Архивный отдел управления делопроизводства и архива администрации города Ставрополя является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и предоставление документов, составляющих․documentary память краевой столицы․ Данная статья обобщает актуальную информацию о деятельности архива, его фондах, предоставляемых услугах и способах обращения на ․
Общие сведения и статус
Архивный отдел входит в состав Управления делопроизводства и архива администрации города Ставрополя․ Это муниципальный архив, который формируется из документов органов местного самоуправления города Ставрополя, а также иных организаций, переданных на хранение в порядке, установленном законодательством РФ в области архивного дела․
Важно отличать данный архив от Государственного архива Ставропольского края (ГАУ ГАСК), который находится по адресу: ул․ Ломоносова, д․ и ведет свою историю с дореволюционных времен, храня документы областного/краевого значения․ Архив администрации города специализируется на документах городского управления․
Состав и объем архивных фондов
По состоянию на 1 января 2022 г․ (последние доступные сводные данные) архивный фонд администрации города Ставрополя насчитывал:
- Всего фондов: 1 603 фонда․
- Всего единиц хранения (ед․ хр․): 63 694 ед․ хр․
Структура фондов по категориям хранения:
- Фонды управленческой документации постоянного хранения: 105 фондов (29 097 ед․ хр․)․ Это документы, имеющие историческую, научную или иную общественную ценность, подлежащие вечному хранению․
- Фонды документов личного происхождения: 1 фонд (5 ед․ хр․)․ Документы, связанные с деятельностью конкретных лиц (депутаты, главы администрации и др․)․
- Фонды документов временного хранения / иные категории: Остальные фонды (около 1 497 фондов, 34 592 ед․ хр․), включающие документы со сроками хранения 10, 30, 50, 75 лет, а также учетные единицы, находящиеся на стадии научной обработки или подготовки к уничтожению/передаче в госархив․
Примечание: Данные динамичны․ Ежегодно фонды пополняются за счет перевода дел из управления делопроизводства и структурных подразделений администрации по истечении сроков хранения в ведомстве․
Основные функции и направления работы
Деятельность архивного отдела регламентируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и локальными нормативными актами администрации города; Ключевые задачи:
- Прием и учет: Приемку документов от структурных подразделений администрации по истечении сроков хранения в ведомстве․
- Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антибиологическая защита)․
- Научная обработка: Расклассификация, опись, составление справочных приборов (путеводителей, каталогов, тематических указателей)․
- Информационное обслуживание: Выдача архивных справок, копий документов, проведение тематических поисков для граждан и организаций․
- Экспертиза документов: Определение ценности и сроков хранения документов (акты экспертизы)․
- Цифровизация: Перевод наиболее востребованных и ценных фондов в электронный вид для дистанционного доступа․
Муниципальные услуги: что можно получить в архиве?
Архивный отдел предоставляет муниципальную услугу «Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам, относящимся к муниципальной собственности и находящимся на хранении в муниципальном архиве»․
Основные виды справок и документов:
- Справки о награждении медалями юбилейными (Великая Отечественная война, Трудовые заслуги) — на основании списков, хранящихся в фондах городских исполкомов/администраций․
- Справки о стаже работы, заработной плате (для назначения пенсий) — по документам ликвидированных предприятий и организаций, переданных в архив․
- Справки о проживании, регистрации (из домовых книг, списков избирателей, переписей населения, хранящихся в фондах)․
- Копии решений, постановлений, распоряжений главы города/администрации за прошедшие годы․
- Генеалогические справки (по запросу)․
Сроки и порядок предоставления:
Срок предоставления услуги, как правило, составляет до 30 календарных дней со дня регистрации обращения (в сложных случаях — до 60 дней)․ Услуга предоставляется бесплатно (за исключением изготовления копий на платной основе, если установлено местным нормативным актом)․
Контактная информация и режим работы (маскировка персональных данных)
Для обращения в архивный отдел администрации города Ставрополя используйте следующие реквизиты․ В соответствии с политикой конфиденциальности, персональные данные сотрудников и контактные телефоны частично скрыты․
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Наименование | Архивный отдел управления делопроизводства и архива администрации города Ставрополя |
| Адрес местонахождения | г․ Ставрополь, ул․ , д․ (здание администрации города / МФЦ «Мои Документы» — уточняйте при звонке) |
| Телефон справки / приемной | +7 (8652) * ⎻ (доб․ ) |
| Электронная почта | arhiv_@stavropol․* (официальный домен администрации) |
| Официальный сайт администрации | stavropol․gosuslugi․ru (раздел «Архивный отдел» или «Управление делопроизводства и архива») |
| Портал «Архивы России» (карточка архива) | Ссылка на портал |
| Руководитель управления/отдела | ФИО: * * * (Должность: Начальник управления / Начальник отдела) |
| Режим работы (прием посетителей) | Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00 (перерыв: 13:00 – 14:00)․ Суббота, Воскресенье: Выходной․ Рекомендуется предварительная запись через Госуслуги или по телефону․ |
Электронные ресурсы и дистанционный доступ
Современная архивная практика предполагает максимальный переход на электронное взаимодействие:
- Портал Госуслуг (Ставрополь): https://stavropol․gosuslugi․ru, основной канал подачи заявлений на получение архивных справок, отслеживания статуса заявки и получения результата в электронном виде․
- Сайт администрации города (старая версия / зеркало): stavropol․рф — раздел «Структура» -> «Управление делопроизводства и архива» -> «Архивный отдел»․ Там публикуются нормативные акты, реквизиты, новости․
- Портал «Архивы России»: Федеральный ресурс, содержащий описи фондов, путеводители и контакты всех архивов страны, включая архив администрации Ставрополя․
- Сайт Комитета Ставропольского края по делам архивов: stavkomarchiv․ru — методическое руководство, нормативная база, реестр архивов края․
Важные нюансы для исследователей и граждан
Отличие от Государственного архива Ставропольского края (ГАСК)
Часто граждане путают эти два учреждения․ Краткая шпаргалка:
- Архив Администрации Г․ Ставрополя (Муниципальный): Документы городской Думы, Исполкома, Администрации города с момента образования (1777/1785 гг․ и по настоящее время), ликвидированных городских предприятий, организаций, домовые книги городского жилищного фонда․ Адрес: здание Администрации города (Центр)․
- Государственный архив Ставропольского края (ГАУ ГАСК): Документы губернских/областных/краевых учреждений (Губернатор, Областной исполком, Краевой исполком/администрация), судов, полиции, церковных приходов (до 1917 г․), крупных заводов краевого подчинения, личных фондов выдающихся краеведов․ Адрес: ул․ Ломоносова, д․ ․ Директор: Маркова Л․ В․ (ФИО частично скрыто)․ Тел․: (8652) ー ․
Что делать, если документа нет в городском архиве?
- Проверьте, не находится ли дело в ГАСК (краевой уровень)․
- Обратитесь в МФЦ «Мои Документы» — многие архивные справки (о стаже, награждениях) заказываются там через единое окно․
- Если организация-продуцент документов существует, обращайтесь напрямую в её архив/кадровую службу․
- Военные документы (личные дела, награждения ВОВ) — в ЦАМО (Подольск) или РГВА (Москва), либо через портал «Память народа» / «Подвиг народа»․
Нормативная база деятельности
Работа архива строится на следующих ключевых документах:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
- Постановление Правительства РФ № 1139 «Об утверждении Перечня документов, подлежащих обязательному хранению в архивах․․․»․
- Приказ Минкультуры РФ от № 2760 (Инструкция по организации архивного дела в государственных архивах — применяется по аналогии)․
- Решения Думы города Ставрополя и Распоряжения Главы города об организации архивного дела в муниципалитете․
- Локальные акты: Положение об архивном отделе, Инструкция по приему документов, Правила пользования фондами․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли прийти в архив без предварительной записи?
Технически — да, в часы приема посетителей․ Однако из-за ограниченного числа мест в читальном зале и необходимости предзаказа дел из хранилища, настоятельно рекомендуется записаться заранее по телефону или через Госуслуги․
Сколько стоит архивная справка?
Сама услуга по предоставлению справки (информации) для граждан, бесплатна․ Плата может взиматься только за изготовление копий документов (ксерокопия, сканирование, фотосъемка без вспышки) по тарифам, утвержденным администрацией․
Хранятся ли в архиве администрации метрические книги (ЗАГС)?
Нет․ Метрические книги (акты гражданского состояния) до 1917 г․ храняться в ГАСК (ул․ Ломоносова)․ После 1917 г․ — в Архиве ЗАГС Ставропольского края (отдельное ведомство)․ В архиве администрации могут храниться лишь копии или выписки, прикрепленные к делам городского управления (например, к делам о благоустройстве, жилищном фонде)․
Как запросить справку, если я живу в другом городе?
Через портал Госуслуг (выбрать регион «Ставропольский край», услугу «Предоставление архивной справки»)․
2․ Почтовым отправлением (заказным письмом с описью вложения) на адрес архива с приложением копии паспорта, доверенности (если через представителя) и конверта с марками для ответа․
3․ Через электронную почту архива (см․ контакты выше) со сканами документов․
Архивный отдел администрации города Ставрополя — это не просто склад старых бумаг, а современный информационный ресурс, содержащий более 63 тысяч единиц хранения по 1600+ фондам․ Он играет критически важную роль в защите прав граждан (пенсионное обеспечение, жилищные права, награждения) и сохранении исторической памяти города․
Для успешного обращения рекомендуем:
- Четко сформулировать запрос (ФИО, даты, адреса, название организации)․
- Использовать электронные сервисы (Госуслуги) для экономии времени․
- Уточнять актуальные контакты и режим работы на официальном сайте stavropol․gosuslugi․ru перед визитом․
Статья подготовлена на основе открытых данных порталов «Архивы России», официального сайта администрации города Ставрополя, Комитета Ставропольского края по делам архивов и справочников организаций․ Актуальность контактных данных и объемов фондов подтверждена на / ․ Персональные данные и контакты частично замаскированы (*) в целях безопасности․