Прием бумажных документов в архив, это регламентированная процедура, которая обеспечивает сохранность ценной информации организации на протяжении установленных законом сроков. В данной статье подробно рассмотрим, как организуется прием документов на бумажных носителях, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие требования предъявляются к делам при передаче их в архив.

Нормативная база приема документов в архив

Работа с архивной документацией на бумажных носителях регулируется рядом ключевых документов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — определяет основы организации архивного хранения бумажной и электронной документации. Закон обязывает обеспечивать сохранность бумажных и электронных источников информации не только юридических лиц, но и индивидуальных предпринимателей, а также граждан, работающих с архивной документацией.
• Приказ Росархива № 77 от , Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ. Это полезное практическое руководство, диктующее порядок и требования к учету, использованию, комплектованию и хранению архивной документации.
• Приказ Росархива № 236 от — утверждает типовой перечень документов для передачи в архив с указанием сроков хранения.

Этапы приема бумажных документов в архив

Подготовка дел к передаче

Перед передачей документов в архив проводится их подготовка, включающая:

1. формирование дел в соответствии с номенклатурой;
2. нумерацию листов в делах с соблюдением установленных требований;
3. составление внутренней описи документов (при необходимости);
4. оформление листа-заверителя;
5. составление описи дел.

Проверка при приеме

При приеме дел в архив специалисты проводят:

• сверку архивного шифра и заголовков с описью дел и документов;
• проверку физического состояния дела — целостность листов, отсутствие повреждений, читаемость текста;
• проверку правильности оформления листа-заверителя и внутренней описи.

В листе-заверителе и во внутренней описи документов дела на бумажном носителе указываются архивный шифр и заголовок электронного документа или единицы хранения, изъятых из дела (при наличии таковых).

Оформление передачи

Передача документов оформляется актом приема-передачи, в котором фиксируются:

• наименование передающего подразделения;
• количество переданных дел;
• архивные шифры и заголовки дел;
• подписи ответственных лиц.

Особенности для коммерческих организаций

Важно отметить, что коммерческие организации не обязаны соблюдать все требования, приведенные в Правилах № 77 (абз. 3 п. 2 Правил). Они вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его во внутренних документах, например в положении об архиве организации.

Бумажный или электронный архив?

Документы и личные дела можно хранить как в бумажном виде, так и в электронном формате. Главное — соблюдать установленные правила, требования по защите персональных данных, правильно архивировать и вести учет информации.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица, либо производится заверение копии на бумажном носителе в установленном порядке (пункт 5.14 Правил).

Самостоятельное хранение или аутсорсинг

Организация может выбрать один из двух вариантов:

• Самостоятельное хранение — создание собственного архивохранилища с соблюдением требований к помещениям, температурно-влажностному режиму и противопожарной безопасности.
• Аутсорсинг — передача документов специализированной архивной компании; Например, услуги приема бумажных архивов оказывают компании «Делис Архив», «Инфолоджистикс» и другие операторы (контакты: +7 () -*-, г. Москва, ул. Архивная, д. *).

Прием бумажных документов в архив — это строго регламентированный процесс, включающий подготовку дел, сверку шифров и заголовков с описью, проверку физического состояния и оформление передаточных документов. Соблюдение требований закона № 125-ФЗ и Правил № 77 гарантирует сохранность документов и защищает организацию от претензий проверяющих органов. Коммерческие компании могут адаптировать правила под свои нужды, закрепив порядок в локальных нормативных актах.