Архив Хлевенского района, это ключевое учреждение системы архивного дела Орялской области, выполняющее функции по учету, хранению, комплектованию и использованию документов, составляющих архивный фонд района. Учреждение играет важнейшую роль в сохранении исторической памяти региона, обеспечивая доступ к документам для государственных органов, организаций и граждан.

Историческая справка

Хлевенский район имеет богатую историю, восходящую к XVII веку. Официально район был образован 30 июля 1928 года в составе Цentralno-Chernozemnaya области. Архивное дело в районе начинало формироваться параллельно с созданием районных органов власти.

• 1920–1930-е гг.: Накопление документов районных исполнительных комитетов, колхозов, МТС, партийных организаций.
• Великая Отечественная война: Значительная часть документов 1941–1943 гг. (период оккупации) утеряна или уничтожена. Восстановление архивных фондов шло активными темпами в послевоенное время.
• 1960–1990-е гг.: Централизация хранения, создание специальных хранилищ, переход к системному учету фондов.
• Современный этап (с 2000-х гг.): Внедрение информационных технологий, создание электронных баз данных, оцифровка ценных фондов.

Сегодня архив является структурным подразделением (или казенным учреждением) управления архивного дела администрации Орялской области, расположенным на территории Хлевенского района.

Состав и структура архивных фондов

Общий объем архивного фонда составляет более * тысяч дел хранения. Документы охватывают период с 1917/1920 гг. по настоящее время. Фонды разделены на несколько основных групп:

Фонды органов власти и управления

• Хлевенский районный совет народных депутатов (позже — Совет депутатов, Администрация района).
• Исполнительный комитет районного Совета.
• Районные отделы: финансов (Райфин), землеустройства, землеуправления, архитектуры, юстиции, образования, здравоохранения, социальной защиты.

Фонды партийных и общественных организаций

• Хлевенское райкома ВКП(б) / КПСС (протоколы бюро, пленумов, отчеты, личные дела коммунистов).
• Районный комитет ВЛКСМ.
• Профсоюзные организации, Комсомольские организации, Совет ветеранов.

Фонды хозяйственных организаций и предприятий

• Колхозы и совхозы района (например, колхоз «», совхоз «», СПК «*» и др.). Документы по учету земли, трудодням, годовым отчетам, спискам колхозников.
• Промышленные предприятия: Хлевенский сахарный завод, МРСК, пищекомбинаты, РЭС.
• Машино-тракторные станции (МТС) и Сельхозтехника.

Персональные фонды и коллекции

Хранятся документы выдающихся земляков: Героев Советского Союза, тружеников тыла, писателей, ученых, почетных граждан района. В том числе фотодокументы, фонодокументы, кинодокументы.

ЗАГС-фонды (Акты гражданского состояния)

Одна из самых востребованных категорий. Хранятся метрические книги (до 1917 г., приходские книги, с 1917 г. — книги ЗАГСов) по рождению, браку, разводу, смерти. Сроки хранения — 100 лет, после чего документы переводятся в категорию «исторические» и становятся общедоступными.

Услуги для граждан и организаций

Архив предоставляет широкий спектр услуг как на платной, так и на безвозмездной основе (в пределах, установленных законодательством).

Выдача архивных справок

1. Справки о стаже и заработной плате (для назначения пенсий, пособий, судебных споров).
2. Справки из актов гражданского состояния (дубликаты свидетельств о рождении, браке, смерти).
3. Справки о проживании, составе семьи, праве на жилое помещение (на основании домовых книг, списков жильцов, лицевых счетов).
4. Справки о награждении медалями, орденами (на основании списков награжденных, личных карточек).
5. Справки для подтверждения факта репрессии/реабилитации (для получения статуса жертв политических репрессий).

Научно-справочная работа

• Консультации по составу фондов и указателям.
• Помощь в поиске информации для написания курсовых, дипломных работ, статей, книг.
• Генеалогические исследования (построение родословных).

Цифровые услуги

Активно развивается направление оценки и оцифровки. Посетителям читального зала предоставляется доступ к электронным копиям дел (сканам) для сохранения оригиналов. Возможна отправка сканов копий документов на электронную почту заказчика (после оплаты услуг).

Режим работы и контакты (маскированные данные)

Для получения услуги рекомендуется предварительно записаться на консультацию или заказать справку через портал госуслуг или по телефону.

Режим работы читального зала / приемной:

• Понедельник – Четверг: 08:00 – 17:00 (перерыв 12:00 – 13:00)
• Пятница: 08:00 – 16:00 (перерыв 12:00 – 13:00)
• Суббота, Воскресенье: Выходной
• Санитарный день: Последняя пятница каждого месяца (или по графику, уточняйте по телефону)

Порядок обращения за справкой: пошаговая инструкция

1. Подготовка документов: Паспорт гражданина РФ. Если обращаетесь за кем-то другим — нотариальная доверенность. Документы, подтверждающие родство (свидетельства о рождении/браке) — для ЗАГС-запросов.
2. Подача заявления: Написать заявление на имя руководителя архива (бланк выдается на месте или скачивается с сайта). Указать цель обращения (пенсия, суд, родословная и т.д.).
3. Оплата услуг: Платные услуги оплачиваются через терминал в приемной, по квитанции в банке или через Госуслуги (если сервис подключен). Бесплатно выдаются справки для назначения пенсий, ветеранам, участникам ВОВ, по запросам судов и правоохранительных органов.
4. Сроки исполнения: Законодательно установлен срок до 30 календарных дней (ст. 22 ФЗ-125). На практике простые справки готовят за 3–10 рабочих дней. Сложные генеалогические запросы — дольше.
5. Получение результата: Лично по паспорту или доверенности. Возможна отправка Почтой России (ценным бандеролем с объявленной ценностью) за счет заказчика.

Особенности поиска информации (Советы архивариуса)

• Точные даты и названия: Чем точнее вы знаете ФИО, дату рождения/смерти, название колхоза/предприятия, село/деревню, тем быстрее найдет документ архивариус.
• Переименования населенных пунктов: Многие деревни Хлевенского района меняли названия или переставали существовать (перебазирование в 1960-70-х). Уточняйте старые названия по схемам района или справочникам «Населенные пункты Орялской области».
• Фондознание: Документы одного колхоза могут находиться в фонде Районного исполкома (отдел землеустройства), в фонде Райфинобслуживания или в фонде самого колхоза. Архивариус проверяет все возможные фондообразующие органы.
• Утерянные фонды: Будьте готовы к тому, что документы 1941–1943 гг. (оккупация) и некоторые ранние 1920-х гг. могут отсутствовать. В этом случае архив выдает Справку об отсутствии сведений, которая имеет юридическую силу для суда/ПФР.

Проекты и перспективы развития

Архив Хлевенского района активно участвует в региональных и федеральных проектах:

• «Цифровой архив Орялской области»: Массовая оцифровка метрических книг и фондов колхозов для удаленного доступа.
• Проект «Память народа» / «Подвиг народа»: Сверка и передача данных о фронтовицах и награжденных в федеральные базы.
• Генеалогический портал: Создание открытых указателей по фондам ЗАГС и ревизским сказкам (для дореволюционного периода документы хранятся в ГАОО, но архив района консультирует по ним).
• Модернизация хранилищ: Оснащение климат-контролем, системой пожаротушения, установка стеллажей повышенной грузоподъемности.

Значение архива для района

Архив Хлевенского района, это не просто склад бумаг. Это:

• Гарантия прав граждан: Подтверждение стажа, права на жилье, пенсии, наследства.
• Источник для науки и образования: База для изучения истории collectivзации, войны, развития села, местной топонимики.
• Инструмент управления: Предоставление документов для решения земельных споров, приватизации, градостроительства.
• Центр патриотического воспитания: Проведение уроков мужества, выставок «Документы говорят», встреч с ветеранами и школьниками.

Статья подготовлена на основе открытых данных Администрации Орялской области, Управления архивного дела и типовых сведений о структуре районных архивов РФ. Для получения актуальной информации о тарифах, сроках и наличии конкретных документов обязательно свяжитесь с архивом по указанным выше контактам перед визитом.