Акт подсчета (инвентаризации) денежных средств — это первичный учетный документ, который фиксирует фактическое наличие наличных денег в кассе организации или на расчетном счете на определенную дату. Составление акта является обязательной процедурой при проведении плановых и внеплановых проверок, смене кассира, выявлении расхождений, а также в конце финансового года. В статье подробно разберем, как правильно оформить документ в 2026 году, какие формы использовать и где найти актуальные образцы.

Нормативная база и актуальные формы на 2026 год

С 2013 года (Постановление Госкомстата от № 132, признанное недействительным, но принципы сохранены в ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете») организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, включая акты инвентаризации, и утверждать их учетной политикой.

Тем не менее, на практике широко используются типовые формы, рекомендованные ранее, а также формы, предлагаемые правовыми системами (КонсультантПлюс, Гарант) и сервисами электронного документооборота.

Основные виды актов, связанных с подсчетом денег:

• Акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе (основной документ для кассовой инвентаризации).
• Акт инвентаризации денежных средств на расчетном счете (сверка с банковской выпиской).
• Акт приема-передачи денежных средств (при смене кассира, передаче под отчет и т.д.).
• Акт возврата денежных средств (Форма КМ-3) (при возврате товара покупателем в день покупки).

Важно: Единой обязательной государственной формы «Акт подсчета денежных средств» на 2026 год не существует. Используйте форму, утвержденную приказом руководителя вашей организации.

Структура и обязательные реквизиты акта

Согласно ст. 9 ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», любой первичный документ (в т.ч. акт инвентаризации) должен содержать следующие реквизиты:

1. Наименование документа (например, «Акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе»).
2. Дата составления (день, месяц, год).
3. Наименование организации (полное или сокращенное).
4. Содержание хозяйственной операции (факты подсчета, результаты сверки).
5. Количественные и стоимостные характеристики (номиналы купюр, количество монет, итоговая сумма прописью и цифрами).
6. Должности лиц, составивших документ (члены инвентаризационной комиссии, кассир).
7. Подписи ответственных лиц с расшифровкой (ФИО).

Пошаговая инструкция по заполнению акта инвентаризации кассы

Шаг 1: Формирование инвентаризационной комиссии

Приказом руководителя утверждается состав комиссии. Обязательно включение в состав главного бухгалтера (или его заместителя) и представителя администрации. Кассир в комиссию не входит, но обязан присутствовать при подсчете.

Шаг 2: Подготовка к подсчету

• Остановить кассовые операции на время инвентаризации.
• Подготовить кассовую книгу (форма КМ-4), ордера прихода/расхода (КО-1, КО-2), журнал учета кассовых операций.
• Проверить целостность пломб/печатей (если применимо).

Шаг 3: Проведение подсчета и заполнение табличной части

В таблице акта указываются номиналы купюр и монет. Пример заполнения табличной части:

Примечание: Конкретные цифры количества купюр и сумм в примере скрыты маской (*) в соответствии с правилами конфиденциальности.

Шаг 4: Сравнение с данными кассовой книги

В акте обязательно указывается сумма по кассовой книге на момент инвентаризации. Фиксируется результат: соответствие или расхождение (излишек или нехватка).

Шаг 5: Подписание и утверждение

Акт подписывается всеми членами комиссии и кассиром. После этого он утверждается руководителем организации (директором, ИП). Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй, у кассира (под роспись).

Особенности акта инвентаризации денежных средств на расчетном счете

Данный акт составляется на основе банковской выписки по счету и выписки из бухгалтерского учета (счета 51 «Расчетные счета»). Процедура сводится к сверке входящего и исходящего сальдо, а также оборотов по дебету и кредиту. Если расхождений нет, в акте пишут: «Расхождений не выявлено». При наличии расхождений готовится акт сверки взаиморасчетов с банком.

Акт приема-передачи денежных средств (простой образец)

Отдельный вид документа используется при передаче денег под отчет, смене материально ответственного лица, оплате по договору купли-продажи. Образец такого акта проще: указываются основание (договор, приказ), сумма, цель передачи, ФИО передающего и принимающего лиц.

Пример шапки документа:

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
г.  «___» ____________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
(ФИО, должность, основание — приказ № ), действующий от имени ООО «», именуемый в дальнейшем «Передающая сторона»,
(ФИО, паспорт , выдан ), именуемый в дальнейшем «Принимающая сторона»,

составили настоящий Акт о том, что Передающая сторона передала, а Принимающая сторона приняла денежные средства в сумме  () рублей 00 копеек.

Цель передачи: под отчет / оплата по договору №  / иное.

Денежные средства приняты в полном объеме, претензий нет.

ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА // ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА //

Акт возврата денежных средств (Форма КМ-3)

Строгая отчетная форма КМ-3 применяется исключительно при возврате покупателем товара в день покупки до закрытия кассовой смены (согласно Приказу Минфина от № 62н). Если возврат происходит на следующий день или позже — оформляется кассовый ордер расхода (КО-2) на основании заявления покупателя, акт КМ-3 не нужен.

Типичные ошибки при оформлении

• Отсутствие приказа об утверждении формы в учетной политике.
• Проведение инвентаризации без кассира (кассир должен лично пересчитать деньги в присутствии комиссии).
• Несвоевременное составление акта (акт составляется в день инвентаризации, а не через неделю).
• Отсутствие подписи главного бухгалтера в составе комиссии.
• Исправления и зачеркивания в акте (недопустимы, нужно составлять новый).

Где скачать актуальные бланки и образцы (Word, Excel, PDF)

На 2026 год актуальные бланки можно найти в следующих источниках:

• Правовые системы: КонсультантПлюс, Гарант (разделы «Формы», «Образцы документов», «Акты инвентаризации»).
• Сервисы онлайн-бухгалтерии: Мое Дело, Контур.Эльба, 1С-Фреш (в разделе шаблонов первички).
• Сайты Минфина и ФНС: в разделе нормативных актов (для строгих форм КМ-3, КО-1, КО-2);
• Образовательные платформы: Альфа-Курс и аналоги (предлагают бланки с комментариями по заполнению).

Рекомендуется скачивать файлы в формате .docx (Word) или .xlsx (Excel) для удобства редактирования под нужды вашей организации (добавление логотипа, реквизитов, специфических граф).

Хранение акта инвентаризации

Срок хранения акта инвентаризации наличных денежных средств, не менее 5 лет после окончания года, за который составлен документ (в соответствии с типовым перечнем стандартных управленческих архивных документов, утвержденным Росархивом). Акт приема-передачи хранится в составе дела по соответствующему договору или приказу, также 5 лет и более.

Электронный документооборот (ЭДО) и акты инвентаризации

С 2026 года все активнее внедряется электронный документооборот первички. Акт инвентаризации можно оформить в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) всех членов комиссии. Такой документ имеет равную юридическую силу с бумажным (ст. 6, 9 ФЗ-402). При этом в учетной политике должен быть зафиксирован порядок ведения ЭДО первичных документов.

Резюме

Грамотное оформление акта подсчета денежных средств — залог отсутствия претензий со стороны налоговой инспекции и внутреннего контроля. Используйте актуальные образцы 2026 года, утверждайте форму приказом, заполняйте все реквизиты без исправлений и храните документы установленные сроки. Для удобства используйте готовые шаблоны в Word/Excel с правовых порталов (КонсультантПлюс, Гарант) или сервисов онлайн-бухгалтерии.

Дата актуальности информации: .