Грамотное оформление передачи дел в архив, это не просто бюрократическая формальность‚ а обязательное требование законодательства (ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016). Внутриорганизационный акт приема-передачи фиксирует момент перехода ответственности за сохранность документов от структурного подразделения (создателя) к архиву организации. В этой статье мы подробно разберем структуру документа‚ порядок заполнения‚ юридические нюансы и предоставим актуальный образец на .
Нормативная правовая база
Основанием для составления акта служат:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14‚ 18‚ 22).
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Описание дел. Общие требования».
- Приказ Росархива от № 174 (утв. Административный регламент предоставления госуслуги по формированию фондов).
- Внутренние документы организации: Положение об архиве‚ Номенклатура дел‚ График сдачи дел в архив.
Когда составляется акт?
Акт оформляется в следующих случаях:
- Ежегодная сдача дел по истечении срока хранения в структурном подразделении (обычно после завершения дела‚ но не реже 1 раза в год).
- Реорганизация или ликвидация подразделения/организации.
- Перевод дел в электронный вид (при создании электронного архива передаются оригиналы или копии).
- Смена ответственного лица (архивариуса или секретаря подразделения).
Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Документ не имеет строго утвержденной государством формы (кроме госорганов)‚ поэтому организация утверждает свой бланк локальным нормативным актом. Однако обязательны следующие реквизиты:
- Наименование документа: «Акт приема-передачи документов в архив».
- Дата составления (число‚ месяц‚ год словами и цифрами).
- Место составления (населенный пункт — г. ).
- Наименование организации (ООО «»‚ Филиал ).
- Основание для составления (Приказ № от ..2026‚ Номенклатура дел на 2025 г.).
- Состав комиссии (Председатель‚ Члены‚ Секретарь) с указанием ФИО и должностей (ФИО маскируем: Иванов И.И. → И…).
- Стороны передачи: От кого (структурное подразделение‚ ФИО ответственного) и Кому (Архив организации‚ ФИО архивариуса).
- Перечень передаваемых дел (ссылка на приложение — Опись дел).
- Количество переданных дел/томов/единиц хранения.
- Состояние дел (хорошее‚ удовлетворительное‚ требуют восстановления).
- Подписи членов комиссии‚ передающего и принимающего лиц с расшифровкой.
- Печать организации (при наличии) или МП подразделения.
Структура акта: пошаговое заполнение
Шапка документа
УТВЕРЖДЕН Приказом ООО «» от ..2026 № АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ г. * «___» _____________ 2026 г.
Преамбула (кто‚ на основании чего)
Мы‚ нижеподписавшиеся: Председатель комиссии — * (должность‚ ФИО)‚ Члены комиссии — ‚ Секретарь — ‚ действующие на основании Приказа Генерального директора ООО «» № от ;.2026 г.‚ составили настоящий Акт о том‚ что…
Стороны передачи
| Параметр | Передающая сторона (Подразделение) | Принимающая сторона (Архив) |
|---|---|---|
| Наименование | Отдел кадров / Бухгалтерия / | Архив ООО «» |
| Ответственное лицо | Секретарь/Ответственный за делопроизводство | Архивариус |
| Доверенность (если есть) | № * от ..2026 | — |
Перечень передаваемых дел (Ссылка на Опись)
Основная информация о делах выносится в Приложение № 1 — Опись сдаваемых в архив дел. В теле акта указывается сводка:
«Передано дел всего: шт. (томов)‚ из них:
- на бумажном носителе: ед. хр.;
- на электронных носителях: * ед. хр. (диски‚ флеш-накопители).»
Состояние документов
Комиссия осматривает дела. Формулировки:
- «Дела в хорошем состоянии‚ переплеты целые‚ тексты читаемы».
- «Обнаружены дефекты: рваные листы (дел № ‚ )‚ посторонние пометы‚ отсутствуют нумерация листов в делах № ».
- «Акт обследования состояния документов № от ..2026 г. прилагается».
Заключительная часть и подписи
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ _____________ // ЧЛЕНЫ КОМИССИИ _____________ // _____________ // СЕКРЕТАРЬ КОМИССИИ _____________ // ПЕРЕДАЛ (Подразделение ) _____________ // ПРИНЯЛ (Архив) _____________ // * М.П. (Печать ООО «*»)
Образец заполнения Описи дел (Приложение № 1 к Акту)
Опись является неотъемлемой частью акта. Заполняется в 2 экземплярах (один остается в архиве‚ второй — у передавшего подразделения со отметкой о приеме).
| № п/п | Индекс дела (по номенклатуре) | Заголовок дела (тема) | Даты начала/окончания | Количество | Срок хранения (г.) | Категория ценности | Примечание (состояние‚ носитель) | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ЛИСТОВ | ЕД. ХР. (томов) | |||||||
| 1 | 01-01 | Приказы по основной деятельности 2025 г. | – | * | 1 | 10 | В | Хорошее |
| 2 | 02-05 | Личные дела работников (увольнение 2025 г.) | – | 75 | В | Требуется проверка полноты | ||
| 3 | 15-01 | Договоры поставщиков (исполненные) | – | * | 2 | 5 | В | На CD-диске (электронная копия) |
| ИТОГО передано дел: | ||||||||
Особенности передачи электронных документов
Если организация ведет делопроизводство в ЭДО (1С‚ Диадок‚ СБИС и др.)‚ передача в электронный архив оформляется отдельным актом или приложением с указанием:
- Хэш-сумм файлов (MD5/SHA-256) для подтверждения неизменности.
- Атрибутов ЭП (кто подписал‚ сертификат‚ срок действия).
- Формата файлов (PDF/A‚ XML‚ TIF) и версии ПО для чтения.
- Наличия квалифицированной электронной подписи (КЭП) архивариуса при приеме.
Важно: Передача оригиналов бумажных документов после сканирования требует отдельного акта о выделении оригиналов для уничтожения или хранения (согласно Приказу Минкультуры № 2364).
Типичные ошибки и риски
- Отсутствие описи — акт без приложения не имеет юридической силы‚ так как не определен предмет передачи.
- Несовпадение заголовков дел с Номенклатурой дел (нельзя писать «Разные бумаги»‚ только точные заголовки).
- Игнорирование дефектов — если архивариус принял порванные дела без акта обследования‚ ответственность за потерю информации ложится на архив.
- Передача дел с истекшим сроком хранения без акта экспертной комиссии по отбору к уничтожению.
- Подпись не уполномоченных лиц — в акте должны подписать именно те лица‚ которые указаны в Приказе о комиссии.
Сроки хранения самого Акта приема-передачи
Акт приема-передачи документов в архив относится к учетным документам архива.
- Срок хранения: Постоянно (категория «В» — вечно) или 75 лет (если акты приема-передачи не выделены в отдельную серию‚ а хранятся в делах «Учет документов‚ сданных в архив»).
- Рекомендуется формировать ежегодное дело: «Акты приема-передачи документов в архив за 2026 год» (Индекс по номенклатуре‚ напр. 18-01).
Автоматизация процесса (Совет на 2026 год)
Для исключения ошибок ручного заполнения рекомендуется использовать:
- Модули «Архив» в 1С:Документооборот / 1С:Управление архивом.
- Специализированные АИС (АСУ «Архивист»‚ «Архив-Вест»‚ «РегАрх»).
- Шаблоны Word/Excel с макросами подстановки данных из Номенклатуры дел.
Автоматизированная система формирует Акт и Опись на основании данных дела‚ исключая расхождения в нумерации и заголовках.
Резюме
Акт приема-передачи документов в архив внутри организации — это ключевой документ‚ легализующий пополнение архивного фонда. Его правильное оформление (с обязательной Описью в приложении‚ указанием состояния дел и подписями уполномоченной комиссии) защищает организацию при проверках Росахива‚ судебных спорах по трудовым/налоговым вопросам и при смене кадров. Используйте приведенный выше образец как базу для разработки собственного бланка‚ утвержденного Приказом руководителя.
Данная статья носит информационный характер. Персональные данные (ФИО‚ номера телефонов‚ адреса‚ номера приказов/доверенностей) в примерах замаскированы символами * в соответствии с требованиями конфиденциальности. Для составления конкретного документа обратитесь к архивариусу вашей организации или юристу.