Галузевий державний архів Міністерства оборони України (ГДА Міноборони) — це ключова установа архівної справи в системі Міноборони‚ яка забезпечує зберігання‚ облік‚ наукову обробку та використання документів‚ що становлять архівний фонд Міністерства оборони України. Архів виконує функції науково-методичного центру з питань архівної справи у військових формуваннях та установах ведомства.

Історія та статус установи

Архів створено з метою централізації зберігання документації‚ що формується центральним апаратом Міністерства оборони‚ Генеральним штабом‚ видами Збройних Сил‚ оперативними командами та іншими підлеглими установами. Як галузевий державний архів‚ він підпорядкований Міністерству оборони України та одночасно здійснює свою діяльність відповідно до Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» та інших нормативно-правових актів.

Основними завданнями установи є:

• Придбання документів до державного зберігання за настанням термінів зберігання у відомчих архівів утворювачів.
• Забезпечення стану безпеки документів (фізичного збереження‚ пожежобезпека‚ кліматконтроль).
• Наукова обробка фондів: складання описувачів‚ інвентарів‚ довідників.
• Надання документів для офіційного та наукового використання (читальний зал‚ дистанційні запити).
• Цифровізація унікальних та найбільш затребуваних документів.

Склад архівного фонду: що зберігається?

Фонди ГДА Міноборони охоплюють широкий хронологічний діапазон — від документів періоду Другої світової війни (частина яких надійшла з центральних архівів МО СРСР/УРСР) до актуальної документації сучасного періоду‚ включаючи період Російсько-української війни.

Основні категорії документів:

1. Управлінська документація: накази‚ розпорядження‚ інструкції‚ постанови Міністра оборони‚ Начальника Генерального штабу‚ командувачів видів ЗС.
2. Документи штатного та організаційного забезпечення: штатні розписи‚ таблиці організації‚ структури військових частин та установ.
3. Особові справи військовослужбовців: це одна з найбільш затребуваних категорій. Містять анкети‚ службові характеристики‚ нагородні листи‚ відомості про службу‚ травми‚ контузії‚ присвоєння звань.
4. Документи з питанів бойового навчання та застосування військ: плани учень‚ звіти про бойове застосування‚ журнали бойових дій (для частин‚ що брали участь у hostilités).
5. Матриціально-технічна документація: акти приймання-здавання зброї‚ БТЗ‚ обладнання; описи майна.
6. Медичні документи: витяги з медичних карток‚ висновки ВЛК (військово-лікарських комісій) — часто зберігаються окремо або як частина особових справ.
7. Фото-‚ кіно-‚ фоно- та відеодокументи: унікальні знімки військових подій‚ парадів‚ навчань‚ портрети військових лідерів.
8. Документи спеціального фонду (секретні/розсекречені): документація‚ знята з обліку таємниці (декласифікована) за рішенням відповідних комісій.

Порядок доступу до документів та робота читального залу

Доступ до документів архіву регулюється Законом України «Про доступ до публічної інформації»‚ Законом «Про національний архівний фонд та архівні установи» та внутрішніми правилами користування архівом.

Хто має право на доступ?

• Офіційні особи (представники Міноборони‚ СБУ‚ суду‚ слідчого‚ прокуратури) — на підставі офіційних запитів.
• Громадяни — для отримання інформації про себе (особисті дані) або про родичів (за наявності довіренності або свідоцтва про спадкування/підтвердження родинних зв’язків).
• Науковці‚ студенти‚ журналісти‚ представники громадських організацій — для наукової‚ освітньої та публіцистичної діяльності (з дотриманням режиму таємниці та ПДП).

Режим роботи читального залу (типовий):

• Дні тижня: Понеділок — П’ятниця.
• Години: зазвичай з 10:00 до 17:00 (перерва на обід може відсутня або фіксується окремо).
• Вихідні: Субота‚ Неділя‚ офіційні державні свята.
• Увага: Графік може змінюватися у зв’язку з воєнним станом‚ нарядами командування або карантинними заходами. Обов’язково перевіряйте актуальний графік за телефоном перед візитом.

Порядок оформлення запиту:

1. Написання офіційного листа-запиту (для організацій) або особистої заяви (для фізичних осіб).
2. Надання копії паспорта/особистого посвідчення та документів‚ що підтверджують повноваження (довіреність‚ свідоцтво про смерть‚ свідоцтво про народження тощо).
3. Реєстрація запиту в секретаріаті/канцелярії архіву;
4. Термін розгляду: за законом — до 20 робочих днів (може бути подовжено до 30 днів у складних випадках).

Контактна інформація (офіційні реквізити)

Нижче наведені офіційні контакти установи. Частина персональних даних (прізвища конкретних працівників‚ внутрішні додаткові номери) замаскована за правилами безпеки та ПДП.

Примітка: Точна вулиця та номер будинку часто не публікуються у відкритому доступі з міркувань безпеки об’єкта критичної інфраструктури. Для відправки поштової кореспонденції достатньо вказати: «м. Київ‚ а/с *‚ ГДА Міноборони» або уточнити адресу за телефоном довідкової.

Дистанційне обслуговування та онлайн-сервіси

У контексті воєнного стану та цифровізації держави‚ архів активно впроваджує дистанційні форми роботи:

• Електронний запит через портал «Дія» або веб-форму Міноборони: Можливість подати запит на надання довідки‚ витяку з особистої справи без особистого візиту.
• Електронна пошта: Надсилання скан-копій заяв та документів‚ що підтверджують особу/повноваження‚ на офіційну поштову скриньку архіву.
• Портал «Архівні інформаційні системи» (АІС): Пошук по описувачах/фондам у режимі онлайн (доступ може бути обмежений для закритих фондів).
• Відеоконференцсвязок: Для консультацій з архівними справами без виїзду.

Особливості пошуку інформації про військовослужбовців (Поради дослідникам)

Якщо ви шукаєте інформацію про родича‚ який слугував у ЗСУ/СА/ВС НВ/УПА або був залучений до мобілізації‚ зверніть увагу на такі нюанси:

Визначення місця зберігання справи

Не всі особисті справи знаходяться в ГДА Міноборони. Розподіл залежить від періоду служби та типу документа:

• Період до 1991 р. (СРР/УРСР): Центральний державний архів військових сил України (ЦДАВЗУ) — м. Київ‚ або регіональні державні архіви (РДА) за місцем дислокації частини.
• Період 1991–2000-х рр.: Часто зберігаються в архівних відділах військових частин (відомчих архівів) або вже передані до ГДА Міноборони / ЦДАВЗУ.
• Поточний період (після 2014 р. та зараз): Документи формуються у військових частинах. Особові справи передані до архіву після звільнення військовослужбовця до запасу або у разі загибелі/пропажі без вісти (після завершення справності/розгляду).
• Національна гвардія‚ Державна прикордонна служба‚ СБУ: Мають власні галузеві архіви (ГДА НГУ‚ ГДА ДПСУ‚ ГДА СБУ). Запити до Міноборони за цими категоріями — нецілові.

Необхідний мінімум даних для запиту

Щоб архів міг знайти справу‚ у заяві обов’язково вкажіть:

1. ПІБ (повністю‚ з урахуванням можливих варіантів написання прізвища).
2. Дата та місце народження.
3. Приблизні роки служби (наприклад‚ 2015–2018 рр.).
4. Військове звання на момент звільнення (якщо відомо).
5. Номер військової частини (А-*) або назва частини/розташування (якщо відомо).
6. Мета запиту (отримання довідки про стаж‚ підтвердження участі в АТО/ООС‚ нагородження‚ відновлення втраченого військового квитка тощо).

Документи‚ що підтверджують право на інформацію (для родичів)

• Копія паспорта заявника.
• Свідоцтво про народження (підтвердження родинних зв’язків).
• Свідоцтво про смерть військовослужбовця (якщо відповідно).
• Нотаріальна довірення (якщо запит подає не близький родич або посередник).
• Заява встановленого зразка (завантажити на сайті Міноборони або уточнити за телефоном).

Взаємодія з іншими архівними установами

ГДА Міноборони не існує в ізоляції. Для комплексного дослідження часто необхідно звертатися паралельно до:

• Центральний державний архів військових сил України (ЦДАВЗУ) — м. Київ. Основний архів для періоду 1917–1991 рр.‚ а також для документів Великої Вітчизняної війни.
• Галузевий державний архів Національної гвардії України (ГДА НГУ).
• Галузевий державний архів Державної прикордонної служби України (ГДА ДПСУ).
• Галузевий державний архів СБ України (ГДА СБУ) — адреса: вул. Малопідвальна ‚ Київ (для питань розвідки‚ контррозвідки‚ спецоперацій).
• Державні обласні/міські архіви — для документів місцевих військоматів (РВК/ТЦК)‚ евакуаційних госпіталів‚ партизанських частин.
• Центральний державний архів вищих органів влади та управління України (ЦДАВО України), для наказів РНК/УРДР‚ ЦК КП(б)У з питань оборони.

Цифровізація та проект «Електронний архів»

Міністерство оборони спрямовує значні ресурси на створення єдиної автоматизованої інформаційно-пошукової системи. Основні напрямки:

• Сканування особових справ звільнених військовослужбовців для швидкого видачі довідок.
• Створення єдиного реєстру нагороджених (ордери‚ медалі‚ відзнаки Президента/Міноборони).
• Цифровізація журналів бойових дій та наказів за період РУВ (Російсько-української війни) для правового захисту ветеранів.
• Інтеграція з реєстром «Дія» для автоматичного підтвердження статусу учасника бойових дій‚ ветерана‚ інваліда війни.

Правові основи діяльності (Нормативна база)

Діяльність архіву базується на:

• Конституції України.
• Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи» від № 3806-IX (нова редакція).
• Закон України «Про доступ до публічної інформації»;
• Закон України «Про захист персональних даних».
• Закон України «Про статус ветеранів війни‚ гарантії їх соціального захисту» (щодо видачі довідок).
• Постанови Кабінету Міністрів України з питань архівної справи та військової служби.
• Накази Міністра оборони України з питань архівного обшуку‚ термінів зберігання‚ порядку передачі документів.

Часті помилки при зверненні до архіву (Чек-лист «Чого НЕ робити»)

1. Надсилати запит «кудись у Міноборони» без вказання конкретної установи (ГДА Міноборони). Лист може загубитися в канцелярії центрального апарату.
2. Не вказувати номер військової частини (А-). Без цього пошук у фондах мільйонів справ може тривати місяцями або дати нульовий результат.
3. Ігнорувати потребу нотаріальної довіренні для третіх осіб. Архів має право відмовити у видачі інформації про іншу особу без належних повноважень (ст. 32 Закону про архівну справу‚ ст. 22 Закону про ПДП).
4. Очікувати миттєвої відповіді. Законні терміни — до 20 робочих днів. У воєнний час терміни можуть збільшуватися через навантаження та обстріли.
5. Шукати документи СБУ/НГУ/ДПСУ в архіві Міноборони. Це різні ведомства з різними архівами.

Корисні посилання та ресурси для самостійного пошуку

• Офіційний сайт Міноборони: mil.gov.ua (Розділ «Громадянам» -> «Архівна справа» / «Звернення громадян»).
• Портал «Пам’ять нації» (УІНП): База даних про загиблих‚ зниклих‚ полонених‚ нагороджених (доповнює архівні дані).
• Ресурс «Об’єднаний реєстр учасників бойових дій»: Доступний через «Дію» та портал Міноборони.
• Сайт ЦДАВЗУ: Для історичних досліджень періоду СРСР/ВВВ.
• ЄРДР (Єдиний реєстр донорів/реєстр осіб): Для пошуку за ПІБ та датою народження (публічні дані).

Висновок

Галузевий державний архів Міноборони України є головним депозитарієм документальної пам’яті українського війська сучасного періоду. Для успішного отримання необхідної інформації (довідки про стаж‚ підтвердження участі в бойових діях‚ відновлення нагород‚ генезологічний пошук) критично важливо:

• Чітко сформулювати запит з максимальною кількістю ідентифікаційних даних (ПІБ‚ ДН‚ В/Ч А-*‚ роки служби).
• Підготовити повний пакет документів‚ що підтверджують особу та право на доступ.
• Використовувати офіційні канали зв’язку (е-пошта‚ портал «Дія»‚ заказаний лист) та заздалегідь уточнювати режим роботи читального залу за телефоном +38 (044) * .
• Пам’ятати про існуванні окремих архівів у силових структурах (НГУ‚ ДПСУ‚ СБУ) і не спрямовувати запити «у всіх одразу» без розуміння підпорядкування військовослужбовця.

Архівна справа в Україні переживає етап активної цифровізації‚ що значно спрощує доступ для громадян‚ але фізичне звернення до ГДА Міноборони залишається необхідним для роботи з унікальними оригіналами‚ складними справами та документами‚ що містять обмежену доступність інформацію.

Стаття складено на основі відкритих даних офіційних сайтів Міноборони України‚ Державної архівної служби України та нормативно-правової бази станом на 2026 рік. Контактні дані (телефони‚ точна адреса‚ e-mail конкретних відділів) замасковані (*) з метою безпеки та дотримання Закону про захист персональних даних. Перед візитом або надсиланням кореспонденції обов’язково верифікуйте реквізити на офіційному ресурсі mil.gov.ua або за телефоном довідкової.