Архивные учреждения играют ключевую роль в сохранении исторической памяти регионов. Для Гагаринского района Смоленской области — земли, неразрывно связанной с именем первого космонавта планеты Юрия Гагарина и богатой многовековой историей — архивный фонд представляет особую ценность для исследователей, генеалогов и жителей района. В данной статье мы подробно рассмотрим структуру архивного дела на территории муниципального образования, основные фонды, порядок обращения за справками и контакты ответственных органов.

Организационная структура архивного дела в районе

На территории Гагаринского района функционирует двухзвенная система архивного хранения документов:

• Архивный отдел Администрации муниципального образования «Гагаринский район» — это местный орган управления архивным делом, осуществляющий контроль за сохранностью документов в самих организациях района, формирование архивных фондов муниципального значения и прием документов от ликвидированных/реорганизованных местных учреждений.
• Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Смоленской области» (ГАСО) — главное хранилище документов регионального и федерального значения, относящихся к истории всего Смоленского края, включая Гагаринский (ранее Гжатский) уезд/район.

Архивный отдел Администрации Гагаринского района

Данный структурный подразделение администрации района является первичным звеном для взаимодействия с жителями и местными организациями по архивным вопросам.

Основные функции:

1. Государственная регистрация архивных фондов муниципального значения.
2. Контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела в органах местного самоуправления, учреждениях образования, здравоохранения, культуры и других бюджетных организациях района.
3. Прием на хранение архивных документов от ликвидированных или реорганизованных муниципальных учреждений.
4. Выдача архивных справок, выписок и копий документов, хранящихся в архивных фондах муниципального значения (например, акты гражданского состояния поздних периодов, документы по земельным вопросам, жилищному обеспечению и т.д.).

Реквизиты и контакты (частично замаскированы):

• Официальный веб-ресурс: Страница на сайте Администрации района
• Адрес: г. Гагарин, ул. , д. , к. (Здание Администрации муниципального района)
• Телефон справочно-информационной службы / Архивного отдела: +7 (481) —
• Режим работы приемной (уточняйте по телефону): Обычно Понедельник–Пятница с :00 до :00 (перерыв с :00 до :00). Суббота, Воскресенье — выходные.
• Руководитель отдела: .*. (ФИО замаскировано)

Государственный архив Смоленской области (ГАСО) — Главный хранилище исторических фондов

Для глубокого исторического и генеалогического исследования Гагаринского района (Гжатского уезда) необходимо обращаться именно в ГАСО. Здесь концентрируются документы дореволюционного, советского и современного периодов регионального масштаба.

Ключевые сведения о ГАСО:

• Полное наименование: Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Смоленской области».
• Адрес: г. Смоленск, ул. Багратиона, д. * (замаскировано), корп. .
• Телефоны: +7 (4812) ─ (справочное), +7 (4812) ─ (читальный зал).
• Официальный сайт / Электронный каталог: Доступен через портал «Архивы России» и сайт ГАСО (Электронный каталог, ЭБИД — Электронная библиотека исторических документов).
• Режим работы читального зала: Понедельник–Пятница с :00 до :00. Суббота, Воскресенье — выходные. Важно: Перед визитом обязательно записывайтесь на место в читальном зале по телефону или через электронную форму на сайте.

Состав и ценность архивных фондов по Гагаринскому району

Документы, касающиеся истории Гагаринского района (до 1968 г. — Гжатского уезда/района), распределены между фондами ГАСО и Архивным отделом Администрации.

Фонды ГАСО (Исторические, до 1990-х гг.)

В ГАСО хранятся фонды учреждений и организаций, действовавших на территории Гжатского уезда Смоленской губернии, а затем Гжатского/Гагаринского района:

• Дореволюционный период: Документы Гжатского уездного земства, уездного суда, полиции, духовного правления, паровых и волостных управлений, церковно-приходских собраний. Особую ценность представляют метрические книги (рождение, брак, смерть) приходов Гжатского уезда — главный источник для генеалогии.
• Советский период: Фонды Гжатского/Гагаринского райисполкома, райкома партии (ВКП(б)/КПСС), районного прокуратуры, суда, финансового отдела, архива (как учреждения), колхозов и совхозов (многие фонды колхозов объединены в общие инвентари), школ, больниц, предприятий промышленности (например, Гжатский хлопчатобумажный комбинат и др.).
• Великая Отечественная война: Документы о оккупации (1941–1943 гг;), партизанском движении, освобождении района, списки погибших и уехавших в Германию граждан. Важно отметить: согласно историческим данным, Смоленский партийный архив, захваченный немцами в 1941 г. и позже попавший в США (Стэнфордский университет), содержит уникальные документы Западной области/областкома партии, относящиеся к периоду до оккупации.
• Персональные фонды: Документы известных земляков, участников войны, производственников.

Фонды Архивного отдела Администрации (Муниципальные, преимущественно 1990-е – наши дни)

• Документы Администрации Гагаринского района (постановления, распоряжения, отчеты).
• Документы ликвидированных муниципальных учреждений (школы, ДК, библиотеки, больницы, ЖЭК/УК, земельные комитеты).
• Архивы гражданского состояния (ЗАГС) за недавние периоды (обычно после 1920–1925 гг., в зависимости от срока хранения и передачи в госархив).
• Дела по вопросам жилищного права, земельных наделах, социальной защите населения.

Особенности поиска информации: Генеалогия и История

Поиск предков (Генеалогия)

Основной объем генеалогической информации (метрические книги, ревизские сказки, исповедальные росписи) до 1917–1920 гг. хранится в ГАСО (г. Смоленск). Часть документов может находиться в архивах соседних регионов (Тверская, Калужская, Московская области), так как границы уездов менялись.

Пример запроса: «Хочу узнать о дедушке Коляскине Петре Ивановиче, проживавшем в деревне Лужки Гагаринского района, скончавшемся в 1915–1916 гг.».

Алгоритм действий:

1. Обратиться в ГАСО (письменно или через форму на сайте/портале «Архивы России»).
2. Указать известные данные: ФИО, примерную дату рождения/смерти, вероисповедание, название населенного пункта (деревня Лужки) и приход, к которому она принадлежала.
3. Проверить указатели (инвентари) фондов духовного правления или приходов Гжатского уезда через Электронный каталог ГАСО или ЭБИД.

История города Гагарин (Гжатска)

Город Гагарин (до 1968 г. — Гжатск) является административным центром района. История города отражена в фондах:

• Гжатского городского совета/исполкома (ГАСО).
• Гагаринского городского поселения (Архивный отдел Администрации).
• Гагаринской централизованной библиотечной системы (МБУК «Гагаринская ЦБС») — здесь часто хранятся локальные исторические материалы, газетные архивы («Гагаринские вести» и др.), фотосборники. Проект «История города Гагарин. Знай и люби свой край» реализуется библиотеками.

Порядок получения документов и справок

Обращение в Архивный отдел Администрации района

Для получения справок из документов муниципального архива (например, выписка из протокола решения администрации, справка о проживании из ликвидированных ЖЭК/УК, документы по налогам/земле 1990-х–2000-х):

• Написать письменное заявление руководителю Администрации района (через Архивный отдел).
• В заявлении указать: ФИО заявителя, контактный телефон (—), цель запроса, реквизиты искомого документа (если известны).
• Подать лично, по почте (адрес: ) или через портал Госуслуг (если подключена услуга).
• Срок исполнения: согласно законодательству, до 30 календарных дней.

Обращение в ГАСО (г. Смоленск)

Для получения копий исторических документов (метрические книги, делопроизводство организаций, судебные дела и т.д.):

• Зарегистрироваться в читальном зале (предъявить паспорт).
• Заказать дело через электронный каталог или карточную систему.
• Оформить заказ на копирование (фото, скан, ксерокс) — платно по тарифам архива.
• Удаленный запрос: через форму на сайте ГАСО или портал «Архивы России» (оплата услуг онлайн, отправка сканов на почту).

Архив Гагаринского районного суда

Судебные дела (гражданские, уголовные, административные) храняться в архиве самого суда. Согласно информации с официального сайта суда:

«Выдача документов и их копий из архива Гагаринского районного суда Смоленской области производится в рабочее время по письменному заявлению о выдаче документа в порядке, установленном Приказом председателя суда».

Контакты суда и Приказ о порядке выдачи документов публикуются на официальном сайте Гагаринского районного суда.

Полезные ресурсы и инструменты для удаленной работы

Не всегда есть возможность лично посетить архив. Воспользуйтесь цифровыми ресурсами:

• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru): Единый реестр архивных учреждений, контакты, ссылки на сайты. Страница Архивного отдела Администрации Гагаринского района есть в реестре.
• Электронный каталог ГАСО: Поиск по фондам, описям, делам. Позволяет узнать шифр дела (Ф. О. Д.) перед визитом или заказом копии.
• ЭБИД (Электронная библиотека исторических документов) ГАСО: Оцифрованные полные тексты документов (метрические книги, ревизские сказки, планы уездов/районов). Доступен бесплатно после регистрации.
• Сайт «Фамилио» (Familio.Media) и подобные гено-порталы: Статьи-путеводители «Как искать предков в Смоленской губернии», индексы населенных пунктов.
• Карты Гагаринского района: Спутниковые карты с границами района и перечнем всех деревень (существующих и сгоревших/переселенных) помогают локализовать место жительства предков.

Практические советы исследователю

1. Уточняйте название населенного пункта. Многие деревни Гагаринского района сгорели во время войны или были перебазированы в 1960–70-е гг. (неперспективные). В архивах документы ищутся по старому названию и принадлежности к волости/сельсовету.
2. Определяйте приход/волость. Для метрических книг критически важно знать, к какому приходу (церкви) относилась деревня. В Гжатском уезде было много приходов.
3. Готовьтесь к рукописным текстам. Документы до 1918 г. написаны дореформенной орфографией и часто курсивом. Навыки палеографии или помощь переводчика/архивиста пригодятся.
4. Сохраняйте переписку. При удаленных запросах сохраняйте номера входящих/исходящих писем, квитанции об оплате.
5. Проверяйте актуальность контактов. Телефоны (*—) и часы работы могут меняться. Всегда звоните заранее: +7 (481) —* (Администрация), +7 (4812) ─ (ГАСО).

Архив Гагаринского района Смоленской области, это не одно здание, а система, включающая Архивный отдел Администрации района (г. Гагарин) для решения текущих муниципальных и социально-правовых вопросов, и Государственный архив Смоленской области (г. Смоленск) — главный хранитель исторического наследия Гжатской земли.

Благодаря развитию электронных каталогов (ЭБИД, портал «Архивы России») и сервисов Госуслуг, доступ к архивной информации стал значительно открытее. Однако для сложных генеалогических запросов и работы с уникальными фондами (партийный архив, захваченный в 1941 г., документы земств, колхозов) личная работа в читальном зале ГАСО или заказ профессионального архивиста-исследователя остаются наиболее эффективными методами.

Запомните: История края хранится в документах. Обращаясь в архив, вы не просто получаете справку — вы восстанавливаете нити времени, связывающие прошлое Гагаринской земли с настоящим.

Статья подготовлена на основе открытых данных интернета (портал «Архивы России», сайт Администрации Гагаринского района, сайт ГАСО, Википедия, 2ГИС, Familio.Media) по состоянию на . Персональные данные, точные адреса кабинетов и телефонные номера частично замаскированы (*) в целях безопасности. Перед визитом уточняйте реквизиты по официальным источникам.