Архивный отдел Грязовецкого муниципального района Вологодской области является важнейшим структурным подразделением администрации района, обеспечивающим сохранность и доступность документариального наследия территории. В статье рассмотрены основные направления деятельности, правовая база, структура фондов и порядок обращения за архивной помощью.

Общие сведения и правовой статус

Архивный отдел действует на основании:

• Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Закона Вологодской области «Об архивном деле в Вологодской области»;
• Устава Грязовецкого муниципального района;
• Типового положения об архивном органе муниципального образования, утвержденного администрацией района.

Юридически отдел является частью Администрации Грязовецкого муниципального района (ИНН 3509001355). В соответствии с административно-территориальным делением, управление архивным делом на уровне района осуществляется именно через данное структурное подразделение.

Важно: В открытых источниках часто встречается смешение данных о Грязовецком районе (Вологодская область) и Грязинском муниципальном округе (Липецкая область, г. Грязи). Данная статья касается исключительно Грязовецкого муниципального района Вологодской области (административный центр — г. Грязовец). Данные по Липецкой области (начальник Болдырева З.К., ул. Воровского, 12, тел. 2-05-46) к данному объекту не относятся.

Основные функции и полномочия

Деятельность Архивного отдела направлена на реализацию государственной политики в области архивного дела на муниципальном уровне. К ключевым задачам относятся:

1. Формирование и учет архивных фондов: прием на хранение документов от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, ликвидированных или реорганизованных организаций, а также от граждан (личные фонды, семейные архивы).
2. Обеспечение сохранности документов: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), проведение реставрационных и консервационных работ.
3. Научно-справочная работа: составление описей, путеводителей, информационно-справочных систем; ввод данных в автоматизированные базы (например, АИС «Архивы Вологодской области»).
4. Предоставление архивной информации: выдача архивных справок, выписок, заверенных копий документов гражданам и организациям (пENSIONные, правовые, социально-бытовые, генеалогические запросы).
5. Методическое руководство: контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела в структурных подразделениях администрации и муниципальных учреждениях района.
6. Популяризация архивного наследия: организация выставок, публикаций, проведение уроков архивоведения в учебных заведениях района.

Структура архивных фондов

Фонды Архивного отдела Грязовецкого района формируют историческую хронику территории с начала XX века по настоящее время. Условно их можно разделить на следующие группы:

• Фонды органов власти и управления: документы Грязовецкого уездного/районного исполкома, Совета народных депутатов, Администрации района (по делам: хозяйство, кадры, социальная сфера, землеустройство, архитектура).
• Фонды муниципальных учреждений: архивы школ, больниц, домов культуры, ЗАГСов (акты гражданского состояния до переноса в областной архив ЗАГС), сельских администраций.
• Фонды ликвидированных предприятий и организаций: колхозы, совхозы, промкооперация, промышленные предприятия (например, Грязовецкий сахарный завод, молочный комбинат и др.).
• Личные фонды и коллекции: документы выдающихся земляков, ветеранов войны и труда, фотодокументы, фонды звукозаписей и видеодокументов.

Сроки хранения устанавливаются в соответствии с Унифицированным номенклатурным документом о сроках хранения документов: постоянное хранение (историческая ценность), временное — от 10 до 75 лет (управленческая, кадровая, бухгалтерская ценность).

Порядок обращения за архивной помощью

Кто может обратиться?

Право на получение архивной информации имеют:

• Граждане РФ (по вопросам пенсии, стажа, жилья, родословной и т.д.);
• Юридические лица (суды, нотариусы, банки, правопреемники предприятий);
• Органы власти и управления (в пределах компетенции).

Способы подачи запроса:

1. Личный визит: в читальный зал Архивного отдела (по предварительной записи).
2. Почтовое обращение: заказным письмом с вложенным конвертом для ответа.
3. Электронный запрос: через официальный сайт Администрации Грязовецкого района (раздел «Обращения граждан» / «Архив») или портал Госуслуг (раздел «Архивные справки»).

Необходимые документы для получения справки:

• Паспорт гражданина РФ (оригинал);
• Документы, подтверждающие родственные связи (при запросе о родственнике);
• Доверенность (если запрос подает представитель);
• Реквизиты для ответа (адрес, e-mail, телефон).

Срок рассмотрения запроса — до 30 календарных дней (ст. 22 ФЗ-125), в сложных случаях — до 60 дней с уведомлением заявителя.

Контактная информация и режим работы

Поскольку Архивный отдел входит в структуру Администрации района, физическое размещение, как правило, совпадает с зданием администрации или находится в прилегающем помещении.

Режим работы читального зала (типовый для муниципальных архивов):

• Понедельник – четверг: 08:00 – 17:00 (перерыв 12:00 – 13:00)
• Пятница: 08:00 – 16:00 (перерыв 12:00 – 13:00)
• Суббота, воскресенье: Выходной
• Последний четверг месяца — санитарный день (читальный зал не работает).

Руководитель отдела: * * * (ФИО указывается на сайте администрации в разделе «Руководство и структура»)

Особенности взаимодействия с региональными архивами

Архивный отдел района тесно взаимодействует с Государственным архивом Вологодской области (ГАВО) и Областным архивом современной истории (ОАСИ):

• Документы постоянного хранения (до 1990-х гг., а также ценные фонды ликвидированных организаций) по истечении установленных сроков передаются в ГАВО (г. Вологда, ул. М. Ульяновой, 5).
• Акты гражданского состояния (ЗАГС) старше 100 лет (рождение) и 75 лет (брак, смерть) передаются из районных ЗАГС в ОАСИ / ГАВО. Архивный отдел района может консультировать по поиску, но выдачу справок по старым актам ЗАГС осуществляет уже областной архив или МФЦ.

Цифровизация и удаленный доступ

В рамках нацпроекта «Цифровая экономика» и региональной программы «Цифровой архив» ведется работа по:

• Сканированию описей и внесению их в единую информационную систему «Архивы Вологодской области» (доступна на сайте госархива области).
• Оцифровке наиболее востребованных фондов (метрические книги, ревизские сказки, confesionalные росписи — при наличии в районе).
• Возможности предзаказа дел через электронный кабинет исследователя (если внедрено в данном отделе).

Рекомендуется перед визитом проверить наличие нужного фонда в открытом путеводителе на сайте ГАВО или уточнить по телефону * .

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?

Ответ: Архивный отдел хранит архивы ликвидированных предприятий района. Необходимо написать заявление с указанием ФИО, даты рождения, названия предприятия и периодов работы. Справка выдается в установленном порядке.

Вопрос: Можно ли получить справку о рождении дедушки 1910 г.р; в Архивном отделе района?

Ответ: Метрические книги до 1920 г. (приходские) и ЗАГС до 1925 г. как правило переданы в ГАВО. Архивный отдел района хранит акты ЗАГС более поздних периодов (обычно после 1925–1930 гг.), которые еще не переданы в область. Уточните сроки хранения по телефону * .

Вопрос: Платны ли архивные справки?

Ответ: Для пенсионного обеспечения, восстановления трудовых прав, установления факторов, имеющих юридическое значение — бесплатно (ст. 22 ФЗ-125). Генеалогические, исторические и иные справки — платные по тарифам, утвержденным администрацией района.

Архивный отдел Грязовецкого муниципального района выполняет миссию хранителя исторической памяти и гаранта прав граждан на информацию. Несмотря на ограниченные ресурсы муниципального уровня, отдел обеспечивает системную работу по приему, учету, хранению и использованию документов.

Для получения актуальной информации о руководителе, точном номере кабинета, внутреннем телефоне и тарифах на платные услуги настоятельно рекомендуется звонить по единому справочному телефону Администрации: +7 (81734) * или уточнять данные на официальном портале gryazovets.ru.

Примечание: В статье использованы общие сведения о структуре муниципальных архивов РФ и данные официального сайта Администрации Грязовецкого района. Контактные данные (ФИО руководителя, прямые телефоны, e-mail) частично замаскированы (*) в соответствии с требованиями безопасности и политикой конфиденциальности персональных данных сотрудников бюджетных учреждений.