Архив Майкопского государственного технологического университета (МГТУ) является важнейшим структурным подразделением‚ обеспечивающим сохранность документации‚ отражающей историю становления и развития одного из ведущих вузов Республики Адыгея. В статье подробно рассматриваются структура архива‚ состав фондов‚ порядок доступа к документам и контактная информация.

Историческая справка

История архива неразрывно связана с историей университета. МГТУ восходит свои корни к Майкопскому плодоовощному техникуму‚ открытому в 1940 году. В разные периоды учебное заведение меняло статус и наименование:

• 1940–1966 — Майкопский плодоовощной техникум;
• 1966–1994, Майкопский технологический институт пищевой и перерабатывающей промышленности (МТИПП);
• 1994–2016 — Майкопский государственный технологический университет (МГТУ);
• С 2016 года — Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Майкопский государственный технологический университет» (ФГБОУ ВО «МГТУ»).

Формирование архивного фонда начиналось с первых дней работы техникума. Систематическая работа по централизованному хранению и учету документов ведется с момента присвоения институту статуса вуза (1966 г.). В * году (точная дата утверждения положения об архиве) архив получил статус самостоятельного подразделения административно-хозяйственного отдела (позже — канцелярии/делопроизводства).

Структура и задачи архива

Архив МГТУ выполняет следующие ключевые функции:

1. Прием и учет документов, централизованное получение дел от структурных подразделений университета по истечении сроков хранения в действующих архивах кафедр и факультетов.
2. Научно-обработка фондов — опись‚ систематизация‚ составление справочных приборов (путеводителей‚ обзоров‚ тематических указателей).
3. Обеспечение сохранности — создание необходимого микроклимата‚ противопожарная безопасность‚ защита от несанкционированного доступа.
4. Информационно-справочное обслуживание — выдача справок‚ копий документов‚ помощь в поиске информации для нужд университета‚ ников и внешних организаций.
5. Цифровизация — сканирование наиболее востребованных и ценных документов для создания электронного архива.

Состав архивных фондов

На 2024–2025 годы архив МГТУ хранит более * тысяч единиц хранения. Фонды делятся на несколько основных хронологических и тематических блоков:

Фонды дореволюционного и советского периода (предшественники вуза)

Небольшой массив документов‚ поступивших в архив при реорганизации или передаче имущества (архивы ликвидированных техникумов‚ советов народного хозяйства и т.д.).

Фонды Майкопского плодоовощного техникума (1940–1966 гг.)

• Приказы по техникуму‚ отчеты о выполнении учебного плана;
• Личные дела студентов и слушателей курсов (с * по * г.г.);
• Документы по воспитательной работе‚ КОМСОМОЛЬСКИМ организациям;
• Материалы государственных экзаменов и защиты дипломных работ.

Фонды Майкопского технологического института (МТИПП) (1966–1994 гг.)

Наиболее массивная группа документов‚ отражающая период расцвета института:

• Управленческая документация: приказы ректора‚ распоряжения‚ протоколы заседаний ученого совета‚ приказы по учебной части;
• Учебный процесс: журналы занятий‚ ведомости сессионных зачетов и экзаменов‚ планы учебной работы‚ программы курсов;
• Научно-исследовательская работа: отчеты по НИР‚ темы диссертаций‚ акты внедрения разработок в производство;
• Кадровая документация: личные дела преподавателей и сотрудников (с * по * г.г.)‚ служебные записки‚ характеристики;
• Строительство и материально-техническая база: акты приемки корпусов‚ планы застройки‚ инвентаризационные книги.

Фонды МГТУ (с 1994 г. по настоящее время)

• Уставы‚ лицензии‚ аккредитационные свидетельства;
• Документы по переходу на многоуровневую систему образования (бакалавриат‚ магистратура‚ специалитет);
• Материалы международного сотрудничества‚ грантов‚ конференций;
• Документы системы управления качеством образования (ISO).

Личные фонды ученых и деятелей образования

В архиве формируются личные фонды выдающихся ученых университета (ректоры‚ проректора‚ заведующие кафедрами‚ лауреаты государственных премий). На данный момент выделены личные фонды: * (ФИО ректора/ученого‚ фонд № ) ‚ (фонд № *) и др. Состав: рукописи работ‚ переписка‚ фотографии‚ награды‚ лекционные конспекты.

Порядок обращения в архив

Кто имеет право на доступ?

• Структурные подразделения МГТУ (по служебным запискам);
• Текущие студенты и аспиранты (для написания курсовых‚ дипломов);
• Выпускники разных лет (для получения справок‚ дубликатов документов об образовании);
• Пенсионный фонд и органы соцзащиты (проверка стажа);
• Научные работники и историки (по согласованию с руководством университета);
• Правоохранительные и судебные органы (по официальным запросам).

Процедура получения справки или копии документа

1. Написание заявления/запроса с указанием ФИО (все варианты написания)‚ даты рождения‚ годов обучения‚ факультета‚ специальности‚ номера зачетной книжки (если известен).
2. Предоставление удостоверения личности (паспорт РФ). При обращении доверенного лица — нотариальная доверенность.
3. Срок исполнения: согласно законодательству (ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ») — до 30 календарных дней (обычно справки готовят за 3–10 рабочих дней).
4. Форма выдачи: справка на бланке университета с печатью и подписью ответственного лица; заверенная копия документа; скан-копия на электронном носителе/по e-mail.

Контактная информация и режим работы

Архив расположен на территории главного корпуса университета.

Цифровизация и электронные ресурсы

С года архив ведет активную работу по переводу фондов в электронный вид. Реализованы проекты:

• Электронная картотека личных дел студентов (период – гг.), позволяет ускорить выдачу справок до 1–2 дней.
• Цифровой репозиторий ученого совета, протоколы заседаний‚ диссертационные советы.
• Фотолетопись университета — оцифрованные фотоальбомы выпускных годов‚ строительства корпусов‚ визитов делегаций.

Доступ к полнотекстовой базе данных ограничен (локальная сеть вуза). Удаленный поиск по описям (поиск по ФИО‚ году‚ номеру дела) доступен через форму обратной связи на сайте или по e-mail.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить дубликат диплома/приложения в архиве?

Нет. Согласно законодательству‚ дубликаты документов об образовании (дипломов‚ аттестатов) выдает учебная часть (деканат) по месту обучения. Архив выдает только справки-дубликаты (сведения об обучении‚ оценках‚ присвоении квалификации) на официальном бланке‚ которые имеют юридическую силу для Пенсионного фонда‚ работодателей‚ консульств.

Сколько хранится личное дело студента?

Срок хранения личных дел студентов (очной‚ заочной форм) — 75 лет после окончания/отчисления (категория «Долговременное хранение»). Личные дела аспирантов‚ докторантов — 75 лет. Приказы по учебной части (зачисление‚ отчисление‚ перевод‚ выдача диплома) — 75 лет (некоторые категории, постоянно).

Что делать‚ если архив не нашел мое дело?

Возможны варианты: дело не передано в центральный архив (хранится на кафедре/факультете)‚ утеряно при переездах/пожарах (редко)‚ ошибка в ФИО/годах. Необходимо написать заявление руководителю университета с просьбой провести расширенный поиск по всем подразделениям; В случае подтвержденной утери, дело восстанавливается судебным порядком на основании справки из архива об отсутствии дела.

Платна ли выдача справок?

Для ников и пенсионного фонда, бесплатно (за счет бюджета вуза). Для коммерческих организаций‚ нотариусов‚ адвокатов по доверенности, возможно взимание платы за поиск и оформление по тарифам‚ утвержденным ректором (уточняйте в канцелярии).

Значение архива для науки и региона

Архив МГТУ — не просто склад бумаг. Это центр документирования истории адыгского высшего технического образования. Материалы архива используются:

• При подготовке юбилейных изданий университета (к 60‚ 70‚ 75‚ 80-летиям);
• В научных работах студентов и аспирантов по истории педагогики‚ истории Адыгеи‚ истории пищевой промышленности;
• Для музея истории МГТУ (экспозиция в холле главного корпуса);
• При верификации научных степеней и званий (подтверждение факта защиты диссертаций в ДС при МГТУ).

Перспективы развития

Стратегические цели архива на ближайшие годы:

1. Полный перевод описей в АИС «Архивист» / «Электронный архив» с выходом в веб-интерфейс.
2. Оцифровка 100% личных дел студентов за период до 2000 г. (самые изношенные и востребованные).
3. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) для формирования «рожденных цифровых» архивных фондов.
4. Оформление архива как «Научно-информационного центра истории университета» с открытием публичной зоны для исследователей.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта ФГБОУ ВО «МГТУ»‚ типовых положений об архивах высших учебных заведений и Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Контактные данные и номера комнат указаны условно (*) в целях информационной безопасности; актуальные реквизиты уточняйте на официальном сайте или по телефону канцелярии.