На справка в форме 182н (утвержденная Приказом Минтруда России от № 826н) не является обязательным документом, который работодатель обязан выдавать сотруднику в день увольнения. Уже более двух лет (с ) действует механизм электронного обмена данными с Социальным фондом России (СФР). Однако форма не отменена и продолжает применяться в ряде конкретных ситуаций.

Когда в 2026 году все еще требуется справка 182н?

Несмотря на универсальный переход на ЕФС-1 (СЭД-1) и ЕФС-З (СЭД-З), бумажная (или электронная в формате PDF/подписанная ЭЦП) справка 182н нужна, если:

• По просьбе работника. Статья 62 ТК РФ обязует работодателя выдавать справки, необходимые для осуществления трудовых прав. Если сотрудник просит 182н — отказать нельзя.
• Проблемы с электронным обменом. СФР не получил данные за нужный период (сбои, ошибки в СНИЛС, реорганизация компании, ликвидация работодателя).
• Периоды до 2019–2020 годов. Данные за старые годы могут отсутствовать в информационной системе СФР.
• Судебные споры. Для подтверждения заработка при расчете среднего заработка по больничному в судебном порядке.
• Работа у ИП или в организациях, не передававших данные в СФР вовремя.

Структура справки: что и куда писать

Форма состоит из титульного листа (раздел I) и табличной части (раздел II). Заполнение производится за последние 2 календарных года, предшествующих году страхового случая (больничного), либо за весь период работы, если он менее 2 лет.

Раздел I. Сведения о страхователе (работодателе)

Раздел II. Сведения о застрахованном лице (сотруднике)

Табличная часть (Сведения о заработке и периодах)

Это самая важная секция. Заполняется по строкам — каждый календарный год отдельной строкой (2024 и 2025 годы для больничного в 2026). Если сотрудник работал не полный год — все равно строка за год заполняется.

Колонки таблицы (Раздел III формы):

1. Порядковый номер, 1, 2…
2. Календарный год — 2024, 2025.
3. Код основания — Критически важное поле! Код по Приказу Минтруда № 826н (Приложение № 2).
   • 1, Трудовой договор (основной код для штатных сотрудников).
   • 2 — Гражданско-правовой договор (ГПХ), если платежи подлежат обязательному страхованию (обычно не включаются в 182н для больничного, если только не застраховано по выбору).
   • 3 — Служба (военная, госслужба, МВД и т.д.).
   • 4 — Иная трудовая деятельность.
   • 5, Периоды, не входящие в стаж, но дающие право на пособие (уход за ребенком до 1.5/3 лет, уход за инвалидом/пенсионером 80+). Заработок = 0, но период указывается!
4. Наименование основания — Расшифровка кода (напр., «Трудовой договор № * от *»).
5. Период работы (ДД.ММ.ГГГГ — ДД.ММ.ГГГГ) — Фактические даты приема и увольнения в этом году. Если работает по сей день, вторую дату не ставим (или пишем «по наст. время» / 31.12.ГГГГ).
6. Кол-во календарных дней — Считаем по правилам Постановления Правительства № 1039 (включая выходные и праздники).
   • Работал весь год (2024 високосный) = 366 дней.
   • Работал весь год (2025 невисокосный) = 365 дней.
   • Уволен — считаем дни с 01.01 по 15.06 включительно.
7. Сумма заработка (руб. коп.) — Объект налогообложения страховыми взносами (база по взносам в ФСС/СФР).
   • Включаем: оклады, премии, надбавки, коэффициенты районные/северные, оплату отпусков, больничных (если оплачивал работодатель), материальную помощь (в пределах 4000/15000 руб. в год).
   • НЕ включаем: пособия по БиР (оплачивает СФР), дивиденды, возмещения расходов (суточные, проезд), страховые выплаты, подарки к юбилеям (свыше 4000), оплату обучения (если не по трудовой функции).
   • Ограничение на 2024 год: макс. база 2 225 000 руб. (сумма за 2 года не более 4 450 000).
   • Ограничение на 2025 год: макс. база 2 475 000 руб. (сумма за 2 года не более 4 950 000). (Проверьте актуальные лимиты на дату заполнения, они индексируются ежегодно).
8. Кол-во дней календарных, за которые начислен заработок — Обычно совпадает с колонкой 7, если сотрудник был на работе/оплачиваемом отпуске/больничном весь период. Если были неоплачиваемые отпуска (за свой счет), прогулы, стачка — эти дни вычитаются.

Типичные ошибки при заполнении в 2026 году

• Неверный код основания (колонка 3). Ставят «1» для ГПХ или гражданских супругов ИП — это грубое нарушение.
• Завышение заработка. Вносят суммы, не подлежащие облажению взносами (пособия СФР, суточные, подарки). СФР при проверке откорректирует в меньшую сторону, пособие пересчитают.
• Игнорирование лимитов базы. Сумма за 2024 и 2025 годы не может превышать предельные базы по взносам на обязательное соцстрахование на соответствующие годы.
• Неверный расчет дней (колонки 7 и 9). Не вычитают дни неоплачиваемого отпуска (ст. 128 ТК РФ) или дни ухода за ребенком (если код основания не «5»).
• Отсутствие подписи и печати (если на бумаге). Подписывает руководитель и главбух (или уполномоченное лицо). Печать ставится, если она есть в организации (для ИП — не обязательна).
• Заполнение за не те годы. Для больничного, открытого в 2026 году, расчетный период — 2024 и 2025 годы. Не 2023 и 2024!

Электронный аналог: как это работает сейчас

В 99% случаев в 2026 году больничный считается автоматически:

1. Работодатель сдает ЕФС-1 (Сведения о заработке) ежемесячно (до 15-го числа следующего месяца).
2. При открытии ЛН (листа нетрудоспособности) в ЭЛН (электронном больничном) СФР сам подтягивает заработок из полученных ЕФС-1 за 2024 и 2025 годы.
3. Если данных нет (работодатель не сдал, ошибка СНИЛС, сотрудник только что устроился) — СФР запрашивает справку 182н у работодателя через личный кабинет или просит сотрудника принести её.

Образец заполнения строки (пример)

| № | Год | Код | Основание | Период работы | Дней всего | Заработок (руб.) | Дней начисл. |
|---|-----|-----|------------------------|--------------------|------------|------------------|--------------|
| 1 | 2024| 1 | ТД № 45 от | ౼ | 357 | 1 250 000.00 | 357 |
| 2 | 2025| 1 | ТД № 45 от | — | 227 | 980 500.50 | 227 |
| 3 | 2025| 5 | Уход за ребенком до 1.5| — | 138 | 0.00 | 0 |

Примечание: В строке 3 код «5», заработок 0, дни в колонке 9 = 0. В колонке 7 (всего дней) указываем календарные дни периода ухода, они нужны для подтверждения стажа, но в средний заработок не входят.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить печать на справке 182н в 2026 году?

Если организация использует печати — да, ставится на титульном листе. Если печать отменена (ст. 2 Уставом), достаточно подписей руководителя и главбуха с расшифровкой. Для ИП печать не ставится.

Можно ли выдать справку 182н в электронном виде (PDF с ЭЦП)?

Да. С 2023 года допускается выдача справки в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной ЭЦП работодателя (руководителя/бухгалтера). Сотрудник может предъявить её в СФР через личный кабинет Госуслуг/СФР.

Что делать, если сотрудник просит справку за 5 лет (для досрочной пенсии/северного стажа)?

Форма 182н предназначена только для расчета пособий по временной нетрудоспособности (больничные) за 2 предшествующих года. Для подтверждения стажа/заработка за более длительные периоды (пенсия, север) используются другие формы: Справка в форме ЕДВ-1 (для СФР) или выписка из индивидуального лицевого счета (ЛС) в СФР. 182н за 5 лет выдавать неправильно.

Сотрудник уволен в 2025 году, в 2026 просит 182н для нового работодателя. Выдавать?

Новый работодатель не имеет права требовать 182н для расчета больничного — он получит данные из СФР автоматически по СНИЛС. Но если уволенный просит справку «для личного архива» или «на всякий случай» — по ст. 62 ТК РФ вы обязаны выдать за 3 рабочих дня.

Резюме

В 2026 году справка 182н — это резервный документ. Главная задача кадровика/бухгалтера — качественно и своевременно сдавать ЕФС-1. Если же возникла необходимость заполнить 182н вручную:

1. Берите заработок строго по базе страховых взносов в СФР (сверьте с РСВ/ЕФС-1).
2. Считаем календарные дни по Постановлению № 1039.
3. Не забывайте про код «5» для периодов ухода за ребенком (дней в заработок не входят, но стаж подтверждают).
4. Контролируйте предельные базы за 2024 и 2025 годы.
5. Подписывает руководитель и главбух, заверяется печатью (есть ли).

Статья подготовлена на основании законодательства РФ, действующего на (ФЗ-255, Приказ Минтруда № 826н, Постановление Правительства № 1039). Перед применением сверьтесь с актуальными лимитами базы взносов на текущий год.