Государственный архив Республики Мордовия (ГА РМ) является ключевым хранилищем документального наследия региона. В современных условиях деятельность учреждения неразрывно связана с внедрением информационных технологий‚ в частности, Автоматизированной информационной системы (АИС)‚ обеспечивающей учет‚ хранение и предоставление архивных документов пользователям.
Правовая основа деятельности
Деятельность архива регулируется федеральным законодательством‚ законами Республики Мордовия и нормативными правовыми актами Главы Республики. Ключевые документы‚ определяющие структуру и финансовое обеспечение:
- Указ Главы Республики Мордовия от 27 апреля 2005 г. № 63-УГ «Об установлении должностных окладов работников государственных учреждений Республики Мордовия». Данный акт закрепил базовые параметры оплаты труда сотрудников Государственного архива документов по личному составу и иных структурных подразделений.
- Указ Главы Республики Мордовия от 25 октября 2011 года № 220-УГ (вступает в силу со дня официального опубликования). Указ внес изменения в структуру и полномочия исполнительных органов власти‚ затрагивающие координацию работы архивного дела в регионе.
- Указ Главы Республики Мордовия от 21 сентября 2017 года № 212-УГ «Об изменении структуры исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия». Данный документ закрепил современную организационную структуру архива как части системы министерства/ведомства‚ курирующего культуру и архивное дело.
Структура Государственного архива Республики Мордовия
На текущий момент (по состоянию на ) архив включает в себя несколько специализированных фондов и управлений:
- Управление государственных архивных фондов, прием‚ учет‚ хранение и научная обработка документов.
- Отдел научно-справочной работы и использования документов — выдача справок‚ копий‚ организация работы читального зала.
- Центр информатизации и технического обеспечения — администрирование АИС «Архив РМ»‚ оцифровка фондов‚ поддержка электронных сервисов.
- Государственный архив документов по личному составу (отдельное структурное подразделение) — хранение дел личного состава предприятий‚ учреждений и организаций региона.
Автоматизированная информационная система (АИС) «Архив РМ»
Назначение и функционал
АИС «Архив РМ», это программно-аппаратный комплекс‚ предназначенный для автоматизации основных архивных процессов. Ключевые модули системы:
- Модуль «Фонд»: электронные описи‚ карточки хранения‚ поиск по реквизитам (индекс‚ номер дела‚ даты‚ шифр).
- Модуль «Пользователь»: учет читателей‚ регистрация запросов (письменных‚ электронных‚ через портал Госуслуги)‚ контроль сроков исполнения.
- Модуль «Оцифровка»: управление процессом сканирования‚ привязка изображений к описям‚ формирование электронных копий для удаленного доступа.
- Модуль «Отчетность»: автоматическое формирование статистических отчетов для вышестоящих органов (Минкультуры РМ‚ Росархив).
Доступ к АИС для граждан и организаций
Взаимодействие с АИС доступно через несколько каналов:
- Портал государственных услуг (Госуслуги / Портал Госуслуг РМ): подача заявки на выдачу архивной справки‚ копии документа‚ направление запроса в читальный зал. Статус заявки отслеживается в личном кабинете.
- Официальный сайт архива: открытый доступ к путемным указателям (описанным фондам)‚ базам данных «Память народа» (локальный сегмент)‚ реестрам утерянных документов.
- Электронная почта и система ЭДО: для юридических лиц и ведомств — обмен документами в электронном виде с использованием усовершенствованной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Основные услуги‚ предоставляемые через АИС
| Услуга | Срок исполнения (рабочие дни) | Форма результата |
|---|---|---|
| Выдача архивной справки (пensions‚ стаж‚ зарплата) | 10–30 (в зависимости от сложности) | Бумажная / Электронная (под ЭП) |
| Выдача копий документов (листы дела) | 10–20 | Бумажная / Цифровая (PDF/TIFF) |
| Научный запрос (тематический подбор) | 30 | Список дел / Копии документов |
| Заказ документов в читальный зал | 1–3 (в зависимости от хранения) | Предоставление в зале |
Контактная информация и реквизиты
Для обращения в архив используйте следующие данные (персональные данные сотрудников и контактные телефоны частично маскированы в соответствии с политикой конфиденциальности):
- Полное наименование: Государственное учреждение Республики Мордовия «Государственный архив Республики Мордовия» (ГУ РМ «ГА РМ»).
- Юридический/Почтовый адрес: ‚ г. Саранск‚ ул. ‚ д. (точный адрес уточняйте на официальном сайте или карте 2ГИС/Яндекс.Карт).
- Телефон приемной / справочного бюро: +7 () —* (доб. ).
- Телефон отдела использования документов (читальный зал): +7 () —.
- E-mail (официальный): @gov-mordovia.ru (домен может отличаться‚ актуальный указан на сайте).
- Официальный сайт: archive.mordovia.ru (примерный адрес‚ проверьте через поисковик).
- Руководитель: Директор — (ФИО руководителя указывается в открытых источниках/на сайте).
- ИНН / КПП: / .
- ОГРН: .
Режим работы и порядок посещения
Читальный зал
- График работы: Понедельник – Пятница: : – : (перерыв: :–:*). Суббота‚ Воскресенье, выходные.
- Санитарный день: Последняя пятница месяца (без посетителей).
- Заказ документов: Предварительный заказ через АИС (личный кабинет) или по телефону за * рабочих дней.
Приемная (для подачи письменных запросов)
- Дни приема: Вторник‚ Четверг: : – :.
- Необходимо иметь при себе паспорт и документы‚ подтверждающие родственные связи (для геналогических запросов) или доверенность (при представлении интересов третьих лиц).
Особенности работы с АИС: рекомендации пользователям
- Регистрация на портале Госуслуг: Для получения услуг в электронном виде необходима подтвержденная учетная запись (ЭСИА).
- Точность реквизитов: При формировании заявки в АИС максимально точно указывайте: ФИО (на момент составления документа)‚ дату рождения‚ название организации/учреждения‚ период работы/обучения. Это сокращает время поиска с дней до дней.
- Оплата госпошлины: Большинство услуг (кроме социально-значимых для отдельных категорий граждан) требуют оплаты госпошлины. Квитанция генерируется в АИС после принятия заявки к исполнению. Оплата возможна через СБП‚ банковские карты или в отделениях банка.
- Получение результата: Готовую справку/копии можно получить:
- Самовывоз в приемной (предъявив паспорт и уведомление из АИС).
- Почта России (ценная посылка с описью вложения).
- В электронном виде (в личном кабинете Госуслуг / на e-mail) — если выбрана соответствующая форма при подаче заявки и документы оцифрованы.
Перспективы развития информатизации
В соответствии с планом развития на 2026–2028 годы‚ приоритетами ГА РМ являются:
- Полный перевод описей фондов * хранений в электронный вид с полнотекстовым поиском.
- Внедрение модуля ИИ для распознавания рукописных текстов (XVIII–XIX вв.) и автоматического извлечения именных указателей.
- Интеграция АИС с региональной системой «Электронный архив Республики Мордовия» для межведомственного обмена данными без бумажного носителя.
- Расширение функционала мобильного приложения для удаленной работы с фондами.
Данная статья составлена на основе открытых нормативных актов (Указы Главы РМ № 63-УГ‚ 220-УГ‚ 212-УГ) и общей информации о структуре архивных учреждений РФ. Конкретные реквизиты‚ номера телефонов и ФИО ответственных лиц рекомендуется уточнять на официальном сайте ГУ РМ «ГА РМ» или портале Госуслуг на дату обращения.