В процессе хозяйственной деятельности любой организации неизбежно возникают ситуации, требующие формального оформления передачи материальных и нематериальных активов. Одной из самых ответственных процедур является прием-передача документации и печати. Независимо от причины — смена генерального директора, ротация бухгалтеров, реорганизация предприятия или передача дел в архив — отсутствие правильно составленного акта несет серьезные правовые риски для обеих сторон.
На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати и документации, утвержденного государством (отменены старые формы Госкомстата). В связи с этим предприятия и организации вправе самостоятельно разработать свой шаблон (бланк) или оформлять документ в свободной форме, соблюдая обязательные реквизиты, установленные ст. 9 ФЗ от № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Когда необходим составление акта
Составление акта приема-передачи обязательно или крайне рекомендуется в следующих случаях:
- Смена руководителя организации (генерального директора, директора, председателя правления).
- Смена главного бухгалтера или иных материально ответственных лиц.
- Передача дел в архив (внутренний или внешний).
- Реорганизация юрлица (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование).
- Ликвидация предприятия — передача документов в архивные учреждения.
- Замена печати/штампа (износ, утеря, смена наименования организации).
- Передача документов контрагенту по договору (например, при аутсорсинге бухгалтерии).
Важно: Если нового руководителя на момент увольнения старого еще нет, документы и печать передаются комиссии по приему и передаче дел, созданной приказом учредителя/собственника. На комиссию возлагается ответственность за сохранность переданных активов до назначения нового главы.
Правовая природа и форма документа
Отсутствие строгой формы
Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации. Организация утверждает свой бланк локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, в учетной политике).
Обязательные реквизиты (по ст. 9 129-ФЗ)
Любой первичный учетный документ (акт в т.ч.) должен содержать:
- Наименование документа («Акт приема-передачи документации и печати»).
- Дата составления.
- Место составления (населенный пункт).
- Наименование организации (составителя документа).
- Содержание хозяйственной операции (что именно передается).
- Естественные показатели (количество томов, папок, единиц хранения, состояние документов, номер печати).
- Должности лиц, составивших документ, и лица, ответственного за правильность его составления.
- Подписи лиц (с расшифровкой: Фамилия И.О.) — передающего и принимающего.
Количество экземпляров
Акт составляется минимум в 2-х экземплярах:
- Один, для передающего лица (сдатчика).
- Второй — для принимающего лица (принимающего).
При наличии заинтересованных третьих сторон (учредители, ревизоры, нотариус) количество экземпляров увеличивается.
Особенности приема-передачи печати (штампа)
Печать — это средство удостоверения подлинности документов. Ее передача требует особой внимательности.
Журнал учета печатей, штампов и факсимиле
Параллельно с составлением акта обязательно должна быть сделана отметка в Журнале учета печатей, штампов и факсимиле. Без записи в журнале акт может быть признан неполноценным доказательством факта передачи.
Что указывать в акте относительно печати
- Тип печати (круговая, треугольная, прямоугольная).
- Текст, наносимый печатью (полное/сокращенное наименование, ИНН, ОГРН, город).
- Номер печати (если присвоен в журнале).
- Состояние (новая, рабочая, изношенная, дефектная).
- Наличие/отсутствие матрицы (формы для оттиска).
Акт при утере печати
Если печать утеряна, составляется отдельный Акт об утере печати, а также пишется объяснительная записка. В полицию заявление пишут по усмотрению руководства, но для изготовления новой печати в полиции справка обычно не требуется (достаточно заявления руководителя и нового оттиска).
Структура и пошаговое заполнение акта (Образец)
Ниже приведена рекомендуемая структура акта, соответствующая текущей практике делопроизводства (актуально на октябрь 2025 / 2026 год).
Шапка документа
АКТ № г. «___» ___________ 202_ г. Акт приема-передачи документации, дел, печати и штампов Составили настоящий Акт:Присутствовали члены комиссии по приему-передаче дел: — председатель комиссии. — член комиссии. — член комиссии (секретарь).
- С стороны передающего (Сдатчик): , действующий(ая) на основании (должность, ФИО, основание — приказ № * от *).
- С стороны принимающего (Принимающий): , действующий(ая) на основании (должность, ФИО, основание — приказ № * от ).
Основная часть (Перечень передаваемых ценностей)
Стороны установили, что Сдатчик передает, а Принимающий принимает следующую документацию и имущество:
| № п/п | Наименование документа / предмета | Период (даты) | Количество (томов, шт., ед. хр.) | Состояние (хорошее, удовл., поврежден) | Примечание (номер дела, шкаф, полка) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Устав организации (оригинал) | утв. | 1 экз. | Хорошее | Дело № 1, шкаф № |
| 2 | Свидетельство о гос. регистрации (ОГРН) | * | 1 экз. | Хорошее | Дело № 1 |
| 3 | Книга учета заявлений акционеров/участников | 20 ⎯ 20 | 1 шт. | Хорошее | Шкаф № , полка 2 |
| … | Бухгалтерская отчетность за 20* г. | за 20* г. | т. | Хорошее | Архив, стеллаж № |
| N | Фирменная печать организации (круговая, с изображением двухheaded орла/без него) | — | 1 шт. (№ в журнале) | Рабочее состояние | В сейфе / у секреяря |
| N+1 | Штамп «Для справок» / «Копия верна» / Факсимиле | — | шт. | Хорошее | На столе секреяря |
| N+2 | Ключи от сейфа / кассы / кабинета № | — | компл. | Исправные | Приложены к акту |
Заключительная часть
Всего передано: дел (томов) — шт., печать — 1 шт., штампов — шт., ключей — компл. Документация передана в полном объеме, соответствующем перечню приложения к Приказу о создании комиссии № от . Претензий по составу, количеству и состоянию переданных документов и печати стороны не имеют. Отметка в Журнале учета печатей, штампов и факсимиле сделана на стр. , запись № * от «___» ___________ 202_ г. Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу: один — для Сдатчика, второй — для Принимающего. ПОДПИСИ: СДАТЧИК: Должность: _________________________ / / Подпись: ___________________________ Расшифровка: ПРИНИМАЮЩИЙ: Должность: _________________________ / / Подпись: ___________________________ Расшифровка: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ: / / ЧЛЕНЫ КОМИССИИ: / / / * / М.П. (Место печати организации, по желанию/необходимости)
Типичные ошибки и риски
- Отсутствие перечня (описания) вложений. Фраза «передано все дела» недопустима. Нужен детальный перечень с номерами дел, датами и количеством листов/томов.
- Игнорирование Журнала учета печатей. Акт есть, а в журнале пусто — для налоговой/суда это основание сомневаться в факте передачи печати.
- Передача печати без акта «на слово» или под расписку в записной книжке. Это грубое нарушение режима секретности и документации.
- Несоответствие текста печати уставу/ЕГРЮЛ. При смене наименования или адреса старая печать подлежит уничтожению (акт уничтожения), новая — изготовлению и передаче по акту.
- Отсутствие подписи принимающего лица. Если новый директор отказывается подписывать — составляется Акт об отказе от приема с указанием причин, вызываются свидетели/нотариус.
Электронный документооборот (ЭДО) и сканы
С 2022-2023 гг. активно внедряется передача документов в электронном виде через системы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.).
- Акт приема-передачи можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченных лиц.
- Сканы бумажных документов, переданных по акту, должны соответствовать требованиям Приказа Минкультуры РФ от № 2766 (разрешение, формат, метаданные).
- В акте обязательно указывается: «Оригиналы документов хранятся в (адрес архива/кабинета), электронные копии переданы через ЭДО идентификатор пакета ».
Скачать шаблоны (Рекомендации)
Вы можете использовать следующие базовые шаблоны для адаптации под свою организацию (файлы в формате .docx / .doc):
- Пустой бланк акта приема-передачи документов и печати — чистая форма с таблицами для ручного заполнения или ввода данных на ПК.
- Образец заполненного акта приема-передачи при смене Генерального директора — наглядный пример с комментариями к заполнению сложных моментов (печать, ключи, архив).
- Образец Акта приема-передачи дел Главного бухгалтера — с акцентом на первичку, регистры, базы 1С, ключи ЭЦП.
Примечание: Ссылки на скачивание файлов в данной статье условны (*). В реальной работе используйте внутреннюю базу знаний организации или проверенные правовые порталы (КонсультантПлюс, Гарант, Официальный интернет-портал правовой информации).
Чек-лист перед подписанием акта (Резюме)
- [ ] Утвержден приказом бланк акта или используется корректная свободная форма.
- [ ] Создана комиссия приказом (для смены руководства — обязательно).
- [ ] Составлен подробный перечень (описание) ВСЕХ передаваемых единиц хранения.
- [ ] Указаны реквизиты печати/штампов (номер в журнале, текст оттиска).
- [ ] Сделана запись в Журнале учета печатей, штампов и факсимиле.
- [ ] Подписаны все члены комиссии, сдатчик и принимающий.
- [ ] Экземпляры разменялись сторонами (у сдатчика и принимающего по одному).
- [ ] При необходимости — скреплены печатями сторон (если они есть у сторон на момент передачи).
Грамотно составленный акт приема-передачи документации и печати — это главная защита организации и должностных лиц от обвинений в утере документов, несанкционированном использовании печати и нарушении сроков хранения архива. Не пренебрегайте детализацией перечня, ведением журнала печатей и вовлечением комиссии. В 2025-2026 годах особое внимание контролирующих органов уделяется соответствию фактического состояния архива описи в акте.
Помните: Экономия времени на составлении акта сегодня может стоить штрафов, судебных издержек и репутационных потерь завтра.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ГК РФ, 129-ФЗ, 402-ФЗ, Постановление Архивного агентства) и судебной практики по состоянию на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к юристу или аудитору вашей организации.