Несмотря на массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), право ведения трудовой книжки в бумажном виде сохраняется за работником. На актуальность правильного оформления заявления о выборе бумажного носителя остается высокой: это касается вновь поступающих на работу граждан, сотрудников, возобновляющих трудовую деятельность после перерыва, а также тех, кто решил вернуться к бумажному формату из электронного.

В статье разбираем правовые основы, структуру документа, предоставляем готовые образцы заявлений для разных ситуаций и объясняем обязанности работодателя.

Правовая основа: статьи 66 и 66.1 ТК РФ

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ, работник, приступивший к работе впервые, а также работник, у которого нет трудовой книжки (утеряна, изъята и т.д.), имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки: бумажную или электронную.

Ст. 66.1 ТК РФ регулирует порядок перехода с электронной трудовой книжки на бумажную и обратно. Ключевой момент: работодатель не может навязать форму — выбор исключительно за сотрудником.

• До действовал переходный период: все действующие сотрудники должны были подать заявление о выборе формы.
• С новые сотрудники определяют форму при приеме на работу.
• В 2024–2026 гг. актуальны случаи: прием новичков, возврат к бумажке после ЭТК (п. 6 ст. 66.1 ТК РФ), оформление дубликата при утере.

Кто и когда должен написать заявление?

1. Новый сотрудник (первичное трудоустройство) — в день приема на работу (до оформления приказа), заполняет анкету и пишет заявление о выборе бумажной ТК.
2. Сотрудник, возобновляющий работу после перерыва (если ранее был на ЭТК, а теперь хочет бумажную) — пишет заявление до оформления приказа о приеме.
3. Текущий сотрудник на ЭТК, желающий вернуть бумажную ТК — может подать заявление в любое время (п. 6 ст. 66.1 ТК РФ). Работодатель обязан выдать бумажную ТК в течение 3 рабочих дней.
4. При утере/порче ЭТК (технический сбой) — заявление на выдачу бумажного дубликата.

Обязательные реквизиты заявления (по ст. 311 ТК РФ и ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Строгой утвержденной формы (бланка) не существует, документ пишется в произвольной письменной форме, но должен содержать:

• Шапка: Кому (ФИО генерального директора / ИП ), От кого (ФИО работника ), Должность, Подразделение.
• Название: «Заявление о ведении трудовой книжки в бумажной форме» (или «о выдаче бумажной трудовой книжки»).
• Текст: Ссылка на ст. 66 или 66.1 ТК РФ, четкая воля: «Прошу вести мою трудовую книжку в бумажной форме» / «Прошу выдать мне трудовую книжку в бумажном виде в связи с переходом с электронной формы».
• Дата составления (число, месяц, год).
• Подпись работника с расшифровкой.
• Отметка о принятии от работодателя (кто принял, должность, подпись, дата).

Образцы заявлений на 2025–2026 годы (Готовые тексты)

Ниже приведены универсальные шаблоны. В местах, требующих персональных данных, используйте свои сведения. В примерах конфиденциальные данные замаскированы (*).

Вариант 1: При приеме на работу (первичный выбор бумажной формы)

Подходит для лиц, никогда не имевших ТК, или начинающих работу впервые.

Вариант 2: Переход с электронной трудовой книжки на бумажную (действующий сотрудник)

Основание: п. 6 ст. 66.1 ТК РФ. Работодатель выдает ТК в течение 3 дней, вносит записи за весь период работы у данного работодателя.

Вариант 3: Возобновление работы после перерыва (ранее была ЭТК, теперь выбираю бумажную)

Важно: если сотрудник уходил в отпуск за свой счет, в декрет, или уволялся и снова приходит в ту же или другую компанию.

Вариант 4: Заявление на выдачу бумажной ТК при увольнении (если была ЭТК)

Сотрудник на ЭТК имеет право получить бумажную ТК «на руки» в день увольнения (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ).

Действия работодателя: алгоритм и сроки

Получение заявления, это только начало. Кадровый сотрудник (или ИП лично) должен выполнить ряд действий:

1. Регистрация: Заявить в журнале учета заявлений (или в 1С:ЗУП / 1С:КА) — дата, номер, ФИО *.
2. Оформление приказа (для перехода ЭТК → Бумага): Издается приказ по форме Т-8а или свободной форме о переводе на бумажную форму ведения ТК.
3. Выдача/Оформление ТК:
   • Новый сотрудник: Заводит новую ТК (бланк строгой отчетности), вносит запись о приеме.
   • Переход с ЭТК: Выдает ТК (новую или продолжает старую, если предъявлена) в течение 3 рабочих дней. Вносит записи за весь стаж у этого работодателя.
4. Уведомление СФР (бывш. ПФР): Работодатель обязан уведомить Социальный фонд России о выборе работником бумажной формы в течение срока, установленного для сдачи отчета ЕФС-1 (обычно до 15-го числа следующего месяца). Используется код вида сведений «Сведения о выборе формы ТК» (ранее форма СТД-Р / СЗВ-ТК).
5. Расписка работника: При выдаче ТК на руки (при увольнении или переходе с ЭТК) берется расписка в журнале учета движения ТК (колонка «Подпись работника»).

Уведомление работодателя сотруднику (Образец)

Работодатель обязан уведомить каждого сотрудника о праве выбора формы ТК (Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-5261). Уведомление выдается под роспись.

Типичные ошибки и риски в 2026 году

• Отсутствие заявления у новичка: Если сотрудник не написал заявление, а работодатель не уведомил его о праве выбора — по умолчанию ведется бумажная ТК (ч. 4 ст. 66 ТК РФ), но инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение процедуры информирования (штраф по ст. 5.27 КоАП РФ).
• Игнорирование заявления на переход ЭТК → Бумага: Отказ в выдаче ТК или задержка более 3 дней — грубое нарушение ст. 66.1 ТК РФ.
• Несвоевременное уведомление СФР: Штрафы на юрлицо до 50 000 руб., на должностное лицо до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Потеря бумажной ТК работодателем: Полная материальная ответственность кадровика/директора + оформление дубликата за счет работодателя.
• Двойной учет: Параллельное ведение и ЭТК (через СФР), и бумажной ТК без заявления работника — недопустимо. Выбор один.

Скачать бланки и образцы (файлы .doc / .pdf)

Для удобства работы подготовлены файлы-шаблоны. Ссылки на скачивание скрыты в целях безопасности (маскировка ). Обратитесь к администратору портала или используйте внутреннюю базу знаний организации.

• Бланк заявления новичка (пустой), zayavlenie_novichok_paper_tk_2026.doc [Ссылка: ]
• Образец заполнения для новичка — primer_zayavlenie_novichok_2026.doc [Ссылка: ]
• Заявление на переход ЭТК → Бумага (действующий сотрудник) — zayavlenie_perehod_etk_paper_2026.doc [Ссылка: ]
• Уведомление работодателя сотруднику (бланк) — uvedomlenie_vibor_formy_tk_2026.doc [Ссылка: ]
• Приказ о переводе на бумажную форму (Т-8а / свободная форма) — prikaz_perehod_paper_tk_2026.doc [Ссылка: ]

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Нужно ли ставить печать на заявлении работника?

О: Нет, физические лица печати не ставят. Достаточно собственноручной подписи с расшифровкой.

В: Можно ли написать заявление от руки?

О: Да, закон не запрещает. Главное, четкость и читаемость. Но лучше напечатать и подписать.

В: Что если работник потерял бумажную ТК, а была ЭТК?

О: Пишет заявление о выдаче дубликата (ст. 66.1 ТК РФ). Работодатель оформляет дубликат на бланке строгой отчетности, вносит записи за период работы у себя. Сведения за прошлые периоды запрашиваются в СФР (выписка СТД-ПФР/СФР).

В: Срок действия заявления?

О: Бессрочно. До следующего заявления о смене формы (но не чаще 1 раза в год, если иное не предусмотрено ст. 66.1 ТК РФ для перехода на ЭТК; на бумажную можно вернуться в любой момент).

В: Где взять выписку из ЭТК (СТД-СФР) для переноса стажа в бумажную ТК?

О: Работник заказывает в личном кабинете Госуслуг, на портале СФР, в МФЦ или просит работодателя запросить (работодатель обязан предоставить по требованию).

Оформление заявления на бумажную трудовую книжку в 2026 году, процедура простая, но требующая соблюдения формы и сроков. Главное — своевременно получить волю работника на бумаге (подпись * в заявлении), оформить приказ (при смене формы) и уведомить СФР в отчете ЕФС-1. Храните оригиналы заявлений в личных делах сотрудников (раздел «Трудовая книжка») не менее 75 лет.

Материал подготовлен на основе ТК РФ, Постановления Правительства РФ № 943, писем Минтруда и СФР, актуальных на . Для решения сложных спорных ситуаций рекомендуется консультация с трудовой инспекцией или юристом профильного профиля (*).