Уничтожение документов с истёкшим сроком хранения — обязательная процедура для любой организации. Оформляется она специальным документом — актом об уничтожении (списании) документов. В этой статье разберём, как правильно составить акт, какие реквизиты он должен содержать, и приведём образец, который легко перенести в Word.
Когда составляется акт об уничтожении документов
Акт оформляется в следующих случаях:
- истёк срок хранения документов, установленный перечнем Росархива;
- документы утратили практическую ценность и не подлежат дальнейшему хранению;
- документы повреждены (пожар, затопление) и не подлежат восстановлению;
- проводится плановая чистка архива организации.
Важно: уничтожать документы без акта нельзя, это может повлечь административную ответственность по ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ, а при уничтожении документов по личным составам — и более серьёзные последствия.
Порядок уничтожения документов
- Экспертиза ценности. Комиссия (экспертная комиссия организации) отбирает документы с истёкшим сроком хранения.
- Составление описи. На отобранные документы составляется опись дел, подлежащих уничтожению.
- Согласование. Опись согласовывается с архивным учреждением (если документы подлежали сдаче в госархив) и утверждается руководителем.
- Уничтожение. Документы уничтожаются (сжигание, шредирование, сдача в макулатуру) в присутствии комиссии.
- Составление акта. По факту уничтожения оформляется акт, который подписывают все члены комиссии.
Обязательные реквизиты акта
Акт об уничтожении документов должен содержать:
- наименование организации;
- дату и место составления;
- основание для уничтожения (приказ руководителя, номер и дату описи);
- состав комиссии (председатель и члены);
- перечень уничтоженных документов (наименование, количество дел/листов, период);
- способ уничтожения;
- подписи членов комиссии и отметку об утверждении руководителем.
Образец акта об уничтожении документов (для Word)
Ниже приведён пример, который можно скопировать в документ Word и адаптировать под свою организацию.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Пример»
_______________ /Иванов И.И./
«___» __________ 20___ г.
АКТ № ___
об уничтожении документов
г. Москва &