Архив Правительства Пензенской области — это ключевое учреждение архивного дела региона, обеспечивающее сохранение и использование документов органов государственной власти Пензенской области. Учреждение играет системообразующую роль в формировании единого информационного пространства региона, гарантируя правовую защищенность граждан и организаций, а также сохранение исторической памяти.

История возникновения и этапы развития

История архива неразрывно связана с административно-территориальными преобразованиями на территории современного Присурья. Ключевые вехи:

• 1939 год — Образование Пензенской области (4 февраля). С этого момента начинается формирование архивных учреждений области.
• 1940-е годы — Создание Областного государственного архива (ГАПО), куда поступали дела дореволюционных учреждений и органов советской власти.
• 1990-е годы — Реформа архивного дела России. Разделение фондов на государственные (исторические) и ведомственные (современные).
• 2000-е годы — Выделение в самостоятельную структуру (или выделенное структурное подразделение) архива, непосредственно подчиненного Правительству области, для работы с документами исполнительной власти.
• Настоящее время — Архив Правительства Пензенской области функционирует как современный центр документирования, активно внедряющий электронные технологии и предоставляющий государственные услуги в электронном виде.

Правовой статус и нормативная база

Деятельность архива регулируется комплексом нормативных правовых актов:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
2. Закон Пензенской области от № 169-ЗПО «Об архивном деле в Пензенской области».
3. Постановления Правительства Пензенской области об утверждении Положения об Архиве Правительства Пензенской области, типовых перечнях сроков хранения документов.
4. Приказы Министерства культуры РФ и Росархива (методологические рекомендации, стандарты описания, оцифровки, хранения).

Архив является бюджетным учреждением (или структурным подразделением администрации) и действует на основании Устава, утвержденного учредителем.

Структура и основные направления работы

Организационная структура архива обычно включает следующие ключевые подразделения (наименования могут варьироваться в зависимости от актуального штатного расписания):

Отдел приема и учета документов (Формирование фондов)

• Прием документов от органов исполнительной власти области (министерств, департаментов, комитетов, управлений).
• Экспертиза стоимости документов (определение сроков хранения: временные — 10, 30, 50, 75 лет или постоянные).
• Государственная регистрация фондов (присвоение индексов фондам, описям, делам).

Отдел хранения и обеспечения сохранности

• Обеспечение режима температуры, влажности, освещения в хранилищах (соответствие ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2015).
• Профилактическая дезинфекция, дезинсекция, дератизация.
• Пожарная безопасность (системы пожаротушения без воды — газовые, порошковые).
• Контроль за состоянием документов (реставрация, консервация).

Отдел научной описи и справочно-информационной работы

• Научная обработка фондов: составление описей, путеводителей, тематических указателей.
• Ведение государственных реестров фондов.
• Создание электронных баз данных (Электронный архив, АИС «Архив»).
• Оцифровка документов высокого спроса и ценности.

Отдел использования документов и обслуживания пользователей

• Обслуживание посетителей в читальном зале.
• Выдача архивных справок, выписок, заверенных копий.
• Прием и обработка запросов (письменных, электронных через Госуслуги/портал органа власти).
• Работа с геноалогическими запросами (метрические книги, ревизские сказки, при наличии в фондах).

Сектор электронного документооборота и ИТ

• Поддержка информационных систем архива.
• Внедрение технологий электронного архивирования (Жизненный цикл ЭД).
• Обеспечение информационной безопасности (защита персональных данных, гостайны).

Состав фондов: что хранится в Архиве Правительства

Фонды архива формируются за счет документов органов исполнительной власти Пензенской области. Хронологические рамки: преимущественно с 1991 года по настоящее время (документы более ранних периодов, как правило, находятся в Государственном архиве Пензенской области — ГАПО).

Основные группы фондобразующих:

• Администрация Губернатора Пензенской области (распоряжения, поручения, протоколы совещаний).
• Правительство Пензенской области (постановления, приказы, протоколы заседаний, аналитические справки).
• Министерства и ведомства области:
  • Минэкономразвития, Минфин, Минсоцзащиты, Минздрав, Минобрнауки, Минсельхоз, Минстрой, МВД по области (административные дела), и др.
• Комитеты и управления при Правительстве (имущественные отношения, природопользование, архивное дело, прессы и СМИ и т.д.).
• Территориальные органы ФСС, ПФР (СФР) — по соглашениям о передаче дел в постоянное хранение.

Типичные категории документов:

• Нормативно-правовые акты (проекты, согласования, официальная публикация).
• Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения, ).
• Документы по кадровому делу (личные дела служащих органов власти, срок хранения 75 лет).
• Документы по вопросам социально-экономического развития области (отчеты, планы, статистика).
• Дела по земельным отношениям, градостроительству, приватизации.
• Документы по ЧС и гражданской обороне.

Адрес, контакты и режим работы

Важно: В соответствии с политикой конфиденциальности, персональные данные сотрудников (ФИО руководителей, внутренние телефоны) и точные адреса размещения хранилищ частично маскируются.

Предоставление государственных услуг

Архив оказывает государственные услуги в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Правительством области. Основные услуги:

Портал Госуслуг (ЕПГУ / РПГУ)

Большинство услуг доступны через Единый портал госуслуг (gosuslugi.ru) в разделе: «Культура, спорт, отдых» → «Архивные услуги» → «Получение архивной справки/копии». Это позволяет отслеживать статус запроса и получать результат в личном кабинете (Электронная справка с ЭЦП).

Цифровизация и электронный архив

С 2010-х годов Архив Правительства Пензенской области ведет активную работу по цифровой трансформации:

• Автоматизированная информационная система (АИС) «Архив»: учет фондов, описание дел, учет выдачи, формирование отчетности.
• Электронный архив (Цифровой репозиторий): хранение электронных копий документов постоянного хранения и высокого спроса (метрические книги, личные дела, нормативные акты).
• Веб-портал / Открытые данные: публикация указателей фондов, путеводителей, реестров нормативных актов в открытом доступе (раздел «Открытые данные» на сайте правительства).
• Электронный документооборот (ЭДО): прием дел от ведомств в электронном виде (формат PDF/A, XML) с использованием ЭЦП.

Доступ к оцифрованным фондам: Часть справочных публикаций (путеводители, реестры актов) доступна бесплатно на сайте. Просмотр сканов дел, содержащих персональные данные, возможен только в читальном зале или по официальному запросу в связи с требованиями 152-ФЗ «О персональных данных».

Особенности работы с персональными данными и защитой информации

Архив работает с массивами чувствительной информации:

• Персональные данные (152-ФЗ): Личные дела, служебные записки, списки получателей пособий. Доступ ограничен: субъект ПДн — без ограничений, третьим лицам, только с нотариальным доверенностью или по решению суда.
• Государственная тайна / Специальные категории: Документы силовых блоков (МВД, ФСИН, Росгвардия по области) могут иметь гриф «Секретно» или «Для служебного пользования». Их использование регулируется отдельными инструкциями и требует допуска.
• Медицинская тайна: Документы Минздрава, больниц (история болезни) — доступ только пациенту или уполномоченным лицам.

Взаимодействие с другими архивами региона

Существует четкое разграничение компетенций:

1. Государственный архив Пензенской области (ГАПО) — хранит документы до 1991 г. (губземуправление, облисполком, парторганы, дореволюционные фонды, метрические книги XIX–начала XX в.). Адрес: г. Пенза, ул. Красная, д. .
2. Архив Правительства Пензенской области — документы органов исполнительной власти с 1991 г. по н.в.
3. Муниципальные архивы (Архив администрации г. Пензы, районные архивы) — документы органов местного самоуправления.
4. Ведомственные архивы (университетов, больниц, заводов), хранят актуальные дела, передают в госархивы по истечении сроков.

Межведомственная комиссия по архивному делу при Правительстве области координирует работу по перечислению дел, единым стандартам описания и оцифровки.

Практическое руководство: как получить справку или копию документа

Способ 1: Через Госуслуги (Рекомендуемый)

1. Зарегистрируйтесь/войдите на gosuslugi.ru (подтвержденная учетная запись).
2. Найдите услугу: «Получение архивной справки, выписки, копии документа» (код услуги в реестре: *).
3. Заполните заявление: укажите ФИО (в т.ч. прежние), дату рождения, период работы/обучения, название организации (министерства, ведомства), цель справки (пенсия, суд, геноалогия).
4. Прикрепите сканы: паспорт, СНИЛС, документы, подтверждающие родство (для геноалогии), доверенность (если от имени другого лица).
5. Отправьте заявку. Ответ придет в ЛК и на e-mail.

Способ 2: Личный визит в читальный зал

1. Запишитесь на консультацию по телефону +7 (8412) *-* или через сайт.
2. Привозьте: Паспорт РФ, СНИЛС, документы-основания (доверенность, свидетельство о рождении/браке для родственных связей).
3. Заполните бланк запроса (формы 1-арх, 2-арх или свободной формы) на стойке регистрации.
4. Получите талон с датой готовности (обычно 10–30 дней).

Способ 3: Почтовый запрос

Направьте заказное письмо с вложенным описом вложения на адрес: 4400, г. Пенза, ул. *, д. , Архив Правительства Пензенской области.

В письме укажите: свои паспортные данные, адрес для ответа, контактный телефон, подробную суть запроса. Оплатите почтовую пересылку ответа (конверт с марками/оплатой).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Есть ли в Архиве Правительства метрические книги XIX века?

О: Как правило, нет. Метрические книги до 1917–1920 гг. находятся в Государственном архиве Пензенской области (ГАПО). В Архиве Правительства могут храниться ЗАГСовские акты (книги регистрации актов гражданского состояния) -920–1990-х гг., если они были переданы из районных ЗАГСов в областное ведомство.

В: Как узнать, в каком архиве лежит личное дело моего родственника?

О: Если человек работал в органе исполнительной власти области (министерство, комитет, администрация губератора) после 1991 г. — в Архиве Правительства. Если в советские времена (облисполком, райисполком, колхоз, совхоз, школа, больница) — в ГАПО или муниципальном архиве. Если на предприятии — в архиве предприятия или ГАПО (при ликвидации).

В: Сколько стоит архивная справка?

О: Для граждан РФ, бесплатно (за счет бюджета области). Для юридических лиц (производственные запросы), на возмездной основе по тарифам, утвержденным Правительством области.

В: Могу ли я сфотографировать дело в читальном зале?

О: Да, как правило, разрешена некоммерческая съемка без штатива и вспышки (на фотоаппарат/смартфон) после согласования с администратором зала и при отсутствии запрета на конкретном деле (гриф секретности, плохое состояние бумаги).

В: Срок хранения личных дел служащих — 75 лет. Что происходит потом?

О: После истечения срока (75 лет с момента последней записи) дело подлежит экспертизе. Если оно представляет историческую ценность — переводится в категорию постоянного хранения и передается в ГАПО. Если ценности нет — подлежит уничтожению по акту.

Перспективы развития

Стратегия развития Архива Правительства Пензенской области на ближайшие годы включает:

• Полный переход на электронное формирование фондов (отказ от бумажных носителей при передаче дел ведомствами).
• Внедрение технологий ИИ для распознавания текстов (OCR/HTR) рукописных и печатных документов XX–XXI вв. для полнотекстового поиска.
• Создание Единого архивного информационного ресурса области (интеграция каталогов Архива Правительства, ГАПО и муниципальных архивов в одну поисковую систему).
• Расширение перечня услуг в «жизненных ситуациях» на портале Госуслуг (проактивное предоставление справок при назначении пенсии).
• Модернизация хранилищ: строительство/реконструкция под современные стандарты климат-контроля и пожаробезопасности.

Архив Правительства Пензенской области — это не просто склад бумаг, а высокотехнологичный центр управления документами, обеспечивающий прозрачность власти, защиту социальных прав граждан и сохранение документарного наследия современного региона. Эффективная работа архива — залог того, что каждый пензенский житель может подтвердить свой стаж, получить пенсию, восстановить утраченные права или изучить историю своей семьи и края.

Данная статья основана на открытых нормативных актах, типовых структурах архивов исполнительной власти субъектов РФ и информации с официального портала Правительства Пензенской области на момент 2024–2026 гг. Для получения актуальных реквизитов, сроков и условий обращения обязательно обращайтесь к официальному источнику: penza.gov.ru.