Архив центральной районной больницы (ЦРБ) — это структурное подразделение медицинской организации, предназначенное для систематического сбора, учета, хранения, комплектования и использования медицинской и административно-хозяйственной документации. Качественная работа архива гарантирует правовую защиту интересов пациентов и учреждения, обеспечивает непрерывность лечебного процесса и выполнение нормативных требований законодательства РФ.

Нормативно-правовая база

Деятельность архива ЦРБ регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Федеральный закон от № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (ст. 78, 85, хранение медицинской документации).
• Приказ Минздрава России от № 351н «Об утверждении Перечня медицинской документации, подлежащей обязательному ведению… и сроков ее хранения».
• Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении Типовых перечней документов, образующихся в деятельности организаций здравоохранения, с указанием сроков их хранения».
• Локальные нормативные акты больницы: Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству, Перечень дел с указанием сроков хранения.

Основные функции архива

1. Приемка документов на хранение от структурных подразделений больницы (стационаров, поликлиник, диагностических отделений, административно-хозяйственных служб) по актам приема-передачи.
2. Научно-справочная работа: составление описей, указателей, реестров для обеспечения оперативного поиска дел.
3. Обеспечение условий хранения: поддержание микроклимата (температура 18±2°С, влажность 55±5%), противопожарная безопасность, защита от несанкционированного доступа.
4. Выдача документов по запросам врачей, судебных органов, следствия, страховых компаний, пациентов (или их законных представителей) с соблюдением режима коммерческой/врачебной тайны и персданных (152-ФЗ).
5. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения по актам экспертизы стоимости и сроков хранения (Комиссия по экспертизе).
6. Цифровое преобразование: сканирование, создание электронных архивов (ЭДО), внедрение систем электронного документооборота (СЭД).

Структура фондов и сроки хранения (согласно Приказу Росархива № 174)

Документы делятся на категории по срокам хранения:

А. Документы постоянного хранения (75 лет и более)

• История развития больницы (приказы о создании, реорганизации, лицензии, аккредитация).
• Протоколы совещаний коллегиума, ученого совета, совета врачей.
• Документы по кадрам (личные дела работников, служебные записные книжки — до перехода в Единый реестр СФР/ПФР).
• Медицинская документация отдельных категорий (истории болезни онкобольных, туберкулезных, психических расстройств, заражения ВИЧ — 50-75 лет).

Б. Документы длительного хранения (10–75 лет)

• Истории болезни стационарных пациентов — 25 лет (с момента последнего обращения).
• Истории развития новорожденных — 25 лет.
• Амбулаторные карты (ф. 025/у) — 25 лет.
• Карты вызовов скорой помощи — 25 лет.
• Протоколы патологоанатомических вскрытий — 25 лет.
• Документы по учету наркотических и психотропных средств — 5 лет (после списания).
• Финансово-бухгалтерская отчетность, налоговые декларации — 5 лет (после отчетного года).

В. Документы кратковременного хранения (до 10 лет)

• Журналы учета приема/выдачи документов, справок — 5 лет.
• Распорядительная документация (приказы по основной деятельности) — 5 лет.
• Справки, выданные пациентам (талоны, направления), 1–3 года.

Организация физического и электронного архива

Требования к помещению

Архив должен размещаться в отдельном помещении (или комплексе), отвечающем требованиям СП 4.13130.2013 и ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• Отдельный вход с надежной запирающейся дверью (металлическая, класс взломостойкости не ниже 2).
• Наличие пожарной сигнализации, порошкового/газового пожаротушения (водяное недопустимо).
• Стеллажи металлические, закрытые, уставленные к стенам/полу.
• Запрет хранения посторонних предметов, бытовой техники, продуктов питания.

Электронный архив (Цифровизация)

На 2026 год большинство ЦРБ переходят на гибридное хранение:

• Сканирование историй болезни при выписке пациента (сквозная нумерация, OCR-слой для поиска).
• Хранение копий в защищенном контуре СЭД / ЕМИАС / Региональной СЭМД.
• Использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для заверения электронных копий.
• Резервное копирование на независимых носителях (географически распределенные ЦОД).

Порядок выдачи документов и предоставления информации

Выдача оригиналов документов из архива осуществляется строго по служебной записке или мотивированному запросу.

Основные основания для выдачи:

Важно: При выдаче копий пациентам скрываются персональные данные третьих лиц (врачей, других пациентов) — маскируются ФИО (*), подписи, номера телефонов, адреса проживания посторонних лиц в соответствии со ст. 137 УК РФ и 152-ФЗ.

Комиссия по экспертизе документов

Ежегодно (обычно в IV квартале) собирается Комиссия по экспертизе стоимости и сроков хранения документов.

Состав комиссии (примерный):

• Председатель — Зам. главного врача по АХЧ / Главный врач.
• Секретарь, Архивариус / Начальник архива.
• Члены: Начальник кадровой службы, Главный бухгалтер, Зав. стационаром, Зав. поликлиникой, Юрисконсульт, Представитель профсоюза.

Комиссия рассматривает дела с истекшими сроками хранения, готовит Акт экспертизы (в 2-х экземплярах) и Акт о уничтожении. Уничтожение производится механическим способом (шредер секретности Р-3/Р-4) или сжиганием под актом с указанием даты, состава комиссии и количества уничтоженных дел/томов.

Типовые ошибки и риски

• Нарушение сроков приемки: дела лежат в отделениях годами (риск утери, порчи, несоответствия Приказу № 351н).
• Отсутствие описей/реестров: поиск истории болезни занимает часы/дни.
• Несоблюдение микроклимата: грибок, порча бумаги, нечитаемость печатей.
• Выдача оригиналов пациентам: грубое нарушение, влекущее дисциплинарную/уголовную ответственность.
• Игнорирование 152-ФЗ: передача данных в СМО без согласия пациента или без обезличивания.

Перспективы развития: Архив 2026+

Современный архив ЦРБ трансформируется в Центр управления медицинской информацией (ЦУМИ):

1. Полный отказ от бумажного приема новых документов (только ЭДО).
2. Интеграция с ЕРМИ (Единая реестр медицинских организаций) и ЕСИА/Госуслуги для верификации запросов пациентов.
3. Применение ИИ для автоматического кодирования диагнозов (МКБ-10/11) при сканировании старых историй.
4. Блокчейн-регистрация хешей документов для подтверждения неизменности доказательной базы в судах.

Контакты и реквизиты (образец заполнения)

Для обращения в архив конкретной ЦРБ используйте официальные каналы связи медицинской организации:

• Адрес архива: г. , ул. , д. , корп. , пом. * (адрес структурного подразделения)
• Телефон справочно-информационной службы / архива: +7 () — (доб. *)
• Эл. почта для официальных запросов: arhiv-@crb.ru / archive@*.health.gov.ru
• Режим работы для посетителей (пациентов): Понедельник–Пятница: : – : (предварительная запись через регистратуру/портал обязательна).
• Ответственный лицо (Начальник архива / Архивариус): Фамилия И.О. (ФИО частично скрыто: И..)

Данная статья носит справочный характер и обобщает типовую организацию работы архивов центральных районных больниц на территории РФ по состоянию на 2026 год. Конкретные реквизиты, внутренние приказы и контактные данные уточняйте на официальном сайте конкретной медицинской организации или по телефону ее справочной службы.