Архив организации, это не просто склад старых бумаг, а сложная информационная система, обеспечивающая сохранность документов, подтверждающих права и обязанности юридического лица, его сотрудников и контрагентов. Грамотная организация архива — это требование закона (ФЗ-125 «Об архивном деле»), гарантия прохождения проверок и основа для эффективного управления рисками.

В данной статье подробно разберем, какие именно документы формируют архивный фонд компании, как они классифицируются, какие сроки хранения установлены законодательством и как правильно оформить внутреннюю документацию архива.

Правовая база: что регулирует состав архива

Формирование архива организации строго регламентируется нормативными актами. Основные документы, определяющие, что именно должно попасть в архив и как долго там лежать:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, обязывающий любую организацию (в т.ч. ИП, нотариусов) хранить документы.
2. Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил формирования архивных фондов…» (далее — Правила № 77), ключевой современный документ, вступивший в силу с 2024 года. Он установил единые требования к формированию фондов, составу реквизитов дел, правилам хранения бумажных и электронных документов.
3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в деятельности организаций (утв. Приказом Росархива от № 236) — основной справочник по срокам хранения. Именно по нему архивариус определяет: хранить дело 5, 10, 50 или 75 лет.
4. Инструкция по применению Перечня № 236 (утв. тем же приказом от ) — методическое руководство по определению сроков для сложных и нестандартных документов.
5. Примерное положение об архиве организации (утв. Приказом Росархива от № 55) — база для разработки локального акта компании.

Структура архивного фонда: как устроен архив изнутри

Архивный фонд организации формируется по фондовому принципу. Все документы объединяются в дела, основную единицу хранения. Дело — это совокупность документов, связанных по теме, исполнителю или виду деятельности, имеющих один срок хранения.

Номенклатура дел — «карта» архива

Главный учетный документ архива — Номенклатура дел. Это утвержденный ежегодно (до 1 января текущего года) перечень всех дел, подлежащих зачислению в архив.

Согласно Правилам № 77 (приложения 1 и 2), номенклатура должна содержать разделы:

• Раздел I: Документы постоянного хранения (10 лет и более, в т.ч. 75 лет).
• Раздел II: Документы временного хранения (до 10 лет).
• Отдельные подразделы для электронных документов (с 2023 года бумажные и электронные дела выделяются отдельно).

Структура строки номенклатуры (по типовой форме):

1. Порядковый номер.
2. Индекс дела (шифр дела).
3. дела (наименование).
4. Даты документов в деле (начало — конец).
5. Количество листов / объем в МБ (для электронных).
6. Срок хранения (в годах).
7. Примечания (например, «До переноса в госархив»).

Основные группы документов в архиве организации (по функциям)

Независимо от отрасли, в архиве практически любой компании можно выделить 4 ключевых блока документов. Именно они образуют «скелет» архивного фонда.

Учредительные и нормативно-правовые документы (Хранение: Постоянно / 75 лет)

Это «паспорт» юрлица. Без них невозможно доказать легитимность существования компании.

• Устав (в последней редакции) и протоколы учредителей об его изменении.
• Свидетельство о государственной регистрации (лист записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП).
• Решения/Протоколы об избрании руководителя, вступлении в должность.
• Лицензии, аккредитации, свидетельства СРО (если применимо).
• Поручения, приказы, распоряжения руководителя по основным вопросам деятельности (организационная структура, штатное расписание, регламенты).
• Договоры аренды недвижимости (если срок аренды истек, но претензий нет — 5 лет после окончания; если споры, до решения суда).

Кадровые документы (Хранение: 50 и 75 лет, самые длительные сроки)

Это самый объемный и рискованный блок. Ошибки здесь ведут к невозможности подтвердить стаж работников, выплатить пенсии или защитится в суде.

А. Документы по личному составу (Срок: 75 лет)

• Личные карточки работников (Т-2), основной документ для подтверждения стажа.
• Копии трудовой книжки / СТД-Р (при увольнении до 2020 г. или по желанию работника).
• Приказы о приеме, переводе, увольнении, награждении, наложении взысканий.
• Личные дела работников (если велись).
• Документы о начислении заработной платы за периоды до 2003 г. (ведомости, расчетные листы).

Б. Документы по охране труда и специальная оценка условий труда (Срок: 50 и 75 лет)

• Карты специальной оценки условий труда (СОУТ) — 50 лет (п. 625 Перечня № 236).
• Протоколы обследования рабочих мест, протоколы комиссий по расследованию несчастных случаев — 75 лет (п. 626, 627).
• Журналы регистрации инструктажей, выдачи СИЗ, медосмотров — 50 лет (п. 628–630).

В. Документы временного хранения (Срок: 3–5 лет)

• Журналы учета рабочего времени (Табели Т-12, Т-13) — 5 лет (п. 615).
• Расчетно-платежные ведомости (Т-53, Т-49) — 5 лет (п. 616).
• Договоры ГПХ (гражданско-правового характера) — 5 лет после исполнения.
• Справки 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчеты страховых взносов (РСВ) — 5 лет (но рекомендуется дольше для пенсионных споров).

Бухгалтерский и налоговый учет (Хранение: 5–6 лет, отдельные — 75 лет)

Сроки определяются ст. 29 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и Перечнем № 236.

• Годовая бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о движении капитала, пояснительная записка, аудиторское заключение) — Постоянно / 75 лет (п. 590).
• Книги учета (Журнал учета хозяйственных операций, Главная книга, Вспомогательные книги) — 5 лет после отчетного года (п. 591).
• Первичные учетные документы (накладные, акты, счета-фактуры, кассовые ордера, банковские выписки, платежные поручения) — 5 лет (п. 592–595).
• Налоговые декларации и расчеты — 5 лет (с даты сдачи).
• Инвентаризационные листы, описи имущества — 5 лет.

Договорной и хозяйственный архив (Хранение: 5–10 лет после исполнения)

• Договоры поставки, подряда, услуг, комиссии, агентские — 5 лет после полного исполнения обязательств (п. 600–605).
• Сопроводительная переписка (претензии, акты сверки, дополнительные соглашения), хранится вместе с договором.
• Документы по закупкам (заявки, протоколы комиссий, протоколы аукционов/конкурсов по 44-ФЗ/223-ФЗ) — 10 лет (п. 607).
• Акты приема-передачи, накладные (ТОРГ-12), УПД — 5 лет.

Специфические блоки документов (зависят от вида деятельности)

Помимо базовых блоков, в архиве могут присутствовать документы, обязательные для конкретных отраслей:

Электронный архив: особенности хранения цифровых документов

С введением Правил № 77 электронные документы приравнены к бумажным по юридической силе, но имеют специфику хранения:

• Отдельная номенклатура: В номенклатуре дел электронные дела выделяются в отдельные разделы/подразделы.
• Электронный архив (ЭА) / Система электронного документооборота (СЭД): Хранение должно обеспечивать неизменность, читаемость и подлинность документов на протяжении всего срока.
• Электронная подпись (ЭП): Документы, подписанные КЭП (квалифицированной ЭП), имеют силу бумажных оригиналов. Оригиналы на бумаге при этом могут не создаваться (п. 14 Правил № 77).
• Форматы: Для длительного хранения рекомендуются открытые форматы (PDF/A, XML, TIFF) или форматы, гарантированно поддерживаемые производителем ПО.
• Резервное копирование: Обязательно наличие резервных копий на независимых носителях/объектах хранения (в т.ч. географически распределенных).

Процесс попадания документов в архив: от дела к архивному фонду

Документы не появляются в архиве мгновенно. Процесс выглядит так:

1. Накопление (Текущий делопроизводство): Документы собираются в дела в структурных подразделениях (кадры, бухгалтерия, юристы, секретариат) в течение года. Дела ведутся по номенклатуре текущего года;
2. Завершение дел (Конец года / Исполнение): По истечении календарного года или исполнения дела (договора) дело «закрывается»: прошивается, нумеруються листы, составляется внутренняя опись.
3. Составление описи дел на хранение: На основе номенклатуры составляется Опись дел на хранение (форма по Приложению 3 к Правилам № 77). Это основной документ сдачи в архив.
4. Акт приема-передачи дел в архив: Подписывается архивариусом и ответственным лицом подразделения-сдателя.
5. Размещение в архиве: Дела расставляются по стеллажам/ячейкам согласно адресной системе хранения. Вносится запись в Реестр принятых на хранение дел.

Контроль сохранности: Инвентаризация и экспертиза стоимости

Архив, это живой организм, требующий аудита.

Инвентаризация архива

Проводится ежегодно (обычно в I квартале) комиссией по приказу руководителя. Цели:

• Проверить физическое наличие дел по описям.
• Выявить утерянные, поврежденные или испорченные дела.
• Проверить соответствие реальных сроков хранения номенклатуре.
• Сформировать Акт инвентаризации и Справку о состоянии архива.

Экспертиза документов на предмет научной и исторической ценности

Перед уничтожением документов с истекшим сроком хранения (согласно Перечню № 236) обязательна экспертиза (ст; 22 ФЗ-125).

• Проводится экспертной комиссией организации (включает архивариуса, юриста, представителя профильного отдела).
• Документы, признанные имеющими научную/историческую ценность, переводятся в категорию «Постоянного хранения» и подлежат передаче в государственный архив.
• Остальные — подлежат уничтожению по Акту об уничтожении (форма по Приложению 5 к Правилам № 77) с изготовлением Свидетельства об уничтожении.

Аутсорсинг архива: передача на хранение сторонней организации

Согласно ФЗ-125 (ст. 12) и Правилам № 77, организация может не создавать свой архив, а передать документы на хранение специализированной организации (архивному хранилищу) по договору.

Требования к подрядчику (п. 18 Правил № 77):

• Наличие лицензии ФСТЭК / ФСБ (если хранятся гостаjna/персональные данные) или соответствие требованиям к архивным хранилищам (пожарная безопасность, климат, охрана).
• Договор должен предусматривать: порядок приема-передачи, ответственность за сохранность, порядок предоставления документов по запросу (в т.ч. срочном), порядок уничтожения по истечении сроков.
• Организация-клиент сохраняет за собой право доступа к документам в любое время.

Чек-лист: что проверить в своем архиве прямо сейчас

1. Утверждена ли Номенклатура дел на текущий год (с разделом на бумажные/электронные)?
2. Есть ли Положение об архиве и Положение о подразделении (если архив оформлен как единица)?
3. Совпадают ли сроки хранения в номенклатуре с Перечнем № 236 (проверьте актуальные редакции)?
4. Все ли дела прошлых лет описаны, прошиты, сданы в архив по Актам приема-передачи?
5. Проведена ли инвентаризация за прошлый год? Где Акт?
6. Есть ли журнал учета выдачи дел (кто, когда, что брал, когда вернул)?
7. Обеспечен ли доступ к электронным документам (работает ли СЭД, есть ли резервные копии, читаются ли старые форматы)?
8. Планируется ли экспертиза перед уничтожением просроченных дел в этом году?
9. Соответствует ли помещение архива требованиям (температура 18±2°C, влажность 50±5%, пожарная сигнализация, металлические стеллажи, отсутствие трубопроводов)?

Архив организации — это структурированный массив документов, отражающий всю историю юридического лица: от устава до последней накладной. В его состав входят:

• Учредительные и оргструктурные документы (вечно/75 лет);
• Кадровый массив (личные карточки, приказы, СОУТ — 50/75 лет);
• Финансово-бухгалтерская отчетность (годовая — 75 лет, первичка — 5 лет);
• Договорная работа и хозяйственные операции (5–10 лет после исполнения);
• Отраслевую специфику (медицина, стройка, образование, госзаказ).

Ключевым инструментом управления этим массивом является Номенклатура дел, утверждаемая ежегодно на базе Перечня № 236. Нарушение сроков хранения или потеря документов влечет административную ответственность (ст. 19.7 КоАП РФ), а потерю кадровых документов, и уголовную (ст. 293 УК РФ — халатность).

Грамотная организация архива (внутреннего или аутсорсингового), своевременная экспертиза и переход на электронное хранение с соблюдением требований Правил № 77 — залог безопасности бизнеса и спокойствия при любой проверке.

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства (ФЗ-125, Приказ Росархива № 77, Перечень № 236). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к квалифицированному архивариусу или юристу по трудовому/архивному праву. Контакты специалистов: *.