Личная карточка работника (единая форма № Т-2) — это один из ключевых кадровых документов, в котором фиксируется трудовая биография сотрудника за время работы в конкретной организации. Несмотря на то, что с 2021 года ведение формы Т-2 не является обязательным для большинства работодателей (письмо Минтруда от № 14-6/В-1487), многие компании продолжают использовать её для системного учета кадровых перемещений. При увольнении сотрудника правильное заполнение соответствующих разделов карточки критически важно для правовой защиты интересов обеих сторон.
Нормативная база и актуальность формы Т-2 в 2026 году
На текущую дату () правовое поле регулирования личной карточки выглядит следующим образом:
- Постановление Правительства от № 225 (устанавливавшее обязательность формы Т-2) — утратило силу.
- Приказ Минобороны от № 495 (о воинском учете в карточке) — утратил силу.
- Приказ Минтруда от № 320н (об электронных трудовых книжках) — исключил требование знакомить сотрудников с записями в трудовой под подпись в личной карточке.
- Приказ Минобороны от № 700, не содержит требований вести воинский учет в форме Т-2 (теперь оформляется отдельная карточка гражданина, подлежащего воинскому учету).
Структура личной карточки (Форма Т-2)
Согласно утвержденной ранее форме, карточка состоит из 11 разделов. При увольнении ключевыми становятся разделы 3, 11, а также финальные записи в разделах 1, 7, 9, 10.
- Общие сведения.
- Сведения об армейском (воинском) учете.
- Прием и переводы на другую работу (фиксируется последнее перемещение перед уходом).
- Аттестация.
- Повышение квалификации.
- Профессиональная переподготовка.
- Награды (поощрения) и почетные звания.
- Сведения о дисциплинарных взысканиях (в старых версиях формы раздел 8, в актуальных часто нумеруется иначе).
- Социальные льготы.
- Дополнительные сведения.
- Основание прекращения трудового договора (увольнения) — главный раздел при увольнении.
Раздел 11: «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» — детальный разбор
Именно этот раздел заполняется исключительно в день увольнения. Ошибки здесь недопустимы, так как данные переносятся в трудовую книжку (бумажную или электронную) и в СЗВ-ТД.
Графы раздела 11 и правила их заполнения:
| № Графы | Наименование графы | Что и как писать (примеры) |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи | По порядку (1, 2, 3…). Для увольнения это последняя запись. |
| 2 | Дата прекращения трудового договора | Дата последнего рабочего дня сотрудника (день выдачи трудовой книжки и расчета). Формат: ДД.ММ.ГГГГ. |
| 3 | Основание прекращения трудового договора (увольнения) | Самая важная графа. Пишется полная формулировка в соответствии с ТК РФ:
Важно: Нельзя писать просто «Уволен по собственному». Обязательно ссылка на статью/пункт/часть ТК РФ. |
| 4 | Номер и дата приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора | Реквизиты приказа об увольнении (формы Т-8 или Т-8а). Пример: № 125-ОД от . |
| 5 | Подпись лица, составившего запись | Подпись кадрового специалиста (инспектора по кадрам), заполнившего карточку. Рядом расшифровка: Иванов И.И. (ФИО маскируем: * * *). |
| 6 | Подпись работника | Сотрудник обязан ознакомиться с записью под роспись (ст. 66 ТК РФ). Если сотрудник отказался подписывать — составляется акт об отказе, в графе ставится отметка: «Отказался подписывать, акт составлен». |
| 7 | Дата ознакомления | Дата фактического подписания сотрудником (обычно совпадает с датой увольнения). |
Завершение заполнения остальных разделов на момент увольнения
Помимо раздела 11, кадровый сотрудник должен убедиться, что все предыдущие разделы «замкнуты» и актуализированы:
Раздел 3: «Прием и переводы на другую работу»
Если сотрудник уволен, в этом разделе не должно быть «висячих» переводов без даты окончания. Последняя запись о приеме/переводе должна иметь дату начала работы на последней должности. Дата окончания не ставится в этом разделе (она фиксируется в разделе 11), но запись должна быть полной: номер/дата приказа о приеме, название структурного подразделения, должность, вид работы (основная/совместительство).
Раздел 7: «Награды (поощрения) и почетные звания»
Вносится информация о всех поощрениях, примененных к сотруднику за время работы (грамоты, благодарности, премии, ценные подарки) на основании приказов о поощрении. При увольнении это важно для характеристики и расчета выплат (например, за неиспользованный отпуск при определенных условиях).
Раздел 9: «Социальные льготы»
Закрепляются права сотрудника на льготы (дополнительные отпуска, оплата обучения, питание и т.д.), которые могли повлиять на финальный расчет (компенсации, выплаты).
Раздел 10: «Дополнительные сведения»
Сюда вносятся сведения, не вошедшие в другие разделы, но важные для трудовой истории:
- Сведения о периодах работы, зачитываемых в стаж (декретные, уход за ребенком, военная служба и т.д.), на основании предоставленных документов.
- Информация о совместительстве (внутреннем/внешнем).
- Данные о предоставленных отпусках (если не ведется отдельная карточка учета отпусков Т-2а).
- Сведения о материальной ответственности (договоры полной индивидуальной/коллективной ответственности).
Особенности заполнения Титульного листа при архивации
После увольнения личная карточка не уничтожается, а передается в архив организации. На титульном листе (обложке карточки) обязательно делаются отметки:
- Дата увольнения (последний рабочий день).
- Основание увольнения (кратко: ст. 80 ТК РФ, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ и т.д.).
- Номер и дата приказа об увольнении.
- Куда передана трудовая книжка (на руки / почтой / в ЭТК).
- Подпись кадровщика, принявшего карточку к архивированию.
Кодирование информации (Классификаторы) — актуально для 2026 года
В разделе 1 «Общие сведения» и при автоматическом заполнении (в HR-системах) используются коды. На 2026 год актуальны:
- ОКИН (ОК 018-2014) — Общероссийский классификатор информации о населении (коды пола, гражданства, семейного положения, образования, источника средств к существованию).
- ОКСО (ОК 009-2016) — Классификатор специальностей по образованию (код специальности по диплому).
- ОКПДТР (ОК 016-94) — Классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (код должности).
- ОКТМО (ОК 159-ст) — Классификатор территорий муниципальных образований (код места жительства/работы).
Использование устаревших кодов (например, ОКЗ или старых версий ОКПДТР) считается ошибкой при проверках ГИТ.
Электронный документооборот и форма Т-2
В 2026 году большинство крупных и средних предприятий перешло на электронный документооборот (ЭДО). Особенности ведения Т-2 в электронном виде:
- Карточка формируется в информационной системе (1С:ЗУП, SAP, «Мой Кадры» и др.).
- Подпись сотрудника при увольнении ставится электронной подписью (ЭЦП) или через систему согласования (СЭД) с подтверждением личности (СМС-код, Госуслуги).
- Печатная версия для архива формируется только при необходимости (например, по требованию инспекции или по желанию уволенного). При печати обязательно указывается: «Документ подписан электронной подписью, проверка подлинности на сайте…».
- Срок хранения личной карточки (формы Т-2) — 75 лет (для организаций, созданных до 2003 г.) или 50 лет (для остальных) с момента увольнения (п. 585 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Росархивом).
Типичные ошибки при заполнении при увольнении (Чек-лист для проверки)
- Несоответствие формулировки основания увольнения тексту ТК РФ. (Например, написано «По собственному желанию» без ссылки на п. 3 ч. 1 ст. 80 ТК РФ).
- Расхождение даты увольнения в карточке (разд. 11) и в приказе (Т-8), и в СЗВ-ТД, и в трудовой книжке.
- Отсутствие подписи работника без акта об отказе.
- Незаполненные коды классификаторов в разделе 1 (ОКПДТР, ОКСО) — актуально для проверок ПФР/СФР.
- Отсутствие записи о последнем переводе/повышении в разделе 3 (сотрудник уволен с должности, которой «нет» в карточке).
- Использование бланка старого образца (без раздела «Дополнительные сведения» или со старыми кодами).
Резюме
При увольнении сотрудника личная карточка формы Т-2 (если организация ведет её) должна быть приведена в идеальное состояние. Ключевой момент — Раздел 11, где фиксируется юридический факт прекращения трудовых отношений с точной ссылкой на норму ТК РФ, реквизитами приказа и подписями сторон. Все предыдущие разделы должны быть актуализированы до последнего рабочего дня. Грамотно заполненная карточка, это гарантия отсутствия споров при расчетах, выдаче документов и прохождении проверок контролирующих органов (ГИТ, СФР, Прокуратура).
Статья подготовлена на основе актуального законодательства и разъяснений Минтруда РФ на .
Источники: КонсультантПлюс (подборка «Личная карточка работника»), Газета «Учет. Налоги. Право» (статья «Личная карточка работника (форма Т-2): образец 2026 года»).
Контактная информация источников: * * , тел. * * (замаскировано в соответствии с политикой конфиденциальности).