В любой организации периодически проводятся проверки — как внутренние, так и внешние. Независимо от вида контрольного мероприятия, его итоги фиксируются в специальном документе — акте проверки. В данной статье подробно рассмотрим, что представляет собой этот документ, какие требования к нему предъявляются и как правильно его составить.
Что такое акт проверки
Акт проверки — это официальный документ, фиксирующий факт проведения контрольного мероприятия, его ход и результаты. Он необходим как проверяющей стороне, так и проверяемому лицу, поскольку служит основанием для применения санкций либо, наоборот, для защиты прав организации или индивидуального предпринимателя при оспаривании результатов проверки.
Виды проверок и особенности оформления актов
Внутренние проверки
Такие проверки выполняются представителями самой компании. Они нужны для оперативного выявления и устранения нарушений, которые могут повлечь санкции со стороны государственных органов. К внутренним проверкам относятся:
- инвентаризация;
- служебная проверка в отношении сотрудника;
- проверка по факту несчастного случая на производстве или чрезвычайного происшествия;
- ревизия финансово-хозяйственной деятельности.
Форма актов внутренних проверок обычно определяется локальными нормативными актами компании. Требования к таким документам относительно мягкие, однако правила их оформления рекомендуется закрепить в учетной политике организации.
Важно: при инвентаризации и списании ценностей применяются отдельные унифицированные формы актов. При остальных видах внутренних проверок составляется стандартный акт в произвольной форме, оформленный комиссией;
Внешние проверки
Внешние проверки проводят государственные органы: МВД, Роспотребнадзор, налоговая инспекция, трудовая инспекция и другие. К ним предъявляются строгие требования, закрепленные в статье 16 Федерального закона № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора)» от .
Акт внешней проверки составляется по утвержденной форме. Если правила оформления нарушены, компания получает право оспорить результаты проверки и наложенные санкции.
Обязательные реквизиты акта проверки
Согласно пункту 2 статьи 16 ФЗ № 294, в акте должны содержаться следующие сведения:
- Дата и место составления документа.
- Наименование государственного органа, проводившего проверку.
- Номер и дата приказа или распоряжения, на основании которого проводилось мероприятие.
- ФИО должностных лиц, ответственных за проверку (например: Иванов И. И., Петрова А. С.).
- Наименование проверяемого лица (организации или ИП).
- Дата и время начала и окончания проверки.
- Результаты проверочного мероприятия.
- Сведения о выявленных нарушениях (при наличии).
- Отметка об ознакомлении с актом либо об отказе от ознакомления.
- Подписи лиц, проводивших проверку.
Порядок составления акта
Акт составляется сразу после окончания проверки в двух экземплярах: один остается у проверяющего органа, второй передается представителю проверяемой организации. Если для оформления итогов требуются дополнительные документы (заключения экспертов, результаты исследований), акт может быть составлен в течение 3 суток с даты завершения контрольных процедур.
К акту прилагаются подтверждающие документы:
- протоколы отбора образцов и проб;
- заключения специалистов и экспертизы;
- иные материалы, подтверждающие изложенные в акте сведения.
Если итоги проверки содержат государственную или коммерческую тайну, необходимо соблюдать требования соответствующих законов РФ о защите такой информации.
Образец структуры акта проверки
Типовой акт проверки выглядит следующим образом:
АКТ № ___
о проведении проверки
г. Москва* «___» _______ 20___ г.
Комиссия в составе: председатель комиссии — Сидоров П. В. (должность), члены комиссии — Кузнецова О. Н., Смирнов А. А.*, действуя на основании приказа № ___ от «___» _______ 20___ г., провела проверку (наименование объекта проверки) в период с «___» _______ 20___ г. по «___» _______ 20___ г.
В ходе проверки установлено:
- Описание выявленных фактов и обстоятельств.
- Перечень обнаруженных нарушений со ссылками на нормативные акты.
Приложения: перечень прилагаемых документов.
Подписи членов комиссии: __________ /Сидоров П. В.*/
С актом ознакомлен: __________ /подпись представителя проверяемой стороны/
Журнал учета проверок
Юридические лица и ИП вправе вести журнал учета проверок, в который вносятся следующие сведения:
- наименование органа, проводившего проверку;
- даты начала и завершения мероприятия;
- основание для проведения проверки;
- цель и предмет контрольного мероприятия;
- ФИО должностных лиц, проводивших процедуру.
Если журнал учета отсутствует, в акте проверки делается соответствующая отметка.
Акт проверки — важнейший документ, защищающий интересы обеих сторон контрольного мероприятия. Грамотно составленный акт позволяет избежать споров, а при необходимости — оспорить незаконные действия проверяющих. Рекомендуется заранее закрепить формы внутренних актов в учетной политике организации и внимательно проверять акты внешних проверок на соответствие требованиям статьи 16 ФЗ № 294.