Своевременное и грамотное оформление списания дезинфицирующих средств (ДЗС), обязательное условие прохождения проверок контролирующих органов (Роспотребнадзор‚ профилактические центры) и корректного налогового учета. В статье подробно разбираем нормативную базу‚ порядок создания комиссии‚ структуру акта и даем рекомендации по заполнению на актуальные 2025–2026 годы.

Нормативная правовая база

Оформление акта списания регулируется комплексом документов. Главные из них:

• Налоговый кодекс РФ (ст. 254‚ 268‚ 346.16‚ 346.17) — правила признания расходов на приобретение ДЗС при налоге на прибыль и УСН (списание возможно только после фактического использования или при пригодности).
• СанПиН -21 «Санитарно-эпидемиологические правила…» — требования к дезинфекции‚ хранению и учету средств.
• Постановление Главного государственного санитарного врача по г. Москве от № 11 (и аналогичные региональные акты) — обязательность ведения журнала учета получения и расхода ДЗС. Отсутствие журнала влечет штрафы (ст. 6.3 КоАП РФ) и приостановление деятельности.
• Приказ Минфина РФ от № 104н (бухгалтерский учет МБП 9/2011) — оформление первичных документов (акты‚ накладные).
• ФСБУ 5/2019 «Запасы», правила оценки и списания материалов.

Основные основания для списания

Акт составляется в следующих случаях:

1. Полное использование средства по назначению (расход на дезинфекцию поверхностей‚ инструментов‚ рук).
2. Истечение срока годности (просрочка).
3. Потеря потребительских свойств из-за нарушения условий хранения (разморозка‚ нагрев‚ повреждение тары).
4. Выявление брака (несоответствие декларации соответствия/регистрационному удостоверению).
5. Естественная убыль (испарение‚ утечка) в пределах норм естественной убыли‚ утвержденных организацией.

Порядок оформления: от приказа до акта

Шаг 1. Приказ о создании комиссии

Руководитель организации издает приказ (распоряжение) о создании комиссии по списанию материальных ценностей. В комиссию обычно входят:

• Председатель — руководитель или зампред по Хозчасти (* Ф.И.О. ).
• Члены: бухгалтер ( Ф.И.О. )‚ ответственное лицо по ДЗС (старшая медсестра‚ дезинфектолог‚ кладовщик, Ф.И.О. *)‚ представитель профсоюза (при наличии).

Важно: Члены комиссии не должны быть материально ответственными за списываемые ценности.

Шаг 2. Инвентаризация / Проверка остатков

Перед составлением акта комиссия проводит осмотр склада/места хранения. Сверяются данные:

• Журнала учета получения и расхода ДЗС (форма по Приказу Минздрава/региональному акту).
• Лимитно-заборных ведомостей (ЛЗВ) / Лимитно-заборных карт.
• Накладных внутрихозяйственного назначения (М-11‚ М-3 или свои формы).
• Фактического наличия флаконов/канистр на полках.

Шаг 3. Составление Акта списания

На основании результатов осмотра заполняется Акт. Единой обязательной формы (как раньше форма № МБ-8) с 2013 года не существует (Постановление Госкомастат от № 132 признано недействительным в части утверждения форм). Организация самостоятельно утверждает форму акта в учетной политике.

Образец структуры Акта списания дезинфицирующих средств

Ниже приведена рекомендуемая структура документа‚ соответствующая требованиям ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (обязательные реквизиты первичного документа).

Пошаговая инструкция по заполнению полей

Шапка документа

• Наименование организации: Полное или сокращенное согласно Уставу/ЕГРИП.
• Номер и дата: Сквозная нумерация за год (например‚ № 12 от ).
• Основание: Обязательно ссылайтесь на приказ о комиссии и документ‚ выявивший необходимость списания (акт инвентаризации‚ журнал учета‚ объяснение МОЛ).

Табельная часть — ключевые колонки

1. Наименование: Полное торговое название (как в Реестре РЗН/Минздрава)‚ концентрация (напр.‚ «Дезинфицирующее средство «Септол Плюс» 3% р-р»).
2. Серия / Рег. номер: Критично для прослеживаемости. Указывайте серию партии и номер регистрационного удостоверения (РУ) или Уведомления о гос. регистрации.
3. Срок годности: Укажите дату окончания. Если списание по проСРОЧКЕ — дата акта должна быть позже даты окончания срока годности.
4. Причина списания: Формулировки должны быть стандартными: «Истечение срока годности»‚ «Полное потребление в производстве (дезинфекция)»‚ «Порча вследствие нарушения упаковки»‚ «Выявление несоответствия качества».
5. Документ-основание: Номер и дата накладной (М-11‚ М-3‚ своя форма) или строка журнала учета‚ подтверждающая расход или наличие остатка.

Все члены комиссии обязательно должны расписаться с расшифровкой подписи (Ф.И.О.). Подпись руководителя на графе «Утверждено» / «Согласовано» подтверждает разрешение на списание в бухгалтерии.

Связанные первичные документы (пакет для бухгалтерии)

Акт списания не существует в вакууме. Для корректной списания в учете (Дт 20/26/44 — Кт 10 «Материалы») бухгалтеру нужен пакет:

• Накладная на отпуск в производство/подразделение (внутрихозяйственная‚ форма М-11 или своя) — подтверждает факт передачи ДЗС от кладовщика к пользователю (медсестре‚ уборщице).
• Лимитно-заборная ведомость (ЛЗВ) / Карта — устанавливает нормы расхода на смену/день/месяц. Фактический расход сверяется с лимитом.
• Журнал учета получения и расхода ДЗС — обязательный документ для мед. организаций‚ салонов‚ детсадов‚ пищевых предприятий. В нем фиксируется каждая операция: поступление (по накладной поставщика) и расход (по ЛЗВ/накладной).
• Акт инвентаризации (если есть) — если списание инициировано результатами инвентаризации (Инв-3‚ Инв-19).
• Объяснение материально ответственного лица (МОЛ) — обязательно при порче‚ утере‚ проСРОЧКЕ из-за халатности.

Особенности учета в разных режимах налогообложения

ОСНО (Общая система)

• ДЗС учитываются на счете 10 «Материалы» (субсчет 10-«Дезинф. средства» или 10-«Хозтовары»).
• Списание на производство: Дт 20/23/25/26, Кт 10.
• Списание на управ. нужды: Дт 26 — Кт 10.
• Списание на продажу (если торгуете): Дт 44 — Кт 10.
• Просрочка/порча без виновных: Дт 91.2 — Кт 10 (внереализационные расходы).
• Просрочка/порча с виновными: Дт 73.1/94 — Кт 10 (взыскание с МОЛ).
• НДС: «Входной» НДС вычитается при приобретении. При списании НДС не восстанавливается (если не безвозмездно переданы/украдены).

УСН «Доходы минус расходы» (15%)

• Расход признается по кассовому методу (ст. 346.17 НК РФ) — в день оплаты поставщику.
• НО: если ДЗС используются в производстве (медицинские услуги‚ питание)‚ расход можно учесть по мере списания в производство (п. 1 ст. 346.16 НК РФ)‚ но только при наличии первички (акты‚ накладные).
• Списание просроченных — не уменьшает налоговую базу (не расход по ст. 346.16)‚ если только не списаны как убытки от списания активов (спорный момент‚ лучше консультироваться с аудитором).

Патент / УСН «Доходы» (6%)

• Расходы по ДЗС не учитываются для налога. Но учет ведется для отчетности перед Роспотребнадзором и внутреннего контроля.

Типичные ошибки и риски при проверках

Ошибка	Последствия	Как избежать
Отсутствие Журнала учета ДЗС	Штраф по ст. 6.3 КоАП РФ (дл. юрлиц 10-20 тыс. руб.‚ приостановка до 90 суток)	Заведите журнал (бланк или электронный) до начала деятельности. Нумеруйте‚ прошивайте‚ подписывайте ответственным.
Списание «на слово» без акта/накладной	Невозможность подтвердить расходы по налогу на прибыль; претензии Роспотребнадзора к фактическому наличию	Обязательный пакет: Накладная отпуска -> ЛЗВ/Журнал -> Акт списания (ежемесячно/квартально).
Несоответствие данных Акта и Журнала	Квалификация как недостоверный учет (ст. 15.11 КоАП РФ)‚ штрафы‚ доп. начисления	Ежемесячная сверка Журнала‚ ЛЗВ и Актов комиссией. Автоматизация (1С‚ МЕД-софт).
Списание просрочки без акта инвентаризации/объяснения МОЛ	Риск признания расходов неэкономически обоснованными (налог на прибыль)	Проводите инвентаризацию перед списанием просрочки. Получайте объяснение кладовщика/медсестры.
Использование средств без Рег. удостоверения РЗН	Административная ответственность (ст. 6.3 КоАП)‚ запрет применения	Проверяйте наличие РУ/Уведомления в реестре Росздравнадзора/РЗН перед закупкой.

Сроки хранения документов

Согласно Приказу Минкультуры РФ от № 558 (Федеральный перечень типовых управленческих архивных документов):

• Акты списания материальных ценностей, хранение 5 лет после окончания года составления (п. 520 перечня).
• Накладные внутрихозяйственные‚ Лимитно-заборные ведомости — 5 лет.
• Журналы учета ДЗС — 5 лет (как первичные учетные документы по учету МЦ) или дольше‚ если установлено отраслевым стандартом (в мед. организациях часто хранят 50-75 лет как часть мед. документации‚ уточняйте в своем перечне сроков хранения).
• Приказы о комиссиях, 5 лет после прекращения действия.

Автоматизация процесса (1С‚ Мед. информационные системы)

В современных программах (1С:ЗУП/Бухгалтерия/Медицина‚ «Инфоклиника»‚ «Медиал»‚ «Айсберг» и др.) процесс выглядит так:

1. Поступление: Приходная накладная от поставщика -> Автоматическое заполнение Журнала учета ДЗС (есть спец. раздел).
2. Отпуск: Документ «Передача материалов в производство» / «Расходная накладная» -> Списывается с клада‚ попадает в Журнал как «Расход»‚ формируется ЛЗВ.
3. Списание остатков/просрочки: Документ «Акт списания МЦ» / «Акт инвентаризации» -> Выбор причины -> Автоматическая проводка Дт 26/91.2 — Кт 10 -> Печать формы Акта с подписями (ЭЦП или распечатка для «живых» подписей).

Это исключает рассинхрон данных между Журналом‚ складом и бухгалтерией.

Контакты экспертных организаций (для консультаций)

При сложных спорах с проверяющими органами или налоговой можно обратиться за методической поддержкой:

• КонсультантПлюс / Гарант, базы знаний с формами и комментариями экспертов.
• ФГБУ «НЦЭЗИ» им. А.Н. Сисина РОСПОТРЕБНАДЗОРА, методические рекомендации по дезинфекции.
• Профильные профсоюзы и ассоциации (напр.‚ Ассоциация дезинфектологов).

Пример контактных данных справочной системы (маскировано):

• Адрес: * 117292‚ Москва‚ ул. Кржижановского‚ 6 (центральный офис)
• Телефоны: 7 (495) -56-82-83; 7 (495) -87-92-92 *

Грамотно оформленный Акт списания дезинфицирующих средств — это не просто «бумажка для бухгалтера»‚ а ключевой документ‚ защищающий организацию от штрафов Роспотребнадзора‚ доп. начислений налоговой и внутренних злоупотреблений. Главные правила:

1. Утвердите форму Акта в Учетной политике.
2. Проводите списание только комиссией по приказу.
3. Связывайте Акт с Журналом учета‚ Накладными и ЛЗВ (цепочка документов не должна рваться).
4. Указывайте точные причины (проСРОЧКА‚ расход‚ порча) и реквизиты регистрации средств.
5. Храните документы не менее 5 лет.

Используйте приведенный выше образец как базу для своей внутренней формы‚ адаптируя колонки под специфику вашей деятельности (медицина‚ общепит‚ производство‚ бытовые услуги).

---

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормативная база может меняться. Перед применением рекомендуется сверить актуальность законов в правовых системах (КонсультантПлюс‚ Гарант) или обратиться к профессиональному бухгалтеру/юристу.