Когда штатный водитель уходит в отпуск, на больничный или в командировку, закрепленный за ним автомобиль нельзя просто «передать ключи» другому сотруднику. Чтобы избежать споров о состоянии транспортного средства, повреждениях и материальной ответственности, оформляется акт приема-передачи автомобиля между водителями. В этой статье разберем, зачем нужен документ, как его правильно составить, и приведем готовый образец.

Зачем нужен акт приема-передачи автомобиля

Акт выполняет несколько важных функций:

• Фиксирует техническое состояние автомобиля на момент передачи (пробег, повреждения, комплектность);
• Определяет материальную ответственность — с момента подписания акта за машину отвечает новый водитель;
• Служит доказательством при возникновении споров о царапинах, поломках, штрафах ГИБДД;
• Является основанием для выдачи путевых листов и списания ГСМ на конкретного сотрудника;
• Подтверждает передачу документов: СТС, полиса ОСАГО, ключей, топливных карт.

Как правило, акт составляется вместе с приказом руководителя о временном закреплении автомобиля за другим сотрудником на период отсутствия основного водителя.

Когда оформляется документ

• основной водитель уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск;
• водитель находится на больничном или в отпуске без сохранения зарплаты;
• сотрудник уволен, а автомобиль передается новому водителю;
• машина передается между структурными подразделениями компании;
• транспорт временно закрепляется за сотрудником другой должности.

Что обязательно указывается в акте

Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому организация вправе разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать:

1. Наименование организации и номер документа;
2. Дату и место составления;
3. Основание передачи (приказ № ___ от ___.___.2026, отпуск водителя);
4. ФИО, должности и паспортные данные передающего и принимающего водителей;
5. Данные автомобиля: марка, модель, год выпуска, госномер, VIN;
6. Показания одометра (пробег) на момент передачи;
7. Техническое состояние и имеющиеся повреждения;
8. Комплектность: ключи, документы, аптечка, огнетушитель, знак аварийной остановки, запасное колесо;
9. Отметку об отсутствии претензий;
10. Подписи обеих сторон.

Образец акта приема-передачи автомобиля на время отпуска водителя

ООО «ТрансЛогистик»

АКТ № 14
приема-передачи транспортного средства

г. Москва                                 &