Акт проверки (отбора) образцов продукции — это официальный документ, фиксирующий факт отбора единиц продукции для последующего контроля, испытаний или оценки соответствия. Он является неотъемлемой частью системы менеджмента качества и обязательным элементом процедур сертификации, входного контроля и приёмки продукции.

Нормативная база

Составление акта регулируется рядом государственных стандартов:

• ГОСТ 15.309-98 «Система разработки и постановки продукции на производство. Испытания и приемка выпускаемой продукции». Согласно п. 3.3, приёмка продукции, это процесс проверки соответствия продукции требованиям, установленным в стандартах, конструкторской документации, технических условиях (ТУ), договоре на поставку, с оформлением соответствующих документов. Пункт 3.4 определяет образец продукции как единицу конкретной продукции, используемую в качестве представителя этой продукции при испытаниях, контроле или оценке.
• ГОСТ Р 58972-2020 (заменил ГОСТ 31814-2012) «Оценка соответствия. Общие правила отбора образцов для испытаний продукции при подтверждении соответствия» — определяет выборку: какие модели, в каком количестве и из какой партии необходимо отобрать.
• ГОСТ 24297-2013 «Входной контроль продукции. Основные положения» — устанавливает порядок проверки сопроводительных документов, контроля отбора выборок и проб, заполнения акта отбора.
• Приложение 1 к Общему порядку обращения с образцами при обязательной сертификации (утв. Госстандартом РФ ) — содержит форму акта отбора образцов (проб).

Когда составляется акт

1. При проведении входного контроля поступившего сырья, материалов, оборудования.
2. При сертификации и декларировании продукции, отбор образцов для испытаний в аккредитованной лаборатории.
3. При приёмо-сдаточных, периодических и типовых испытаниях.
4. При государственном надзоре и инспекционных проверках.
5. При разрешении споров между поставщиком и покупателем по качеству продукции.

Порядок отбора и проверки образцов

Процедура должна выполняться в строгом соответствии с требованиями стандартов, чтобы результаты испытаний можно было распространить на всю партию продукции:

1. Формирование комиссии. В отборе участвуют уполномоченные представители: специалист ОТК, представитель лаборатории, при необходимости — представитель поставщика или третьей стороны.
2. Проверка сопроводительных документов, удостоверяющих качество продукции (паспорта, сертификаты, ТУ).
3. Определение объёма выборки в соответствии с ГОСТ Р 58972-2020 или планами контроля.
4. Контроль отбора выборок или проб, проверка комплектности, упаковки, маркировки, внешнего вида.
5. Опломбирование и маркировка отобранных образцов, присвоение им кодов.
6. Заполнение акта и регистрация результатов в журнале учёта входного контроля.
7. Передача образцов в лабораторию вместе с актом и направлением с программой испытаний.

Обязательные реквизиты акта

• наименование документа — «Акт отбора (проверки) образцов (проб)»;
• дата, время и место составления;
• наименования организаций-участниц (заказчик, изготовитель, лаборатория);
• состав комиссии — фамилии, должности, документы, удостоверяющие полномочия;
• наименование продукции, обозначение ТУ/ГОСТ, номер партии, дата изготовления, количество;
• метод отбора и объём выборки со ссылкой на нормативный документ;
• идентификационные признаки образцов (коды, номера пломб);
• цель отбора (сертификация, входной контроль, арбитраж и т.д.);
• подписи всех членов комиссии.

Пример заполнения (фрагмент)

АКТ № * от «» ________ 2026 г.
г. Москва, ул. Промышленная, д.

Комиссия в составе:
— председатель: начальник ОТК ООО «» Иванов И. И. ;
— члены комиссии: инженер-метролог Петров П. П. , представитель ИЛ «» Сидорова А. А. * (удостоверение № ),
составила настоящий акт о нижеследующем:

От партии продукции «Кабель ВВГнг(А)-LS 3×2,5» (ТУ 16.К—2024), партия № , дата изготовления .2026, в количестве 5000 м, отобраны образцы в количестве 2 бухт по 10 м согласно ГОСТ Р 58972-2020. Образцы опломбированы пломбами № , № * и направлены в ИЛ «» (аттестат аккредитации № RA.RU.). Цель отбора — подтверждение соответствия сертификату № ЕАЭС RU С-RU..

Подписи: Иванов И. И. / Петров П. П. * / Сидорова А. А. *

Типичные ошибки при составлении

• отсутствие ссылки на нормативный документ, регламентирующий объём выборки;
• неполная идентификация образцов (нет кодов, номеров пломб);
• отсутствие подписи хотя бы одного члена комиссии;
• несоответствие данных акта сопроводительным документам на продукцию;
• нарушение сроков и условий доставки образцов в лабораторию.

Хранение и учёт

Акт подлежит регистрации в журнале учёта результатов входного контроля (приложение А к ГОСТ 24297-2013) и хранится, как правило, не менее срока службы (годности) продукции, а при сертификации — в течение всего срока действия сертификата. Образцы, поступающие в лабораторию, должны сопровождаться актом отбора и направлением с программой испытаний, с соблюдением установленных требований конфиденциальности.

Корректно оформленный акт проверки (отбора) образцов продукции — это юридически значимое основание для признания результатов испытаний достоверными и распространения их на всю партию продукции. Соблюдение требований ГОСТ 15.309-98, ГОСТ Р 58972-2020 и ГОСТ 24297-2013 защищает интересы как изготовителя, так и потребителя, а также минимизирует риски при сертификации и надзорных проверках.