Архивный отдел администрации Иловлинского района Волгоградской области является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и использование документов, составляющих архивный фонд района. Деятельность отдела регулируется федеральным законодательством в области архивного дела, актами законодательства Волгоградской области и локальными нормативными правовыми актами администрации района.
Основные направления деятельности
В компетенцию Архивного отдела входит широкий спектр задач, направленных на обеспечение документационного обеспечения управления районом и сохранения исторической памяти:
- Формирование архивных фондов: прием на хранение дел из структурных подразделений администрации, районных учреждений и организаций, подлежащих ликвидации или реорганизации.
- Обеспечение сохранности документов: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), проведение профилактических мероприятий, борьба с биологическими повреждениями.
- Научно-справочная работа: составление описей, указателей, путеводителей и иных справочных приборов для обеспечения поиска документов.
- Информационно-справочное обслуживание: выдача справок, выписок, копий документов гражданам и организациям в установленном законом порядке.
- Ценностная экспертиза документов: участие в работе экспертной комиссии по определению сроков хранения и отбору документов к уничтожению или бессрочному хранению.
- Внедрение информационных технологий: оцифровка фондов, ведение электронных баз данных, перевод делопроизводства на электронный вид.
Структура архивного фонда
Архивный фонд Иловлинского района представляет собой совокупность документов, сложившихся в процессе деятельности органов местного самоуправления, учреждений и предприятий района. Основные комплекты фондов включают:
- Документы органов власти: решения главы администрации, распоряжения, постановления администрации, протоколы заседаний.
- Документы структурных подразделений администрации: отчеты, планы, приказы отделов управления (финансов, архитектуры, сельского хозяйства, социальной политики и др.).
- Фонды ликвидированных и реорганизованных организаций: документы бывших колхозов, совхозов, промышленных предприятий, школ, больниц, входящих в состав муниципального образования.
- Персональные фонды: документы выдающихся жителей района, ветеранов труда и войны, почетных граждан Иловлинского района.
- Документы по земельным и имущественным отношениям: дела распределительной комиссии, земельные дела, акты передачи имущества.
- стаж работы (для назначения пенсии);
- заработную плату за определенные периоды;
- факты проживания, рождения, заключения брака (если записи ЗАГСа утеряны);
- права на земельные участки и недвижимость.
- Паспорт гражданина РФ (оригинал и копия).
- Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — при необходимости.
- Нотариальная доверенность — при обращении через представителя.
- Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее).
- Через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) Волгоградской области (раздел «Архивные услуги»).
- Через Госуслуги (ЕПГУ) — федеральный портал, интегрированный с региональными архивами.
- По электронной почте официального адреса администрации (см. контакты выше) с приложением сканов документов, удостоверяющих личность и полномочия.
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Закон Волгоградской области от *..** № **-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области».
- Постановление Администрации Иловлинского района «Об утверждении Положения об Архивном отделе администрации Иловлинского района».
- Типовые инструкции по составу и срокам хранения документов (утв. Росархивом).
- Сроки хранения: Документы, содержащие сведения о стаже, зарплате, праве на пенсию, хранятся бессрочно (75 лет и более). Документы по личным делам работников — 75 лет.
- Платность: Выдача архивных справок гражданам по вопросам пенсионного обеспечения и социальной защиты является бесплатной. За сложные тематические справки, копирование больших объемов документов для коммерческих целей может взиматься плата в соответствии с тарифами, утвержденными администрацией.
- Отказ в выдаче: Отказ возможен только в случаях, если запрашиваемые документы содержат сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, либо если сроки доступа к ним не истекли (ст. 15 ФЗ-125).
- Исправление ошибок: Если в архивном документе обнаружена ошибка (в фамилии, дате рождения), исправление производится только на основании решения суда или органа ЗАГС, архив сам документы не исправляет.
Порядок обращения в архив
Для граждан
Граждане имеют право обращаться в Архивный отдел для получения архивных справок, подтверждающих:
Необходимые документы для обращения:
Для организаций
Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут запрашивать документы для решения хозяйственных, судебных или кадровых вопросов. Запрос направляется на имя главы администрации Иловлинского района с указанием реквизитов организации и цели запроса.
Режим работы и контактная информация
При личном посещении рекомендуется заранее уточнить часы приема посетителей по телефону, так как они могут меняться в зависимости от графика дежурств и объема работ по оцифровке фондов.
Контакты Архивного отдела
Адрес: г. Иловля, ул. , д. , к. * (здание администрации Иловлинского района, * этаж, каб. )
Телефон справочно-информационной службы / приемной: +7 () —
Электронная почта (официальная администрации): arhiv-**@ilovla.admin.volgograd.ru (примерный формат, уточнять на сайте администрации)
Официальный сайт администрации: www.ilovla.admin.volgograd.ru (раздел «Структура администрации» -> «Архивный отдел»)
Режим работы (ориентировочный): Понедельник – Пятница: 08:00 – 17:00 (перерыв: 12:00 – 13:00). Суббота, Воскресенье — выходные.
Примечание: Конкретные ФИО руководителя отдела и старших архивистов, а также внутренние телефоны кабинетов скрыты () в соответствии с политикой конфиденциальности. Актуальные данные уточняйте по общему телефону администрации: +7 (84493) —.
Электронные сервисы и дистанционное обслуживание
В рамках реализации проекта «Электронное правительство» и перехода на преимущественно электронное взаимодействие, Архивный отдел обеспечивает возможность подачи запросов дистанционно:
Срок рассмотрения электронного обращения, как правило, не превышает 30 календарных дней с момента регистрации, если иное не установлено законом.
Историческая справка
Архивный фонд Иловлинского района имеет глубокие исторические корни. Иловля основана в * году (первая летописная упоминание относится к * веку). Системное архивное дело в районе начало формироваться с момента образования Иловлинского района *..*** года. В фондах хранятся уникальные документы периода Гражданской войны, коллективизации, Великой Отечественной войны (список эвакуированных, документы госпиталей, расположенных в районе), восстановления народного хозяйства и развития целинных земель.
Особую ценность представляют фонды бывших Иловлинского уездного исполнительного комитета (1919–1928 гг.) и Иловлинского районного исполкома депутатов трудящихся (с 1928 г.), а также документы партийных организаций района, переданные в архив в 1990-е годы.
Нормативная правовая база
Деятельность отдела строится на следующих ключевых документах:
Важные напоминания для заявителей
Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов и типовой структуры архивных органов муниципальных образований Волгоградской области. Для получения актуальной информации о реквизитах руководителя, точном номере кабинета и текущем графике приема, настоятельно рекомендуется связаться с приемной администрации Иловлинского района по телефону +7 (84493) —* или посетить официальный сайт.