Государственный архив Акмолинской области является ключевым учреждением для хранения и предоставления документов исторического и правового значения на территории региона. Для генеалогов, юристов и граждан, восстанавливающих права, архив представляет особую ценность именно благодаря фондам органов ЗАГС (записи актов гражданского состояния). В этой статье мы подробно разберем структуру архива, его контакты (с соблюдением конфиденциальности), порядок получения справок и особенности поиска метрических книг.

Общие сведения и статус учреждения

Полное официальное название: КГУ «Государственный архив Акмолинской области Управления культуры, архивов и документации Акмолинской области». В актуальных реестрах также встречается наименование: КГУ «Государственный архив Акмолинской области Управления цифровизации и архивов Акмолинской области».

• Тип: Коммунальное государственное учреждение (КГУ).
• Подведомственность: Управление культуры / Управление цифровизации и архивов Акмолинской области (территориальный орган Министерства культуры и информации РК).
• Местоположение: г. Кокшетау (ранее Кокчетав).
• Основная миссия: Обеспечение государственной защиты, постоянного хранения, пополнения, учета и использования архивных документов во благо общества.

Справка: Архив формируется за счет документов областных учреждений, организаций, предприятий бывшей Кокшетауской и Акмолинской областей, а также документов бывших партийных органов. Хранятся документы Атбасарского и Кокчетавского уездов.

Адресное местоположение и контакты (с маскировкой персональных данных)

В открытых источниках указывается несколько адресов, что связано с разделением функций между самим хранилищем документов и управлением (администрацией).

Основной адрес хранилища (Читальный зал, выдача справок):

Адрес Управления цифровизации и архивов (Администрация, приемная, организационные вопросы):

Контактные телефоны (маскированы):

Для связи с архивом используются городские номера с кодом 7162 (Кокшетау). Ниже приведены номера в маскированном виде для безопасности:

• +7 (7162) * (ранее 31-56-71)
• +7 (7162) (ранее 26-64-44)
• +7 (7162) (ранее 31-56-78)
• +7 (7162) * (ранее 26-48-84)

Важно: Перед визитом обязательно уточняйте актуальные номера и режим работы по официальным источникам (сайт egov.kz, 2ГИС, официальный сайт Управления), так как номера могут меняться.

Состав и объем фондов: Что хранится в архиве?

На фонды архива насчитывают:

• Количество фондов: 1 436
• Количество дел (единиц хранения): 417 790

Ключевые группы документов для родословных и юридических целей:

1. Фонды органов ЗАГС (Метрические книги): Это наиболее востребованная категория. Хранятся записи о рождении, браке, смерти, усыновлении, изменении имени за период, как правило, с 1920-х по 1990-е годы (до перехода в электронный формат).
2. Документы уездных управлений (до 1920 г.): Фонды Атбасарского и Кокчетавского уездов (ревизские сказки, метрические книги духовного ведомства, земельные дела).
3. Документы партийных и советских органов: Протоколы съездов, решений исполкомов, списки избирателей, личные дела репрессированных.
4. Документы предприятий и организаций: Трудовые книжки (если не переданы в Пенсионный фонд), личные карточки работников, списки кадров.
5. Редкие издания и книги: Местная пресса, альманахи, статистические сборники.

Особенности работы с фондами ЗАГС в Акмолинской области

Многие исследователи на форумах (например, ВГД, Форум ГД) отмечают важную нюанс: в областном архиве хранятся далеко не все метрические книги области.

Распределение документов ЗАГС:

• Областной архив (г. Кокшетау): Централизованно хранятся фонды городских ЗАГСов г. Кокшетау (Кокчетава) и, возможно, некоторых районных центров, переданных в областное подчинение.
• Районные архивы / Отделы ЗАГС районов: По словам экспертов, «наиболее интересны районные архивы. В особенности фонды отделов ЗАГС гор.». Это означает, что книги по селам и станицам (Акколь, Атабасар, Бурабай, Еrementau, Жаркаин, Зеренда, Ишим, Сандыктау, Тассенгел, Коргалжын и др.) часто остаются в районных отделах ЗАГС или районных архивах (если они есть), и не переданы в областной фонд.

Порядок получения архивных справок и сведений

Согласно законодательству РК (Закон «Об архивном деле и архивах») и регламентам ведомства, архив предоставляет:

• Архивные справки (подтверждающие факты рождения, брака, смерти, родства).
• Архивные выписки (копии текста записи).
• Ксерокопии/Цифровые копии документов (при технической возможности).

Способы обращения:

1. Личный визит в читальный зал: Самый быстрый способ для поиска. Требуется паспорт. Работа с описями и заказ дел производится на месте.
2. Почтовый запрос (Казпочта / EMS): На официальном бланке или в свободной форме с указанием реквизитов заявителя.
3. Электронное правительство (eGov.kz): Услуга «Получение архивной справки» (платная/бесплатная в зависимости от категории заявителя и цели). Требуется ЭЦП.
4. Email / Официальный сайт Управления: Для предварительных консультаций.

Необходимые данные для запроса (чем больше, тем лучше):

• Ф.И.О. лица (полностью, с учетом возможных вариантов написания).
• Точная или примерная дата события (год обязателен).
• Место события (населенный пункт, название ЗАГС / сельсовета на момент события).
• Родственные связи (для подтверждения права на получение: рождение, брак, смерть родителей);
• Цель получения (восстановление прав, пенсия, гражданство, генеалогия).

Режим работы и правила посещения читального зала

Типичный режим работы государственных архивов РК (подтверждайте по телефонам *):

• Рабочие дни: Понедельник – Пятница.
• Выходные: Суббота, Воскресенье.
• Обеденный перерыв: Обычно 13:00 – 14:00 (по данным 2ГИС, «Через 29 минут закрывается на обед» — режим плавающий).
• Часы работы читального зала: Часто 09:00 – 18:00 (с перерывом). Прием заказов дел может заканчиваться за 1-2 часа до закрытия.

Правила в читальном зале:

• Запрещено вносить ручки, сумки, продукты (доступны шкафчики).
• Разрешено фотосъемка документов без вспышки (часто бесплатно или за символическую плату, уточняйте на месте).
• Заказ дел: обычно выдаются в день заказа или на следующий рабочий день (зависит от загруженности и состояния документов).
• Доступ для маломобильных групп граждан: По данным 2ГИС, в здании ул. Баймуканова 23 есть доступный вход.

Алгоритм поиска: Откуда начать?

1. Определите населенный пункт и год события.
2. Проверьте, передан ли фонд в Областной архив. Позвоните по маскированным телефонам * или напишите на eGov. Спросите: «Хранится ли в ГААО фонд ЗАГС [Название села/района] за [Год]?»
3. Если фонда нет в области → Обращайтесь в Районный отдел ЗАГС (актуальный) или Районный архив (исторический). Контакты районных ЗАГСов опубликованы на портале egov.kz в разделе «Контакты отделов РАГС местных исполнительных органов РК».
4. Если фонд в Областном архиве → Готовьте запрос (личный/почтовый/электронный). Уточните, нужен ли вам поиск по описям (платная услуга архивистов) или вы знаете конкретный номер фонда/описи/дела.

Полезные ресурсы и альтернативные источники

• Портал «Электронное правительство» (egov.kz): Раздел «Услуги» -> «Архивные справки», а также реестр контактов всех ЗАГСов и архивов РК.
• FamilySearch / Genealogy-порталы: Часть метрических книг Акмолинской области (особенно до 1917 г., духовные консистории, уездные архивы) оцифрована и доступна онлайн.
• Форумы генеалогов (ВГД, Родина, GenBy): Разделы по Северному Казахстану / Акмолинской области. Там часто делятся опытом: какие фонды заказаны, какие номера дел соответствуют каким селам.
• Национальный архив РК (г. Астана): Хранит фонды республиканского значения, а также дубликаты некоторых областных фондов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Хранит ли архив справки за 2000-2020 годы?

О: Как правило, документы за последние 75-100 лет (зависит от типа акта) находятся в действующих органах ЗАГС. В архив они передаются по истечении сроков хранения (обычно 75 лет для актов рождения/брака/смерти). За недавние периоды обращайтесь в ЗАГС по месту регистрации акта или через eGov.

В: Можно ли заказать справку онлайн, если я в другой стране?

О: Да, через портал egov.kz (нужна ЭЦП) или по почте с нотариально заверенным доверенностью на родственника/представителя в РК. Международные почтовые отправления принимаются.

В: Сколько стоит архивная справка?

О: Для пенсионеров, ветеранов, инвалидов и при обращении за социально-правовыми целями (пенсия, пособия) — часто бесплатно (по предъявлении документов). Для генеалогических целей / гражданства / нотариусов — платная по тарифам, утвержденным Управлением. Уточняйте сумму и реквизиты для оплаты при подаче заявки.

В: Что делать, если в архиве сказали «Документы не сохранены / Сожжены / Утеряны»?

О: Попросите официальный письменный отказ (Архивную справку об отсутствии записи). С этим отказом можно обратиться в суд для установления факта рождения/брака/смерти в судебном порядке (ст. 264 ГПК РК), приводя косвенные доказательства (свидетели, медицинские карты, партийные билеты, домовые книги).

Резюме

Государственный архив Акмолинской области (г. Кокшетау, ул. Алимжана Баймуканова, 23) — это главный репозиторий исторической памяти региона с фондом в 417 тысяч дел. Однако, работая с документами ЗАГС, критически важно помнить о территориальном принципе хранения: метрические книги сельской местности и районных центров часто остаются на местах (в районных ЗАГС/архивах), а в областной центр приходят преимущественно фонды городских ЗАГСов и ликвидированных районных органов.

Рекомендуемая стратегия: звонок по телефонам * для предварительной проверки наличия фонда → формирование точного запроса → обращение через удобный канал (eGov, почта, личный визит).

Информация актуальна на . Адреса, телефоны, режимы работы и тарифы могут изменяться. Перед визитом или отправкой запроса обязательно верифицируйте данные на официальных ресурсах (egov.kz, сайт Акмолинской области, 2ГИС). Персональные контактные данные в статье частично замаскированы (*) в целях безопасности.