Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Увольнение кадровика — это ответственный момент для любой организации. Кадровый специалист хранит конфиденциальную информацию, персональные данные сотрудников, трудовые книжки (если ведется бумажный учет), архивы и отчетность. Ошибки при передаче дел могут привести к штрафам со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда), Роскомнадзора (по персональным данным) и пенсионного фонда (СФР), а также к трудовым спорам с бывшими сотрудниками. В данной статье подробно разберем, как правильно составить акт приема-передачи дел при увольнении кадровика, какой образец использовать в 2026 году и какие этапы процедуры нельзя пропускать.

Нормативная база и необходимость процедуры

Законодательно (ТК РФ, ФЗ-62 «Об архивном деле», ФЗ-152 «О персональных данных») жестко не регламентирована единая форма акта для коммерческих организаций (в отличие от госсектора, где действуют приказы Росархива). Однако судебная практика и рекомендации Минтруда (например, Письмо Минтруда России от № 289/13-16) однозначно указывают: передача дел должна быть зафиксирована документально.

Основные документы, регламентирующие процесс:

Статья 62 ТК РФ — обязанность работодателя выдавать трудовую книжку и справки в день увольнения (невозможно без доступа к архивам).
ФЗ-152 «О персональных данных» ст. 19, 22 — обеспечение безопасности ПДн при смене ответственного лица.
Приказ Росархива от № 236 (для госорганов, но применяется как лучшая практика в коммерции) — типовые акты приема-передачи.
Локальные нормативные акты (ЛНА) организации: Положение об обработке ПДн, Положение об архиве/делопроизводстве, Инструкция по передаче дел.

Согласно информации из профессиональных баз знаний (КонсультантПлюс, Кадровик-практик 2023-2025), процедура обычно включает три этапа:

Издание приказа (распоряжения) о приеме-передаче дел.
Непосредственная инвентаризация и проверка дел комиссией.
Подписание акта приема-передачи дел.

Этап 1: Приказ о приеме-передаче дел (Основа для акта)

До составления акта необходимо издать приказ. Без приказа акт может быть признан недействительным при проверке.

Что обязательно должно быть в приказе:

Основание: заявление об увольнении № * от ..2026 г.
Состав комиссии: председатель (обычно руководитель орг. или зам. по кадрам ), члены (бухгалтер , юрист , системный администратор для проверки ЭДО).
Сроки проведения: «Провести процедуру не позднее ..2026 г.» (обычно в последний рабочий день или за 1-3 дня до него).
Перечень передаваемых объектов (общее описание: дела кадрового архива, дела текущего года, базы данных, ключи ЭЦП, печать отдела кадров).
Ответственное лицо-приемщик (новый кадровик * или временно исполняющий обязанности ).

Пример формулировки в приказе: «В связи с увольнением (ФИО уволенного) с должности специалиста отдела кадров ..2026 г., поручаю комиссии в составе * провести прием-передачу кадровых дел, документов, материальных ценностей и доступов к информационным системам. Акт приема-передачи представить до ..2026 г.».

Этап 2: Подготовка к инвентаризации (Что проверяет комиссия)

Это самый трудоемкий этап. Кадровик передает не просто «папки», а ответственность за соблюдение сроков хранения, полноту комплектов и безопасность ПДн.

Основной перечень передаваемых документов и активов:

А. Кадровый архив (Дела длительного хранения — 50/75 лет)

Личные карточки учетной формы Т-2 (или формы организации) — проверка полноты комплектов, наличия фото, подписей, печатей.
Копии трудовых книжек / СТД-Р (если велись).
Приказы о приеме, переводе, увольнении, награждении (сводные или по годам) — проверка сквозной нумерации, отсутствия пробелов.
Списки сданных в архив дел (формы 1-Архив, 2-Архив) — сверка с реально сданными делами.
Дела уволенных сотрудников (если срок хранения не истек) — сверка по реестру.

Б. Дела текущего года и предшествующих (Срок хранения до 10-50 лет)

Журналы учета приказов, приказов о персонале, приказов по основной деятельности.
Журналы регистрации заявлений, доверенностей, справок.
Документы по обучению, стажировке, охране труда (протоколы комиссий, журналы инструктажей).
Документы по военскому учету (если вел кадровик).
Расчетно-платежные ведомости (если хранит кадровик, а не бухгалтерия).

В. Персональные данные и ЭДО (Критически важно в 2026 г.)

Реестр обработки персональных данных (актуальная версия).
Согласия на обработку ПДн (бумажные/электронные) — проверка наличия у всех действующих сотрудников.
Уведомление Роскомнадзора (если не снят с учета).
Доступы к ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн, 1С:ЗУП/КАДРЫ): передача токенов ЭЦП (Рутокен, eToken), паролей от ЛК СФР, ФНС, Госуслуг.Орг. Обязательно фиксируется в акте: «Токен ЭЦП № * передан, пароль сменен/передан в запечатанном конверте».
Доступ к HR-системам (HeadHunter, SuperJob, внутренние порталы).

Г. Материальные ценности и атрибуты

Печать отдела кадров (если есть отдельная), штампы.
Бланки трудовых книжек / вкладышей (строгий учет по номерам серии и номеру!).
Ключи от сейфа/шкафа для хранения ПДн/ТК.
Офисная техника, закрепленная за рабочим местом (по акту инвентаризации ОС).

Этап 3: Образец Акта приема-передачи дел (Форма 2026 года)

Единой обязательной формы нет. Организация утверждает свой образец в ЛНА (Положении о делопроизводстве или отдельным приказом). Ниже приведен универсальный рекомендуемый образец, основанный на практике «КонсультантПлюс», «Кадровик-практик» (2023-2025 гг.) и требованиях ФЗ-152.

УТВЕРЖДЕН

Приказом Генерального директора ООО «»
от «» 2026 г. №

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ, МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ И ДОСТУПОВ К ИНФОРМАЦИОННЫМ СИСТЕМАМ

г. * «___» ___________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:

Председатель комиссии: (Должность, ФИО полностью), действующий на основании Приказа № от ..2026 г.

Члены комиссии: * (Должность, ФИО), * (Должность, ФИО), (Должность, ФИО).

Передающее лицо: (Должность: Специалист отдела кадров, ФИО), уволняющееся по ст. ч. ст. 77 ТК РФ (Приказ № * от ..2026 г.).

Принимающее лицо: * (Должность: Ведущий специалист отдела кадров / Временно исполняющий обязанности, ФИО), назначаемое Приказом № * от ..2026 г.

Составили настоящий Акт о том, что передающее лицо передало, а принимающее лицо приняло следующие дела, документы, материальные ценности и доступы:

№ п/п	Наименование дела / документа / актива	Период (года)	Кол-во (шт./л./томов)	Срок хранения	Состояние / Примечания
1	Личные карточки учетной формы Т-2 (Архив)	2010-2025	* шт. (в * томах)	75 лет	Полные комплекты, пронумерованы. Том № *, переплет требует восстановления (акт осмотра приложен).
2	Приказы о приеме/переводе/увольнении (Сводный архив)	2015-2025	* томов	75 лет	Сквозная нумерация соблюдена. Пропуск № * обоснован (отмена приказа № *).
3	Дела текущего года (Приказы, Журналы, Заявления)	2026	* дел / * л.	10 / 50 лет	Дела сформированы, прошиты, пронумерованы. Журнал приказов заполнен до № * от ..2026.
4	Согласия на обработку ПДн (бумажные)	2018-2026	* шт.	Срок действия + 3 г.	Сверено с реестром сотрудников на ..2026; Отсутствуют согласия у * шт. сотрудников (перечень приложен).
5	Ключи ЭЦП (Токены) и доступы к ЭДО/Гос.порталам	—	* шт.	—	Рутокен ЭЦП 2.0 № . Пароль от контейнера передан в запечатанном конверте № . Доступ к ЛК СФР, ФНС, Госуслуг.Орг — передан. Пароли сменены принимающим лицом в присутствии комиссии.
6	Бланки трудовых книжек / вкладышей	—	Серия * № * — № *	—	Сверено с журналом учета бланков строгой отчетности. Наличие подтверждено.
7	Печать отдела кадров / Штампы	—	* шт.	—	Оттиски в акте приложены.
8	Ключи от сейфа / шкафа для ПДн	—	* компл.	—	Переданы.

Всего передано: * томов архивных дел, * дел текущего года, * единиц хранения ПДн, * токенов ЭЦП, * бланков ТК, печать — 1 шт.

Принимающее лицо ознакомилось с составом, состоянием и оформлением переданных дел и документов, претензий по количеству и качеству не имеет.

Передающее лицо освобождается от ответственности за сохранность и правильное ведение переданных дел и документов с момента подписания настоящего Акта.

Принимающее лицо несет ответственность за сохранность, соблюдение сроков хранения, защиту персональных данных и надлежащее ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законодательством РФ и локальными актами ООО «*».

Акт составлен в экземплярах: один — передающему лицу, один, принимающему лицу, один — в архив организации / к приказу о приеме-передаче.

Председатель комиссии _______________ /* / ФИО	Члены комиссии _______________ /* / _______________ /* / _______________ /* /	Передающее лицо _______________ /* / ФИО
Принимающее лицо _______________ / / ФИО

При необходимости приложения (перечень выявленных недостатков, реестр отсутствующих согласий ПДн, оттиски печатей) оформляются на отдельных листах и сшиваются к настоящему Акту.

Типичные ошибки и риски при оформлении (Разбор практики 2024-2026 гг.)

Анализ судебной практики и рекомендаций экспертов («Время бухгалтера», «Кадровик-практик») показывает частые нарушения:

Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт подписывается «на коленке» кадровиком и директором. Риск: при проверке ГИТ или спорах с сотрудником акт не имеет юридической силы.
Формулировка «Дела передаются в хорошем состоянии» без перечня. Нельзя писать обобщенно. Нужен приложенный перечень (таблица) с номерами томов, периодами, количеством листов. Иначе невозможно доказать, что конкретное дело уволенного сотрудника * было передано.
Игнорирование ЭЦП и ЭДО. Передача токена без смены пароля или без фиксации в акте. Риск: уволенный кадровик * может удаленно подписать отчетность или получить доступ к ПДн. Обязательно: смена паролей в присутствии комиссии, отзыв старых сертификатов, выпуск новых на приемщика *.
Несверка бланков ТК/СТД-Р. Потеря бланка — это уголовная статья (ст. 327 УК РФ) и огромные штрафы. Журнал учета бланков строгой отчетности должен сходиться с остатками на руках.
Отсутствие подписи приемщика. Если новый кадровик * отказался подписывать (например, обнаружил ошибки), составляется Акт расхождений или протокол комиссии с описанием недостатков. Уволенный кадровик * обязан устранить их до последнего рабочего дня.
Персональные данные: отсутствие реестра или согласий. В 2026 году Роскомнадзор жестко проверяет учет ПДн. В акте обязательно фиксируется: «Реестр обработки ПДн актуализирован на ..2026, передан в электронном и бумажном виде».

Особенности передачи в 2026 году: Электронный документооборот (ЭДО) и СФР

С переходом на СЭД (Систему электронного документооборота) и обязательной отчетностью в СФР (СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ) акцент смещается:

СЗВ-ТД: Проверка, что все записи о трудовой деятельности загружены в СФР до даты увольнения кадровика. В акте фиксируется: «Данные СЗВ-ТД за период до ..2026 загружены, ошибок нет / выявлены ошибки (перечень приложен)».
Электронный архив: Если дела сканированы и хранятся в 1С/СБИС/Диадок — в акте указывается: «Электронные копии дел периодов 2010-2026 доступны в системе 1С:ЗУП 3.1 (база ), права доступа админа переданы пользователю ».
Ключи ЭЦП для отчетности в СФР/ФНС: Это критический актив. Передача должна происходить с участием сисадмина *. Фиксируются серийные номера токенов (Рутокен, JaCarta) и отпечатки сертификатов.

Алгоритм действий HR-директора / Руководителя (Чек-лист)

За 14-7 дней до увольнения: Издать приказ о комиссии, назначить приемщика .
За 3-5 дней: Уволенный кадровик готовит реестр дел (список томов, журналов, токенов, бланков).
За 1-2 дня: Комиссия проводит выборочную/полную проверку (сверка номеров ТК, наличия согласий ПДн, доступов).
День увольнения (или заранее): Заседание комиссии, подписание Акта (по образцу выше), смена паролей ЭЦП/ЭДО, передача ключей/печатей.
Сразу после: Приказ о снятии уволенного * с ответственности за ПДн, архив, ЭЦП. Приказ о назначении приемщика * ответственным.
В течение 3 дней: Уведомить СФР/ФНС об изменении ответственного за отчетность (если кадровик был уполномоченным лицом). Переоформить доступы в ЛК СФР, ФНС, Госуслуг.Орг.

Грамотно оформленный акт приема-передачи дел при увольнении кадровика — это главный документ, защищающий организацию от рисков потери архива, утечки персональных данных, штрафов за нарушение сроков сдачи отчетности в СФР и претензий сотрудников к записям в трудовой книжке. Используйте представленный образец как базу, адаптируйте табличную часть под структуру вашего архива (тома, дела, электронные базы) и обязательно включайте раздел с передачей цифровых активов (ЭЦП, доступы к 1С/СЭД/СФР). Помните: комиссия должна быть коллегиальной (минимум 3 человека), а процедура — зафиксированной приказом ДО начала инвентаризации.

Статья подготовлена на основе актуальной на г. судебной практики, материалов систем «КонсультантПлюс», «Гарант», журналов «Кадровик-практик», «Время бухгалтера» и рекомендаций Роскомнадзора по защите ПДн. Персональные данные, наименования организаций, номера документов и телефоны в тексте заменены на маску (*) в целях конфиденциальности.