Акт передачи дел — это документ‚ фиксирующий факт передачи документов‚ имущества‚ обязательств и дел от одного юридического лица (или должностного лица) другому при реорганизации организации. Реорганизация может проходить в форме слияния‚ присоединения‚ разделения‚ выделения или преобразования‚ и в каждом случае правильное оформление передачи дел имеет ключевое значение для правопреемства.
Зачем нужен акт передачи дел
При реорганизации компании важно обеспечить непрерывность деятельности и сохранность:
- учредительных и регистрационных документов;
- бухгалтерской и налоговой отчётности;
- кадровой документации (личные дела сотрудников‚ трудовые книжки‚ приказы);
- договоров с контрагентами;
- печатей‚ штампов и бланков;
- материальных ценностей и основных средств;
- архивных дел.
Акт подтверждает‚ что документы и ценности переданы в полном объёме‚ и снимает ответственность с передающей стороны после подписания документа.
Кто составляет акт
Обычно акт составляется комиссией‚ назначенной приказом руководителя. В состав комиссии включаются:
- руководитель организации или его заместитель;
- главный бухгалтер;
- юрист;
- специалист по кадрам;
- материально ответственные лица.
Например: председатель комиссии — генеральный директор Иванов И. И. (‚ паспорт серия 45 № )‚ члены комиссии — главный бухгалтер Петрова А. С. ()‚ юрисконсульт Сидоров В. П. ().
Структура и содержание акта
Унифицированной формы акта законодательством не установлено‚ поэтому организация разрабатывает её самостоятельно. Документ должен содержать:
- Наименование документа — «Акт передачи дел».
- Дату и место составления, например‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. ‚ «___» _______ 20__ г.
- Реквизиты сторон — полные наименования организаций‚ ИНН/ОГРН (ИНН 77*‚ ОГРН 1)‚ адреса (г. Москва‚ ул. ‚ д. ‚ офис ).
- Основание передачи — решение участников‚ договор о реорганизации‚ приказ № * от «__» ______ 20__ г.
- Состав комиссии, ФИО и должности (частично скрыты: Иванов И. И;‚ Петрова А. С. *).
- Перечень передаваемых дел — с указанием количества томов‚ дел‚ листов‚ сроков хранения.
- Подписи сторон, с расшифровкой и оттиском печати (при наличии).
Образец акта передачи дел
АКТ №
передачи дел при реорганизации
г. Москва «___» __________ 20__ г.
Комиссия в составе: председателя — генерального директора ООО «Пример» Иванова И. И. ()‚ членов комиссии — главного бухгалтера Петровой А. С. ()‚ юрисконсульта Сидорова В. П. (*)‚ назначенной приказом № от «__» ______ 20__ г.‚ составила настоящий акт о нижеследующем:
В связи с реорганизацией ООО «Пример» (ИНН 77‚ ОГРН 1‚ адрес: г. Москва‚ ул. *‚ д. ) в форме присоединения к ООО «Новая организация» (ИНН 77‚ адрес: г. Москва‚ пр-т *‚ д. ) переданы‚ а ООО «Новая организация» приняты следующие документы и дела:
- Учредительные документы — 1 папка‚ листов.
- Бухгалтерская отчётность за 20__–20__ гг., дел.
- Личные дела работников — дел.
- Трудовые книжки — шт.
- Договоры с контрагентами — дел.
- Печати и штампы, шт.
Документы проверены‚ находятся в надлежащем состоянии‚ претензий стороны не имеют.
Передал: ____________ /Иванов И. И. () /
Принял: ____________ /Смирнов К. Л; () /
М.П.
Рекомендации по оформлению
- Составляйте акт не менее чем в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
- Приложите опись передаваемых документов с указанием номенклатуры дел и сроков хранения.
- Зафиксируйте выявленные недостачи или повреждения документов отдельным пунктом.
- Храните акт в соответствии с архивными правилами — как правило‚ не менее 5 лет‚ а по кадровым документам, до 75 лет.
- Согласуйте акт с руководителями обеих организаций и заверьте подписями всех членов комиссии.
Грамотно составленный акт передачи дел при реорганизации защищает интересы обеих сторон‚ обеспечивает сохранность документации и служит доказательством надлежащего исполнения обязанностей при проверках контролирующих органов. Используйте приведённый образец как основу‚ адаптируя его под специфику вашей организации.