Списание библиотечного фонда — это строго регламентированная процедура выбытия документов из учета библиотеки или иного учреждения (школы, вуза, предприятия)․ Нарушение процедуры может привести к претензиям со стороны органов контроля (финансовых, архивных)․ В данной статье подробно разбираются правовые основания, состав комиссии, пошаговый алгоритм действий и актуальные образцы документов на 2024–2026 годы․

Нормативная база списания библиотечных фондов

Основным документом, регулирующим учет и выбытие библиотечных фондов в бюджетных учреждениях, является Приказ Минфина России от № 52н «Об утверждении стандартов бухгалтерского учета для бюджетных учреждений» (в части учета материальных запасов и основных средств) и Федеральный закон от № 276-ФЗ «О библиотечном деле»․

Ключевой первичный учетный документ — Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ОКУД 0504144)․ Данная форма утверждена Приказом Минфина № 52н и является обязательной к применению при формировании учетной политики с 2015 года․

Основные причины (основания) для списания

В акте необходимо четко прописать причину, послужившую основанием для исключения․ На практике и в судебной практике (например, разъяснения КонсультантПлюс, статьи Заболотковой О․) выделяют следующие группы причин:

• Физический износ (порча): книги непригодны к пользованию (порванные страницы, поврежденный переплет, загрязнения, следы влаги/плесени, повреждение насекомыми), восстановление которых нецелесообразно или невозможно․
• Моральный износ (устарелость содержания): информация в издании устарела, потеряла актуальность, противоречит современным научным данным, нормативным актам или учебным стандартам (ФГОС)․ Пример: школьная библиотека списала учебники на сумму * руб․ по причине морального износа содержания․
• Непрофильность: документы не соответствуют профилю библиотеки или учебному плану учреждения․
• Дублирование (излишки): наличие излишнего количества экземпляров одного названия при отсутствии читательского спроса․
• Утрата/Хищение: выявлено при инвентаризации (оформляется отдельный акт инвентаризации, на основании которого готовится акт списания)․
• Истечение срока хранения: для документов временного хранения (журналы, газеты, методические материалы), не подлежащих перевода в основной фонд․

Важно: Если библиотечный фонд сформирован за счет средств от приносящей доход деятельность и не является особо ценным движимым имуществом, порядок списания упрощается (не требуется согласование с учредителем/органом имущественных отношений), но акт комиссии обязателен․

Порядок оформления: пошаговая инструкция

Шаг 1․ Создание комиссии по поступлению и выбытию активов

Приказом руководителя учреждения (директора школы, заведующего библиотекой) создается постоянно действующая комиссия․ В ее состав входят:

• Председатель (обычно зампред по хозяйственной части или главный бухгалтер);
• Члены комиссии (библиотекарь, бухгалтер, представитель администрации);
• Секретарь комиссии․

ФИО членов комиссии в приказах и актах рекомендуется частично маскировать в публичных источниках: * (И․О․ Фамилия)․

Шаг 2․ Проведение экспертизы/инспекции фонда

Комиссия осматривает каждую единицу хранения․ Результаты фиксируются в Ведомости на списание (приложение к акту) или прямо в теле акта (графа «Причина списания»)․

Шаг 3․ Заполнение Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (Форма 0504144)

Документ состоит из двух частей:

1. Основная часть (Акт): реквизиты учреждения, номер и дата акта, состав комиссии, решение о списании, перечень мероприятий по исполнению решения (например, «направить на макулатуру», «передать в безвозмездное пользование», «утилизировать»)․
2. Приложение (Список на исключение): табличная часть с детализацией каждой единицы: инвентарный номер, автор, заглавие, год издания, количество экземпляров, первоначальная стоимость, износ/амортизация, остаточная стоимость, причина списания․

Шаг 4․ Подписание и утверждение

Акт подписывается всеми членами комиссии (председатель, члены, секретарь) с расшифровкой подписей․ После этого акт утверждается приказом (распоряжением) руководителя учреждения․

Шаг 5․ Бухгалтерская проводка и списание с учета

На основании утвержденного акта бухгалтер делает проводки:

• Дт 101 / Кт 01 — списание основных средств (книг, стоимость > 40 000 руб․ или срок полезного использования > 12 мес․, если учетная политика так определяет);
• Дт 101 / Кт 105․02 — списание материальных запасов (книг, не являющихся ОС);
• Дт 91․02 / Кт 101 — списание остаточной стоимости (убыток от выбытия);
• Дт 105․02 / Кт 91․01, учет дохода от реализации макулатуры (если сдавали)․

Образец заполнения Акта (Форма по ОКУД 0504144)

Ниже приведен структурный образец заполнения акта на 2026 год (актуален для 2024, 2025 гг․)․

Пример заполнения строки Приложения (Списка):

Особенности списания в разных типах учреждений

Школьные библиотеки

Списание учебной литературы требует особого внимания․ Основание — несоответствие Федеральному перечню учебников или ФГОС․ Акт подписывает директор школы․ Часто требуется согласование с органом образования (управлением/департаментом), если книги на балансе учредителя․

Научные и универсальные библиотеки

Здесь критически важна экспертиза ценности издания (редкость, автографы, принадлежность к фондам «Книжные памятники»)․ Списание таких объектов требует согласования с Росархивом/Минкультуры․ Обычные дубликаты и устаревшая научная литература списываются по общему порядку․

Библиотеки учреждений здравоохранения / ведомственных

Учитываются специфические нормативы (приказы Минздрава, ведомственных министерств)․ Фонды, сформированные за счет платных услуг/приносящей доход деятельности, списываются по решению руководителя без согласования с учредителем (ссылка на КонсультантПлюс, пример 4)․

Утилизация и дальнейшая судьба списанных книг

После утверждения акта книги физически удаляются из фонда․ Варианты:

• Сдача на макулатуру (наиболее частый вариант) — оформляется Акт приема-передачи макулатуры с организацией-переработчиком․ Выручка зачисляется на доход учреждения (КБК доходов)․
• Безвозмездная передача — другим библиотекам, благотворительным фондам, социальным учреждениям (оформляется Акт передачи / Договор дарения)․
• Уничтожение (утилизация) — если книги заражены плесенью, паразитами, или содержат запрещенную/экстремистскую информацию․ Оформляется Акт утилизации․

Типичные ошибки и риски при проверках

1. Отсутствие приказа о создании комиссии или истекший срок ее действия․
2. Неполный состав комиссии (нет бухгалтера или библиотекаря)․
3. Обобщенные формулировки причин: просто «износ» без уточнения «физический» или «моральный»․ Для морального износа обязательно сослаться на конкретный нормативный акт (ФГОС, СанПиН, новый закон)․
4. Списание редких/ценных изданий без экспертизы и согласования с органами охраны культурного наследия․
5. Расхождение данных акта и инвентарной книги / АБС (инвентарные номера, стоимость)․
6. Отсутствие документов о судьбе бумаги (акта приема макулатуры) — риск квалификации как хищения․

Электронный документооборот и АБС

В 2024–2026 годах большинство библиотек ведут учет в автоматизированных библиотечных системах (АБС: ИРБИС, АБИС, РУСЛАН, 1С:Библиотека и др․)․ Процедура списания в АБС:

• Формируется «Акт выбытия» / «Списание» в программе․
• Печатается бумажный вариант формы 0504144 для подписей комиссии․
• После подписания и приказа директора в АБС ставится отметка «Списано», экземпляры переводятся в статус «Выбывшие»․
• Электронный образец акта (XML/PDF) сохраняется в архиве учреждения / ЭДО (СБИС, Диадок, 1С-ЭДО)․

Сроки хранения документов о списании

Согласно Росархиву (типовые перечни сроков хранения):

• Акты о списании (выбытии) основных средств и материальных запасов — 5 лет после отчетного года (для бюджетников часто рекомендуют 10 лет или до следующей проверки КР/СЧ)․
• Приказы о списании / создании комиссии, 50 лет (как кадровые/организационно-распорядительные) или 5 лет (как административные)․ Рекомендуется хранить 50 лет․
• Инвентарные книги / Карточки фонда — 75 лет (или бессрочно для уникальных фондов)․

Резюме: чек-лист для библиотекаря и бухгалтера

Перед подписанием акта проверьте:

• [ ] Есть приказ о комиссии (актуальный на дату акта)․
• [ ] Причина списания обоснована и конкретна (ФГОС, ГОСТ, акт инвентаризации, экспертное заключение)․
• [ ] Стоимость в акте совпадает с бухгалтерией и инвентарной книгой․
• [ ] Все члены комиссии подписали с расшифровкой․
• [ ] Акт утвержден приказом руководителя․
• [ ] Оформлена передача на макулатуру / утилизация / дарение․
• [ ] Проводки сделаны в бухгалтерии, списание в АБС выполнено․
• [ ] Документы сшиты, пронумерованы, переданы в архив/хранилище по номенклатуре․

Статья подготовлена на основе нормативных актов (Приказ Минфина № 52н, ФЗ-276), разъяснений КонсультантПлюс, материалов журналов «Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение» (статья Заболотковой О․) и практики оформления акта по форме ОКУД 0504144․ Актуально на ․