Списание материальных ценностей (МЦ), пришедших в негодность, — это обязательная процедура для любого предприятия, сталкивающегося с порчей товаров, истечением сроков годности, поломкой оборудования или последствиями стихийных бедствий. Грамотно оформленный акт списания является единственным законным основанием для списания стоимости объектов с баланса организации и уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль (ст. 254 НК РФ) или учета расходов на УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

В данной статье мы подробно разберем, как составить акт в 2026 году, какие реквизиты обязательны по ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», как оформить работу комиссии и избежать ошибок, которые выявляют проверяющие органы.

Правовая база: обязателен ли единый бланк?

Согласно ст. 9 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов (в т.ч. акты списания) и утверждать их в учетной политике.

• Коммерческие организации: Единой обязательной формы (как раньше ф. М-11 или ТОРG-2) не существует. Используется собственный бланк, содержащий обязательные реквизиты.
• Бюджетные/автономные учреждения: Обязано использовать утвержденные Минфином формы (например, ф. 0504230 — «Акт об обнаружении излишков, недостач, порчи и хищения материальных ценностей» или ф. 0504143 для основных средств/инвентаря).

Важно: Даже если у вас свой бланк, он должен содержать реквизиты, перечисленные в ст. 9 ФЗ-402. Отсутствие хотя бы одного — основание для признания документа недействительным для целей учета и налогообложения.

Обязательные реквизиты акта списания (чек-лист)

При разработке бланка для списания МЦ, пришедших в негодность, убедитесь, что в нем есть:

1. Наименование документа: «Акт списания материальных ценностей, пришедших в негодность» (или «Акт о списании…»).
2. Дата составления: День, месяц, год (дата установления факта негодности или дата протокола комиссии).
3. Наименование организации: Полное или сокращенное наименование юрлица / ФИО ИП (в примерах маскируем: ООО «», ИП * *).
4. Содержание хозяйственной операции: Фактура списания (порча, истечение сроков годности, механическое повреждение, стихийное бедствие и т.д.).
5. Единицы измерения: Наименование МЦ, номенклатурный номер, характеристики (размер, марка, серия), единица измерения (шт., кг, м, л).
6. Количество: В натуральном выражении.
7. Стоимость: Балансовая (ная) стоимость на момент списания, сумма НДС (если вычитался ранее), сумма к списанию на издержки/убытки.
8. Основание списания: Ссылка на протокол инвентаризации, заключение эксперта/лаборатории, акт осмотра комиссии, предписание надзорных органов (Роспотребнадзор, МЧС).
9. Должности лиц, составивших документ: Члены комиссии, материально ответственное лицо (МОЛ), главный бухгалтер.
10. Подписи: Личные подписи всех участников с расшифровкой (Фамилия И.О.).
11. Печать организации: (При наличии, для ИП, по желанию).

Особенности оформления причин списания «Пришедших в негодность»

Формулировка причины в акте критически важна для налогового учета. Не пишите просто «пришло в негодность». Укажите конкретное основание:

Совет: Обязательно приложите к акту заключение специализированной комиссии или эксперта, подтверждающее, что МЦ неподлежат восстановлению и не могут быть использованы по назначению. Без этого налоговая может не признать расходы экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Порядок проведения процедуры: пошаговая инструкция

Шаг 1. Обнаружение и изоляция

Ответственное лицо (кладовщик, МОЛ) обнаруживает негодные ценности. Обязательно: изолировать их от годных (отдельный стеллаж, помещение, пометка «К списанию»), запретить реализацию/использование. Составить служебную записку руководителю.

Шаг 2. Приказ о создании комиссии

Руководитель издает приказ (распоряжение) о создании комиссии по списанию. Состав: председатель (заместитель директора / главный бухгалтер), члены (технолог, санитарный врач, представитель ОТ, МОЛ). МОЛ не может быть председателем комиссии (конфликт интересов).

Шаг 3. Работа комиссии и протокол осмотра

Комиссия осматривает МЦ, проверяет сопроводительные документы (накладные, сертификаты, журналы учета температуры/влажности). Составляется Протокол осмотра (опроса) с выводом: «МЦ в количестве X шт., стоимостью Y руб. пришли в негодность, восстановлению не подлежат, дальнейшее использование невозможно».

Шаг 4. Заполнение Акта списания (Бланк)

На основании протокола заполняется сам Акт. Заполняет ответственный бухгалтер или МОЛ, подписывают все члены комиссии и МОЛ.

Шаг 5. Утверждение руководителем

Акт подписывается генеральным директором (или уполномоченным лицом по доверенности). Дата подписания руководителем = дата принятия решения о списании = дата хозяйственной операции для бухучета.

Шаг 6. Бухгалтерские проводки и утилизация

После подписания руководителем бухгалтер делает проводки. МЦ передаются на утилизацию/уничтожение по акту утилизации (если требуется экологический контроль).

Типовая структура бланка акта (Образец для заполнения в Excel/Word)

Ниже приведена структура табличной части бланка, которую можно перенести в редактор таблиц.

Бухгалтерские проводки при списании негодностей (Счет 10, 20, 23, 26, 44, 91, 94, 97, 98, 99)

Проводки зависят от того, где учитывались МЦ и кто виновен.

Сценарий А: МЦ учитывались на складе (Счет 10) — списание на издержки производства (нормативные потери, форс-мажор без виновных)

• Дт 20 / 23 / 26 / 44 — Кт 10 — списана балансовая стоимость на производственные расходы (основное производство, вспомогательное, обхоз, расходы на продажу).
• Дт 19, Кт 10 — выделен НДС (если вычет принимался ранее и потери не относятся к нормативным/естественной убыли). При естественной убыли НДС не восстанавливают.

Сценарий Б: МЦ учитывались на счете 41 «Товары» (торговые организации)

• Дт 44 / 91.2 — Кт 41 — списание стоимости товаров (на расходы на продажу или внереализационные расходы).
• Дт 19 — Кт 41 — восстановление НДС (если не естественная убыль).

Сценарий В: Обнаружены виновные лица (МОЛ, водители и т.д.) — списание на убытки (Счет 94)

• Дт 94 — Кт 10 / 41 — списана стоимость на счет убытков.
• Дт 19 — Кт 10 / 41, восстановление НДС (обязательно, ст. 170 НК РФ).
• Дт 73.01 / 76.04 — Кт 94 — сумма ущерба взыскана с виновного (в пределах зарплаты или в полном объеме по суду).
• Дт 99 / 91.2, Кт 94 — остаток ущерба списан на убытки организации (если виновник не найден или безденежен).

Сценарий Г: Списание основных средств / инвентаря (Счета 01, 02, 03, 04, 05, 07, 08)

• Дт 02 / 05, Кт 01 / 03 / 04 / 07 / 08, снята накопленная амортизация.
• Дт 91.2 / 94, Кт 01 / 03.;. — списана остаточная стоимость (на расходы или убытки).
• Дт 19 — Кт 01… — восстановление НДС (если ОС использовались для облагаемых операций).

Налоговый учет: НДС и Налог на прибыль

НДС (Статья 170 НК РФ)

Общее правило: При списании МЦ, по которым вычет НДС был принят ранее, необходимо восстановить НДС (Дт 19 / 68, Кт 10 / 41).

Исключения (НДС НЕ восстанавливают):

• Естественная убыль в пределах норм (п. 2 ст. 170 НК РФ, письмо Минфина).
• Порча/гибель вследствие стихийных бедствий (п. 3 ст. 170 НК РФ) — при наличии акта уполномоченного органа (МЧС).
• Списание товаров, переданных в безвозмездное пользование/спонсорскую помощь (особые правила).

Налог на прибыль (Статья 254 НК РФ)

Стоимость списанных МЦ включается в состав расходов (уменьшает базу), если:

1. Они документально подтверждены (Акт, Приказ, Протокол).
2. Расходы экономически обоснованы (МЦ действительно использовались в деятельности).
3. Потери не связаны с грубыми нарушениями правил хранения/эксплуатации со стороны руководства (иначе могут признать неэкономически обоснованными).

Если виновник найден и ущерб взыскан — сумма взыскания является доходом (не налогооблагаемым, так как покрывает убыток), а списанная стоимость, расходом. В итоге база не меняется, но документооборот обязателен.

Оформление в программе 1С:Предприятие 8.3 (типовые конфигурации)

В большинстве конфигураций (ERP, КА, БП 3.0, ЗУП, Розница, Управление торговлей) используется документ «Акт списания товаров» или «Акт списания МЦ».

1. Меню: Закупки / Склад / Производство → Документы → Акт списания (или «Внутренние документы»).
2. Заполнение шапки: Организация, Склад, Ответственное лицо (МОЛ), Основание (Приказ о комиссии / Протокол осмотра).
3. Табличная часть: Добавление номенклатуры (подбор по штрихкоду/артикулу). Указание количества. Стоимость подтягивается автоматически по партии (ФИФО/Средняя/Партийная).
4. Вкладка «Дополнительно» / «Налоговый учет»: Установить флаг «Списание на убытки» (если счет 94) или оставить «На издержки производства/продаж». Указать причину для НДС (Естественная убыль / Форс-мажор / Виновные лица) — это критично для правильной генерации проводки Дт 19.
5. Проводки (Ctrl+Enter): Проверить сгенерированные проводки перед проведением.
6. Печать: В 1С есть встроенные печатные формы (Форма М-11, Форма 0504230, Универсальный акт). Можно настроить свою внешнюю печатную форму (ОПФ) под свой бланк.

Лайфхак: Используйте обработку «Массовое списание» или «Инвентаризация товаров на складе» (документ «Инвентаризация товаров» → кнопка «По результатам инвентаризации» → «Акт списания»), чтобы автоматически сформировать акты по результатам пересчета.

Типичные ошибки и риски проверок (Опыт 2024-2026 гг.)

• Отсутствие Протокола осмотра/Инвентаризации: Акт списания подписан только бухгалтером и директором. Инспекторы ФНС требуют доказательства факта негодности до принятия решения о списании (Протокол комиссии с датой осмотра).
• Списание «по памяти» без изоляции: МЦ продолжали лежать на общем складе месяцами после акта. Риск: налоговая переквалифицирует в хищение или недокументированные расходы.
• Не восстановлен НДС при наличии виновных: Автоматически начислены штрафы (20% ст. 122 НК РФ) и пени.
• Списание ОС без снятия с учета в налоговом учете об имуществе: Если ОС списали в бухучете, но не исключили из кадастра/налогового учета — начислен лишний налог на имущество.
• Формулировка «негодность» без заключения эксперта: Для сложной техники/медикаментов/пищевки требуется заключение сервисного центра/лаборатории/СЭС. Просто «сломалось» — недостаточно.
• Нарушение сроков: Акт составлен задним числом (дата протокола позже даты акта или дата акта значительно позже обнаружения).

Сроки хранения документов

Согласно Росархиву (Приказ от № 236) и типовым перечням:

• Акты списания МЦ (товары, материалы): 5 лет после окончания года составления.
• Акты списания Основных средств / Инвентаря: 5 лет (ранее было 50/75 лет для ОС, сейчас унифицировано на 5 лет для первички, но инвентарные карточки ОС хранятся 5 лет после списания).
• Приказы о комиссиях, протоколы осмотров: Хранятся вместе с актами списания (5 лет).

Рекомендация: Храните 6-7 лет для перекрытия сроков проверок по налогам (3 года + 1 год на проведение + запас).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Грамотное оформление акта списания МЦ, пришедших в негодность — это не просто бюрократия, а защита финансов организации. Ключевые правила 2026 года:

1. Имейте утвержденный в учетной политике бланк со всеми реквизитами ст. 9 ФЗ-402.
2. Обязательно создавайте комиссию приказом и составляйте протокол осмотра до подписания акта.
3. Четко прописывайте причину (естественная убыля, форс-мажор, вина конкретных лиц) — от этого зависит налоговая последствия (НДС, налог на прибыль).
4. Проводите документы в 1С в день подписания руководителем, проверяйте проводки Дт/Кт 19, 94, 91.
5. Храните пакет документов (Приказ → Протокол → Акт → Проводки) не менее 5 лет.

Используйте приведенный выше образец структуры для создания собственного бланка в Word/Excel или настройте внешнюю печатную форму в 1С. При сложных случаях (крупные суммы, спорные причины, участие страховщиков) рекомендуем согласовать форму акта с аудитором или налоговым консультантом * (контакты специалиста маскированы).

---

Статья подготовлена на основе актуального законодательства на г. (ФЗ-402, НК РФ, Приказы Минфина, разъяснения ФНС). Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений по конкретным ситуациям обратитесь к профессиональному бухгалтеру или юристу.