Передача автомобиля водителю — ответственная процедура, которая должна быть документально зафиксирована․ Акт приемки (приема-передачи) автомобиля защищает интересы как работодателя, так и сотрудника: он подтверждает техническое состояние транспортного средства на момент передачи и фиксирует ответственность водителя за сохранность имущества организации․
Для чего нужен акт приемки автомобиля водителем
Документ составляется в следующих ситуациях:
- прием нового сотрудника на должность водителя и выдача ему служебного автомобиля;
- передача автомобиля другому водителю внутри организации;
- возврат автомобиля после ремонта или технического обслуживания;
- возврат транспортного средства при увольнении сотрудника;
- временная передача автомобиля на период отпуска или больничного основного водителя․
Акт позволяет избежать споров: если после передачи обнаружатся повреждения, документ покажет, в каком состоянии находился автомобиль на момент смены ответственного лица․
Что должно содержаться в акте
Унифицированной формы акта приемки автомобиля водителем законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе разработать собственный бланк․ Однако в документе обязательно должны быть следующие сведения:
- Наименование организации и реквизиты (ООО «ТрансЛогистик», ИНН 77)․
- Дата и место составления акта․
- Данные передающей стороны — ФИО и должность ответственного лица (например, механик Иванов И․ И․, начальник гаража Петров П․ П․)․
- Данные водителя — ФИО (Сидоров С․ С․*), номер водительского удостоверения (77 ), телефон (+7 —-)․
- Характеристики автомобиля: марка, модель, год выпуска, государственный регистрационный знак (АВС 77), VIN-номер (XTA), цвет, пробег на момент передачи․
- Техническое состояние: описание имеющихся повреждений (царапины, вмятины, сколы), состояние салона, работоспособность узлов и агрегатов․
- Комплектность: наличие документов (СТС, ПТС, полис ОСАГО), запасного колеса, домкрата, знака аварийной остановки, аптечки, огнетушителя, ключей (количество комплектов)․
- Подписи сторон с расшифровкой․
Образец акта приемки автомобиля водителем
АКТ № ___ приема-передачи автомобиля водителю
г․ Москва* «___» __________ 20___ г․
Общество с ограниченной ответственностью «ТрансЛогистик»* (ИНН 77), в лице начальника транспортного отдела Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании должностной инструкции, передал, а водитель Сидоров Сергей Сергеевич (водительское удостоверение серия 77 № *) принял следующее транспортное средство:
- Марка, модель: ГАЗель Next;
- Государственный номер: АВС 77;
- VIN: XTA;
- Год выпуска: 20;
- Пробег на момент передачи: * * км;
- Цвет: белый․
Техническое состояние: автомобиль технически исправен, на ходу․ Имеющиеся внешние повреждения: царапина на правой передней двери (длина ~5 см), скол на лобовом стекле в правом нижнем углу․
Переданы следующие документы и принадлежности:
- свидетельство о регистрации ТС, 1 шт;;
- полис ОСАГО серия № ;
- путевые листы;
- ключи — 2 комплекта;
- запасное колесо, домкрат, баллонный ключ;
- знак аварийной остановки, аптечка, огнетушитель ОП-2․
Водитель с состоянием и комплектностью автомобиля ознакомлен, претензий не имеет․ Материальную ответственность за сохранность транспортного средства несет с момента подписания настоящего акта․
Передал: __________ /Иванов И․ И․/
Принял: __________ /Сидоров С․ С․/
На что обратить внимание при составлении
- Фиксируйте все повреждения максимально подробно․ Рекомендуется приложить фотографии автомобиля с разных ракурсов — это существенно упростит разрешение возможных споров․
- Проверяйте комплектность․ Отсутствие аптечки или огнетушителя, не только материальный вопрос, но и нарушение ПДД․
- Указывайте точный пробег․ Это важно для учета расхода ГСМ и планирования технического обслуживания․
- Составляйте акт в двух экземплярах, по одному для каждой стороны․
- Свяжите акт с договором о материальной ответственности․ Если с водителем заключен договор о полной материальной ответственности, сделайте на него ссылку в акте․
Акт приемки автомобиля водителем — простой, но крайне важный документ внутреннего документооборота организации․ Грамотно составленный акт фиксирует состояние транспортного средства, распределяет ответственность и служит доказательством при возникновении спорных ситуаций․ Разработайте удобный бланк для своей организации и используйте его при каждой передаче автомобиля — это сэкономит время и защитит интересы обеих сторон․