Коммунальное государственное учреждение «Государственный архив района Биржан сал Управления цифровизации и архивов Акмолинской области» является ключевым хранилищем документального наследия данного административно-территориального образования․ Архив выполняет функции по учету, хранению, комплектованию и использованию архивных фондов, а также обеспечивает доступ к информации для государственных органов, организаций и граждан․

Историческая справка: от Енбекшильдерского к Биржан сал

Важнейшим этапом в истории района стало его переименование․ Указом Президента Республики Казахстан Н․ Назарбаева № 605 от 13 декабря 2017 года Енбекшильдерский район Акмолинской области был официально переименован в район Биржан сал․ Данное решение вступило в силу со дня первого официального опубликования․ Название было дано в честь выдающегося казахского поэта-импровизатора, композитора и общественного деятеля Биржана сала Козбаева (1834–1897), родом из этих мест․

Административным центром района является город Степняк․ Район расположен на северо-востоке Акмолинской области и обладает богатой историей, отражающейся в архивных фондах․

Структура и подведомственность

Архив является структурным подразделением Управления цифровизации и архивов Акмолинской области․ В его ведении находятся документы:

• Органов местного управления и самоуправления района (актуальные и ликвидированные)․
• Предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории района․
• Сельских округов и поселковых администраций․
• Личных фондов выдающихся земляков, фотодокументов, фондов звукозаписей и видеодокументов․

Основные административно-территориальные единицы, документы которых хранятся в архиве:

1. Город Степняк (административный центр);
2. Валихановский сельский округ (ранее входил в состав Енбекшильдерского района)․
3. Сельские округа с центрами в с․ Пригорхоз, с․ Сауле и другие населённые пункты․
4. Упразднённые населённые пункты (по данным Википедии, их 19), история которых сохранена в делопроизводстве прошлых лет․

Основные направления деятельности

Деятельность архива регулируется законодательством Республики Казахстан в области архивного дела и документационного обеспечения деятельности․ Ключевые задачи включают:

Комплектование и учет фондов

Прием документов на хранение от создателей — органов управления, предприятий, ЗАГСов (акты гражданского состояния), нотариатов и судов․ Ведение государственных архивных фондов, научная описание дел (составление описей, путеводителей)․

Обеспечение сохранности документов

Соблюдение режима температуры, влажности, светового режима в хранилищах․ Проведение профилактических мероприятий (дезинсекция, дератизация, пылеудаление)․ Реставрация и консервация поврежденных документов․

Информационно-справочное обслуживание (ИСО)

Это одно из самых востребованных направлений․ Архив выдает:

• Справки о стаже, заработной плате (для начисления пенсий)․
• Справки о присвоении званий, наград․
• Дубликаты актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть) за периоды, переданные в архив (обычно старше 75–100 лет)․
• Генеалогические справки для восстановления родословных․

Цифровизация и электронное документооборот

В рамках программы «Цифровой Казахстан» и деятельности Управления цифровизации, архив активно внедряет электронные технологии: сканирование ценных и часто запрашиваемых фондов, ведение электронных баз данных (ЭБД) для ускорения поиска дел, предоставление услуг через портал «э-Гов» (e-Gov․kz)․

Повышение информированности населения

Согласно отчетам за сентябрь 2022 года (Аналитическая справка о проведенной работе), архив уделяет особое внимание информированию услугополучателей о порядке оказания государственных услуг․ Проводится работа по разъяснению правил обращения за архивными справками, сроках предоставления и перечне необходимых документов․

Предоставление государственных услуг

Архив оказывает государственные услуги в соответствии со Стандартом государственной услуги «Предоставление архивных справок (копий документов) из архивных фондов»․

Порядок обращения:

1. Личное обращение в приемную архива․
2. Написание заявления установленного образца (указывая цель запроса, реквизиты документа, если известны)․
3. Предоставление документа, удостоверяющего личность (удостоверение личности, паспорт)․
4. При представлении доверенным лицом — нотариально заверенная доверенность․

Сроки предоставления: согласно законодательству, справки выдаються в течение 10 рабочих дней с момента регистрации обращения (в сложных случаях срок может быть продлен до 30 дней с уведомлением заявителя)․

Контактная информация и реквизиты

Ниже приведены общие реквизиты учреждения․ В соответствии с политикой конфиденциальности, персональные данные руководителей, контактные телефоны служебных лиц и точный физический адрес здания частично скрыты․

Генеалогические и исторические исследования

Фонды архива представляют огромный интерес для историков, краеведов и генеалогов․ Благодаря сохранению деловых книг, ревизских сказок (для более ранних периодов), метрических книг (переданных из ЗАГСов), списков жителей сел (с․ Пригорхоз, с․ Сауле, Валихановский с/о и др․), возможно восстановление истории семей, проживавших на территории современного района Биржан сал․

Особенности поиска:

• Документы до 1917 года (метрические книги приходов, ревизские сказки) могут храниться в Центральном государственном архиве Республики Казахстан (Астана) или в ГА Акмолинской области (Кокшетау)․
• Документы советского периода (1920–1990-е гг․) — основной массив фондов районного архива․
• Документы ЗАГСов (АГС) за последние 100 лет (рождение), 75 лет (брак, смерть) хранятся в органах ЗАГС, более старые — передаются в архив․

Новости и текущая деятельность (сводка по открытым источникам)

В открытых источниках (новостной портал www․716․kz, отчеты акматов) регулярно освещается работа акматов района․ Аким области Малик Мурзалин ставил перед руководством района (в т․ч․ архивом как частью вертикали управления) задачи по недопущению снижения темпов социально-экономического развития, цифровизации услуг и работе с обращениями граждан․

Архив активно участвует в акциях «День архивиста», «Ночь в музее/архиве», проводит выставки документов к значимым датам: Дню Республики, Дню Независимости, юбилеям района и выдающихся земляков (Биржана сала, Чокана Валиханова, родом из Валихановского с/о)․

Полезные ссылки и ресурсы для удаленного поиска

Если вы не можете посетить архив лично, рекомендуется использовать:

• Портал «э-Гов» (egov․kz) — заказ справок онлайн (услуга «Предоставление архивной справки»)․
• Сайт Управления цифровизации и архивов Акмолинской области — реестр архивов, контакты, нормативная база․
• Генеалогические порталы (Familio, Родители․ру и др․) — там часто публикуются указатели по фондам сел района (Пригорхоз, Сауле и др․), составленные энтузиастами․
• Национальный архивный фонд РК (национальный портал архивов) — единый поиск по описям (если фонды оцифрованы и загружены в ЭБД)․

Государственный архив района Биржан сал, это не просто склад старых бумаг, а современное информационно-аналитический центр, проходящий этап цифровой трансформации․ Он играет критически важную роль в обеспечении прав граждан на получение информации о себе и своих предках, в сохранении исторической памяти региона, переименованного в честь великого акина․ Для получения актуальной консультации или заказа справки рекомендуется использовать официальные каналы связи Управления цифровизации и архивов Акмолинской области или портал государственных услуг․

Статья составлена на основе открытых данных интернета (отчеты за 2022 год, Википедия, новостные порталы Акмолинской области, genelogические базы) по состоянию на ․ Персональные данные и контакты замаскированы в соответствии с требованиями безопасности․