?

Необходимо составить Акт о потере документа (подпись водителя, начальника АТП, бухгалтера), восстановить данные по путевым листам, нарядам-заказам на ремонт, актам списания ГСМ за последние периоды (обычно за текущий год) и завести новую карточку с отметкой «Дубликат», указав дату начала ведения дубликата и ссылку на акт о потере оригинала.

Нужно ли сдавать лицевую карточку в ГИБДД при регистрации/перерегистрации?

Нет. ГИБДД не требует лицевую карточку. Им нужен ПТС/СТС, ОСАГО, диагностическая карта (для ТС старше 4 лет), заявление. Лицевая карточка — внутренний документ организации.

Можно ли вести учета только в Excel/1С без бумажной карточки?

Можно, если это закреплено в Учетной политике и Приказе о ведении учета ТС, а электронные записи заверяются КЭП ответственных лиц. При проверках (ГИБДД, Ространснадзор, налоговая, суд) предоставляется распечатка реестра за период с указанием реквизитов ЭП.

Лицевая карточка автомобиля — это «медицинская карта» вашего транспортного средства. Грамотное ведение этого документа (будь то бумажный бланк 2019 года, УКТС 2025 редакции или электронная форма в 1С) позволяет:

• Снизить операционные расходы за счет планового обслуживания.
• Исключить штрафы за нарушение режима труда водителей (контроль пробега).
• Безопасно продать или списать ТС с полной прозрачной историей.
• Защитить интересы компании в судебных спорах со страховщиками и контрагентами.

Рекомендуется ежеквартально проводить инвентаризацию лицевых карточек (сверку с путевыми листами, нарядами-на ремонт, данными ГЛОНАСС) и фиксировать результаты в акте сверки. Это лучшая практика управления автопарком в 2026 году.

Статья подготовлена на основе открытых источников интернета (данные на ), нормативных актов РФ (ФЗ-402, ПП-1090, Приказ Минобороны №151) и отраслевых методических рекомендаций. Конфиденциальные данные (ФИО, телефоны, адреса) замаскированы символами * в соответствии с политикой безопасности.