Важное замечание: В соответствии с правилами конфиденциальности, в статье персональные данные (фамилии нотариусов, конкретные адреса помещений, номера телефонов и адреса электронной почты) частично скрыты под маской *.

История создания и правовая основа

До 01 августа 2023 года на территории Орловской области не существовало единого специализированного хранилища нотариальных архивов. Документы нотариусов, сложивших полномочия, хранились у наследников дел (других нотариусов) или передавались в государственные архивы по истечении сроков хранения.

Ключевым событием стало вступление в силу регионального распоряжения о создании Единого нотариального архива Орловской областной нотариальной палаты. С архив начал свою полноценную работу, став централизованным местом хранения дел нотариусов, прекративших профессиональную деятельность.

• Правовая база: ФЗ «О нотариате», Основы законодательства РФ о нотариате, Приказ Минюста РФ, Устав Орловской областной нотариальной палаты.
• Статус: Архив является структурным подразделением некоммерческой организации — Орловской областной нотариальной палаты (ОНП).
• Цель: Обеспечение сохранности, комплектования, учета и использования нотариальных документов, а также выдача копий и справок заинтересованным лицам.

Какие документы хранятся в архиве?

Фонд архива формируется за счет передачи дел нотариусами, которые:

1. Сложили полномочия по собственному желанию.
2. Лишены лицензии / исключены из реестра нотариусов.
3. Умерли или признаны безвестно отсутствующими / недееспособными.

Основные категории документов:

• Нотариальные акты: завещания, доверенности, договора (купли-продажи, дарения, обмена, ренты), свидетельства о праве наследования, протоколы осмотра доказательств и т.д.
• Реестры и журналы учета: журналы регистрации нотариальных действий, реестры завещаний, реестры доверенностей.
• Служебная документация: инвентаризационные акты, акты приема-передачи дел, корреспонденция с нотариальной палатой и Минюстом.
• Документы, изъятые у недобросовестных нотариусов: по решениям суда или уполномоченных органов.

Сроки хранения: Большинство нотариальных документов подлежат хранению в течение 75 лет (завещания — до открытия наследственного дела и далее по общим основаниям), после чего они подлежат передаче в Государственный архив Орловской области для бессрочного хранения как части Архивного фонда РФ.

Порядок обращения в архив: как получить копию или справку

Процедура получения документов из нотариального архива строго регламентирована законодательством и внутренними правилами палаты.

Кто имеет право обратиться:

• Лица, в отношении которых совершены нотариальные действия (или их правопреемники).
• Нотариусы для совершения нотариальных действий.
• Суды, органы прокуратуры, следственные органы, органы опеки и попечительства — в рамках своих полномочий.
• Иные лица, только при наличии нотариальной доверенности или решения суда.

Алгоритм действий:

1. Предварительный запрос (рекомендуется): Связаться с секретариатом палаты или архивом для уточнения, находится ли нужное дело в фонде (поскольку передача дел процесс постепенный).
2. Подготовка пакета документов:
   • Заявление установленного образца (можно взять на месте или скачать с сайта палаты).
   • Документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РФ).
   • Документы, подтверждающие полномочия (доверенность, свидетельство о праве наследования, решение суда).
   • Квитанция об оплате госпошлины / платы за услуги палаты (размеры уточняйте на момент обращения).
3. Подача заявления: Лично в окно приема архива / палаты или через уполномоченного представителя. Возможна подача по почте (ценным бандеролем с вложением) или через ЕПГУ / Госуслуги (если реализован сервис).
4. Сроки исполнения: Обычно до 10 рабочих дней с момента регистрации входящего запроса (согласно ст; 47 Основ законодательства о нотариате копия выдается в течение 10 дней).
5. Получение результата: Выдача заверенной копии документа или архивной справки (об наличии/отсутствии сведений). Копия, выданная из архива палаты, приравнивается к дубликату нотариального документа и имеет такую же юридическую силу.

Контакты и режим работы (данные замаскированы)

Поскольку Архив является частью структуры Орловской областной нотариальной палаты, физически он, как правило, размещается в здании палаты или в арендованном специализированном помещении, соответствующем требованиям к хранению архивных фондов (пожаробезопасность, климат-контроль, охрана).

Важно: Не путайте Нотариальный архив ОНП с Государственным архивом Орловской области (ГАОО). ГАОО хранит документы более ранних периодов (до 1917 г., советского периода), переданные по истечении сроков хранения, а также архивы ликвидированных государственных учреждений.

• Государственный архив Орловской области: г. Орел, ул. , д. . Тел. справки: — (в справочнике указан как 413-440, актуальность уточняйте). E-mail: *@orel.ru / *@yandex.ru. Режим: пн-чт 9:00-13:00.

Особенности работы с «электронными» архивами и реестрами

Современное нотариат активно переходит на цифровые технологии. Орловская палата не исключение:

• Единый информационный систем нотариата (ЕИСН): Сведения о совершенных нотариальных действиях (завещания, доверенности, сделки с недвижимостью) заносятся в федеральные реестры в режиме реального времени. Поиск по реестрам доступен на сайте ФНП (fnp.ru) — это позволяет узнать, у какого нотариуса было совершены действие, прежде чем идти в архив.
• Электронный нотариат: Возможность совершения действий дистанционно (видеоконференцсвязь) формирует электронные оригиналы документов, которые хранятся в защищенном облачном контуре ЕИСН, а не в бумажном архиве палаты.
• Электронный каталог архива: На данный момент ведеться работа по оцифровке описей фондов нотариального архива для публикации в открытом доступе (аналогично тому, как это делает ГАОО с фондами Ф.4, Ф.5 и др.).

Примеры передачи дел (практика 2023–2026 гг.)

С момента открытия архива (август 2023) начался активный процесс приема дел от нотариусов, сложивших полномочия. По аналогии с практикой других регионов (Свердловская, Волгоградская, Вологодская, Самарская области), передача оформляется актом приема-передачи с составлением подробной описи каждого дела.

Пример из практики (данные замаскированы):

«Архивы нотариусов, сложивших полномочия: * П.И., * И.А., * М.В. находятся у нотариуса * М.Ю. (Усть-Большерецкий нотариальный округ) — данные перенесены из справочной информации по другому региону для иллюстрации схемы передачи. В Орловской области по аналогичной схеме дела передаются непосредственно в Архив ОНП».

Если нотариус продолжает практиковать, он хранит свои дела сам. Только при прекращении деятельности дела передаются в Архив палаты.

Платность услуг и оплата

Согласно информации от палат других регионов (например, НП Вологодской области), оплата за выдачу копии нотариального документа или архивной справки производится только после установления наличия в Архиве запрашиваемых сведений.

• Госпошлина: Устанавливается Налоговым кодексом РФ (ст. 333.24) за выдачу копий документов — базовая ставка (на 2026 г. уточняйте актуальную сумму).
• Плата за услуги палаты: Устанавливается Советом палаты за поиск, изготовление копии, заверение, отправку почтой.
• Способы оплаты: Через терминал в палате, по QR-коду, банковским переводом (реквизиты выдает сотрудник архива). Наличные в кассу архива, как правило, не принимаются.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Могу ли я получить копию завещания, если не знаю, у какого нотариуса оно сделано?

Да. Сначала проверьте Единый реестр завещаний на сайте ФНП (fnp.ru) или обратитесь к любому нотариусу с запросом в ЕИСН. Если завещание сделано до внедрения ЕИСН (до 2014–2015 гг.) и нотариус сложил полномочия — дело может быть в Архиве ОНП. Справку об отсутствии/наличии сведений выдаст архив.

Вопрос: Что делать, если архив отказал в выдаче копии?

Отказ возможен, если: 1) вы не предъявили документы, подтверждающие право на получение; 2) дело не передано в архив (осталось у наследника-нотариуса); 3) срок хранения истек и дело передано в ГАОО. Отказ можно обжаловать в Президиум ОНП или в суд.

Вопрос: Хранят ли в архиве документы частных нотариусов, работавших в 90-х годах?

Да, если эти нотариусы сложили полномочия и их дела не были утеряны/уничтожены до создания единого архива в 2023 г. Многие дела 90-х могут находиться у наследников-нотариусов или уже в ГАОО (если прошло 75 лет).

Вопрос: Можно ли заказать копию документа онлайн?

На 2026 год полноценный онлайн-заказ копии из бумажного архива с доставкой по почте реализован не во всех регионах. Уточните на сайте orel.notariat.ru или по телефону * возможность удаленного заказа через личный кабинет или почту.

Создание Архива нотариальной палаты Орловской области в августе 2023 года стало важным шагом к систематизации и защите нотариального наследия региона. Это гарантирует, что документы, удостоверенные нотариусами за десятилетия, не будут утеряны при смене поколений нотариусов и останутся доступными для граждан для реализации их прав (наследование, подтверждение сделок, получение дубликатов доверенностей).

При планировании визита обязательно звоните по телефону * заранее для подтверждения режима работы, наличия нужного фонда и списка необходимых документов, чтобы избежать лишних поездок.

Статья подготовлена на основе открытых данных интернета, законодательства РФ и информации с официального сайта Орловской областной нотариальной палаты (orel.notariat.ru) по состоянию на . Данные о контактах и реквизитах могут меняться; проверяйте актуальность на официальных ресурсах.